Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d)

Bonn, Deutschland (hybrid)

Angestellte/r

Vertrieb und Verkauf

WER SIND WIR?

Wir ermöglichen es, offizielle Dokumente online bei Baubehörden, Ämtern und der öffentlichen Verwaltung digital zu beantragen und bereitzustellen.
Triff auf ein junges und vielfältiges Team aus Software- und Immobilienenthusiasten, das unkonventionelle Wege geht, um einzigartige Kundenerlebnisse und Unternehmenserfolge zu erzielen. Zahlreiche Kunden vertrauen auf die Online-Lösungen, darunter global führende Anwaltskanzleien, Investment Manager, Steuerberater, Property Manager oder Maklerhäuser. Für unsere Pionierarbeit wurden wir bereits mehrfach ausgezeichnet.

Aufgaben

DEINE AUFGABEN

Als Kaufmann/-frau für Büromanagement unterstützt du aktiv die Prozesse und gestaltest die Zukunft von DocEstate mit. Zu deinen Aufgaben gehören:

Du bearbeitest eingehende Kundenanliegen per E-Mail und Telefon und sorgst für eine schnelle sowie serviceorientierte Lösung.
Du übernimmst die Kommunikation mit Behörden, Ämtern und weiteren externen Ansprechpartnern.
Du behältst offene Vorgänge im Blick, fasst proaktiv nach und stellst sicher, dass Fristen eingehalten werden.
Du bearbeitest manuelle Vorgänge und Tickets sorgfältig und bringst diese eigenständig zum Abschluss.
Du prüfst Unterlagen auf Vollständigkeit und pflegst Daten zuverlässig in unseren Systemen.
Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Kunden, Behörden und internen Teams.
Du dokumentierst den Bearbeitungsstand nachvollziehbar und unterstützt dabei, unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im Backoffice.

Qualifikation

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung, z. B. als Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte, Notarfachangestellte, Bankkaufleute, Versicherungskaufleute oder eine vergleichbare Qualifikation.
Du hast erste Berufserfahrung in der Sachbearbeitung, im Backoffice, Kundenservice oder in einer Verwaltung.
Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und behältst auch bei mehreren Vorgängen den Überblick.
Du verfolgst offene Themen konsequent und arbeitest lösungsorientiert.
Du kommunizierst freundlich, professionell und sicher – sowohl telefonisch als auch schriftlich.
Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und arbeitest dich schnell in neue Software ein.
Eigenverantwortliches Arbeiten, Zuverlässigkeit und Teamgeist zeichnen dich aus.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab.