Hospitality

Else Event GmbH

51-200

Hotel- und Gaststättengewerbe

<p>Wir sind ein vielfältiges Veranstaltungsunternehmen und betreiben derzeit drei Locations, die ELSE, Renate und das M01 in Berlin mit internationalem Publikum, kreativen Formaten und einem leidenschaftlichen Team. <strong>Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine strukturierte, kommunikative und eigenverantwortliche Persönlichkeit, die unser Team im Office-Management unterstützt</strong> und als zentrale Schnittstelle zwischen Crew, Partner:innen und Kund:innen fungiert.<br>Ergänzend unterstützt du bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen.</p>
<h2>Aufgaben</h2>
<p><strong>Office Management</strong></p>
<ul>
<li>Organisation &amp; Administration: Eigenständige Betreuung der Büroabläufe, zentrale E-Mail-Postfächer, Dokumentenverwaltung und interne Kommunikation</li>
<li>System- &amp; Infrastrukturmanagement: Verwaltung digitaler Systeme, Zugänge, Passwörter, Telefonanlagen, Kalender und Office-Tools</li>
<li>Koordination &amp; Schnittstellenfunktion: Ansprechpartner:in für interne Abteilungen, externe Dienstleister:innen und Partner:innen</li>
<li>Meeting- &amp; Terminmanagement: Planung, Vorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung von internen Meetings</li>
<li>Personal- &amp; Onboarding-Support: Einrichtung neuer Arbeitsplätze, Unterstützung bei Einarbeitung neuer Teammitglieder, Verwaltung von Schlüsseln und Sicherheitszugängen</li>
<li>Beschaffung &amp; Büroorganisation: Einkauf von Bürobedarf, technischer Ausstattung und Material für interne Abläufe oder Events</li>
<li>Sicherheits- &amp; Compliance-Aufgaben: Betreuung von Alarm- und Zutrittssystemen sowie Einhaltung interner Prozesse</li>
<li>Kommunikation &amp; Dokumentation: Versand von Mitteilungen, Erstellung von Berichten und Pflege von Informationsmaterial</li>
<li>Schnittstelle zu externen Partnern: Koordination von Dienstleistern (z. B. Catering, Logistik)</li>
</ul>
<p><strong>Event Management</strong></p>
<ul>
<li>Planung &amp; Organisation: Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen von der Anfrage bis zur Nachbereitung</li>
<li>Kunden- &amp; Partnerbetreuung: Beratung, Kommunikation und Betreuung von Kund:innen, Veranstalter:innen und externen Partner:innen</li>
<li>Angebots- &amp; Vertragsmanagement: Erstellung von Angeboten, Abstimmung von Abläufen und Vertragskoordination in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung</li>
<li>Koordination &amp; Logistik: Steuerung von Technik, Aufbau, Personal, Sicherheit und weiteren beteiligten Teams</li>
<li>On-Site Betreuung: Verantwortung für den reibungslosen Ablauf vor Ort</li>
<li>Nachbereitung &amp; Reporting: Dokumentation, Feedbackauswertung und Abstimmung mit Buchhaltung und internen Abteilungen</li>
<li>Sonderprojekte &amp; Specials: Mitarbeit bei kulturellen Events und Projekten, z. B. im Rahmen der Fête de la Musique</li>
</ul>
<h2>Qualifikation</h2>
<p><strong>Dein Profil</strong></p>
<ul>
<li>Erfahrung im Office-Management, Eventmanagement oder in der Kultur-/Veranstaltungsbranche</li>
<li>Organisationstalent mit strukturierter und eigenständiger Arbeitsweise</li>
<li>Sehr gute Computerkenntnisse und eine Affinität für Onlinetools</li>
<li>idealerweise (Admin-)Kenntnisse zu Microsoft360 / Teams</li>
<li>Erfahrung im Umgang mit Apple Software</li>
<li>Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten gegenüber internen und externen Partner:innen</li>
<li>Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten</li>
<li>Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit</li>
<li>Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1)</li>
</ul>
<h2>Benefits</h2>
<p><strong>Wir bieten</strong></p>
<ul>
<li>Eine abwechslungsreiche Position zwischen Office-Management und Eventbetrieb</li>
<li>Arbeit in der Berliner Club- und Kulturszene mit kreativen Projekten</li>
<li>Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum</li>
<li>Ein engagiertes und dynamisches Team</li>
<li>Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege</li>
<li>Flexible Arbeitszeiten und ein unterstützendes Team</li>
<li>Urban Sports</li>
<li>Bezuschussung des Deutschland Tickets</li>
</ul>
<p>Interessiert?<br>Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Anschreiben.</p>

Office Managerin (w/d/m)

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