Operations & Office Koordinator:in (m/w/d) / 20-30 Stunden pro Woche

DIGITALER KOMPASS
sucht ab September 2025 Verstärkung:

Unsere prämierte Media Literacy Organisation Digitaler Kompass arbeitet an der Schnittstelle von Pädagogik und Journalismus. So verfolgen wir die Vision eines sozialen Wandels hin zu einer redaktionellen Generation – einer Generation von Heranwachsenden, die journalistische Grundtechniken erlernt hat und Informationen im digitalen Raum selbständig auf ihren Wahrheitsgehalt untersucht. Für dieses Ziel halten wir Workshops an Schulklassen, produzieren journalistische Videos und entwickeln aktuelle innovative Projekte.

Zur Umsetzung neuer Projekte und zur Unterstützung unseres wachsenden Teams suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Person für die Koordination unserer finanziellen und administrativen Abläufe.

Du verantwortest vielfältige Aufgabenbereiche, im Speziellen Finanz- & HR-Themen sowie die organisatorischen und administrativen Abläufe in einzelnen unserer Projekte. So kümmerst du dich etwa um die Bereitstellung unseres gemeinsamen Angebots mit der europäischen NGO Lie Detectors über die Wiener Bildungschancen.

In den Themenbereichen Finanzen und HR erwarten dich die folgenden Aufgaben:

Finanzen:

• Du verantwortest in Zusammenarbeit mit unserer Steuerberatung die laufende Buchhaltung (inkl. Rechnungslegung)
• Du erstellst und pflegst Budget-, Liquiditäts- und Businesspläne
• Du arbeitest an Förderanträgen und an der Abrechnung erfolgreicher Projekte

HR und Team:

• In Zusammenarbeit mit unseren Jurist:innen kümmerst du dich um unsere Dienstverträge
• Du rechnest Arbeitszeiten und Urlaubstage ab und dokumentierst diese
• Du koordinierst Bewerbungsprozesse von neuen Mitarbeitenden und Ausschreibungen
• Du organisierst unserer Zusammenarbeit: von Materialbeschaffung fürs Büro, Koordinierung unserer Arbeitsabläufe bis zur Pflege und Implementierung digitaler Tools (wie Filesharing oder Kalender)

Wir suchen vor allem die richige Persönlichkeit für diese Rolle. Bewirb dich daher auch dann gerne bei uns, wenn nicht alle genannten Punkte auf dich zutreffen. Du möchtest mithelfen, ein gesellschaftliches Problem zu lösen

• Du bist ein Organisationstalent und kannst viele verschiedene Aufgaben gewissenhaft erledigen
• Du übernimmst gerne für deine Fachbereiche Verantwortung und gestaltest Arbeitsabläufe in diesen
• Du hast schon erste berufliche Erfahrungen in einem Themenfeld wie Administarion, Finanzen, Projektkoordiniation oder HR gesammelt
• Du bist genau und hast ein Auge für Details
• Du bleibst auch bei sich wiederholenden, administrativen Aufgaben konzentriert
• Du arbeitest gerne mit MS Excel und kennst dich damit aus
• Du hast Freude daran, gemeinschaflich Erfolge zu erzielen und arbeitest eigenverantwortlich, proaktiv und verlässlich
• Du kommunizierst offen und direkt – besonders dann, wenn etwas mal nicht so läuft wie geplant

Von Vorteil:

• Du hast einen Hintergrund in BLW oder im Finanzcontrolling (dir durch ein Studium oder Berufserfahrung Fachwissen erarbeitet)
• Du hast Erfahrung in der Abrechnung von Förderungen
• Du hast schon erste Erfahrungen im Projektmanagement gemacht

Wir wertschätzen Vielfalt und Chancengleichheit. Alle Bewerbungen sind bei uns willkommen – unabhängig von Geschlecht, Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Identität.“

• Eine verantwortungsvolle Rolle in einer innovativen und aufstrebenden Organisation mit Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Selbstständige, verantwortungsvolle Aufgabenbereiche mit flexibler Zeiteinteilung und das Vertrauen, innerhalb der eigenen Kompetenzen selbst zu entscheiden
• Zugang zu einem spannenden Netzwerk in der Bildungs- und Medienszene (national und international)
• Die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung
• Ein dynamisches und spannendes Arbeitsumfeld
• Möglichkeit zu hybrider Arbeit mit Home Office Möglichkeit (unser Team trifft sich an mindestens einem Tag pro Woche persönlich im Büro)
• Eine Kantine am Arbeitsplatz
• Eine Entlohnung zwischen 2.100€ und 2.300€ für 30 Wochenstunden (14 Monatsgehälter)

Bewerbungsprozess

Folgende Schritte erwarten dich in unserem Auswahlprozess:

• Erstgespräch mit Inka Tucek und Tim Dombrowski zu deiner Motivation und deinen Erfahrungen, sowie die Beantwortung deiner Fragen zur Position (persönlich, ca. 45-60 Minuten)
• Bearbeitung einer praktischen Übung (90 Minuten zu einem Zeitpunkt deiner Wahl)
• Zweitgespräch mit Tim Dombrowski und Thomas Prager zur praktischen Übung sowie deinen Präferenzen in den Bereichen Zusammenarbeit und Unternehmenskultur (persönlich in unserem Büro, ca. 60 Minuten)

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir sichten Bewerbungen laufend und laden erste Bewerber:innen schon bald zu Gesprächen ein. Melde dich also gerne zeitnahe bei uns.