Assistent/in der Geschäftsführung (m/w/d)

📍 Standort: Köln | 🏡 Teilweise Home-Office möglich
⏳ Arbeitszeit: Vollzeit | 💼 Start: Ab sofort
💰 Gehalt: 35.000 – 45.000 € (abhängig von Qualifikation & Erfahrung)

Über uns

Wir sind die ATIV Service GmbH, ein spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen für die Pharmaindustrie. Unser Ziel ist es, das Gesundheitswesen effizienter, transparenter und ethischer zu gestalten. Dafür suchen wir dich – eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die unseren CEO unterstützt und als Schnittstelle zwischen Management, Kunden und internen Teams agiert.

💡 Keine Sorge, wenn du keine Erfahrung in der Pharmaindustrie hast! Wir legen Wert auf Motivation, Organisationstalent und Lernbereitschaft – alles andere bringen wir dir bei.

Deine Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Prozesse. Dazu gehören:

✔ Organisation & Koordination:

• Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Geschäftsreisen
• Unterstützung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Projekten
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen

✔ Kommunikation & Schnittstellenmanagement:

• Interne und externe Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Dienstleistern
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen zur Umsetzung von Projekten
• Unterstützung bei Vertrags- und Dokumentenmanagement

✔ Prozessoptimierung & Effizienzsteigerung:

• Verbesserung interner Abläufe zur Entlastung der Geschäftsführung
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderprojekten

Dein Profil

🎯 Organisationsstärke: Du behältst den Überblick, setzt Prioritäten und arbeitest strukturiert.
🎯 Kommunikationstalent: Du kannst dich schriftlich und mündlich klar und professionell ausdrücken.
🎯 Eigeninitiative: Du denkst mit, packst an und treibst Dinge selbstständig voran.
🎯 Flexibilität & Diskretion: Du bewahrst Ruhe in einem dynamischen Umfeld und gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um.
🎯 Erfahrung & Kenntnisse:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Kommunikation)
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Guter Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Was wir dir bieten✅ Attraktives Gehalt: 35.000 – 45.000 € (je nach Qualifikation & Erfahrung)
✅ Home-Office Möglichkeit (individuell vereinbar)
✅ Jobticket (Deutschlandticket inklusive)
✅ Regelmäßige Schulungen & Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Projektmanagement, Kommunikation, Arzneimittelregulierung)
✅ Flexible Arbeitszeiten & ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien
✅ Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten & Raum für eigene Ideen
✅ Betriebliche Altersvorsorge & Gesundheitsprogramme

Klingt spannend? Dann bewirb dich jetzt!

Sende uns deine Bewerbung mit Lebenslauf & kurzem Anschreiben

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! 🎯