Other

Aspen Institute Deutschland e.V.

11-50

Deutschland

Das Aspen Institute Deutschland wurde 1974 in Berlin gegründet. Das Institut ist dem Ideal der offenen Gesellschaft verpflichtet und fördert wertebasierte Führung, einen konstruktiven Dialog sowie die euroatlantische Kooperation. Als unabhängige gemeinnützige Institution ist Aspen Deutschland Teil des globalen Aspen-Netzwerks mit Partnern in den USA, Central Europe (Tschechische Republik, Ungarn, Polen, Slowakei), Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kenia, Kolumbien, Mexiko, Neuseeland, Rumänien, Spanien und der Ukraine. Die Institute setzen sich dafür ein, gemeinsam die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen. 

In verschiedenen Formaten wie Konferenzen, Seminaren und Austauschprogrammen bringt Aspen Deutschland Expert\*innen und Entscheidungsträger\*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik, Kultur, Medien und Zivilgesellschaft zusammen. Damit schafft es eine vertrauliche, überparteiliche Plattform für Austausch und Analyse, um regionale und globale Herausforderungen zu adressieren und zukunftsorientierte Lösungen zu entwickeln. 

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir **ab sofort** einen engagierten Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 h/Woche).

## Aufgaben

*   Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination
*   Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin
*   Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
*   Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre)
*   Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial,  
    \-einrichtung sowie technischer Ausstattung
*   Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern
*   Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank
*   Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity
*   Erste\*r Ansprechpartner\*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner\*innen bei Veranstaltungen etc.
*   Interne\*r Ansprechpartner\*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung
*   Auswahl und Betreuung der Praktikant\*innen
*   On- und Offboarding von Mitarbeiter\*innen
*   Bearbeitung des Posteingangs
*   Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

## Qualifikation

*   Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung 
*   Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
*   Versierter Umgang mit MS Office
*   Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website)
*   Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
*   Freude an Büro-Organisation
*   Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
*   Flexibilität und Eigenmotivation
*   Teamfähigkeit
*   Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

## Benefits

 **Wir bieten**:

*   Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin
*   Ein modernes Büro im Herzen Berlins
*   Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD
*   Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache)
*   Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen **in einem PDF-Dokument** unter dem Betreff „Bewerbung Office Management“ an die angegebene Mailadresse. 

**Bewerbungsfrist ist der 5. September 2024.** Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten und behalten uns vor, die Position bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu vergeben. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Angestellte/r

Berufserfahren

<p>Das Aspen Institute Deutschland wurde 1974 in Berlin gegründet. Das Institut ist dem Ideal der offenen Gesellschaft verpflichtet und fördert wertebasierte Führung, einen konstruktiven Dialog sowie die euroatlantische Kooperation. Als unabhängige gemeinnützige Institution ist Aspen Deutschland Teil des globalen Aspen-Netzwerks mit Partnern in den USA, Central Europe (Tschechische Republik, Ungarn, Polen, Slowakei), Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kenia, Kolumbien, Mexiko, Neuseeland, Rumänien, Spanien und der Ukraine. Die Institute setzen sich dafür ein, gemeinsam die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen. </p>
<p>In verschiedenen Formaten wie Konferenzen, Seminaren und Austauschprogrammen bringt Aspen Deutschland Expert*innen und Entscheidungsträger*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik, Kultur, Medien und Zivilgesellschaft zusammen. Damit schafft es eine vertrauliche, überparteiliche Plattform für Austausch und Analyse, um regionale und globale Herausforderungen zu adressieren und zukunftsorientierte Lösungen zu entwickeln. </p>
<p>Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir <strong>ab sofort</strong> einen engagierten Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 h/Woche).</p>
<h2 id="aufgaben">Aufgaben</h2>
<ul>
<li>Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination</li>
<li>Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin</li>
<li>Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung</li>
<li>Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre)</li>
<li>Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial,<br>-einrichtung sowie technischer Ausstattung</li>
<li>Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern</li>
<li>Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank</li>
<li>Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity</li>
<li>Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc.</li>
<li>Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung</li>
<li>Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen</li>
<li>On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen</li>
<li>Bearbeitung des Posteingangs</li>
<li>Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache</li>
</ul>
<h2 id="qualifikation">Qualifikation</h2>
<ul>
<li>Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung </li>
<li>Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management</li>
<li>Versierter Umgang mit MS Office</li>
<li>Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website)</li>
<li>Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten</li>
<li>Freude an Büro-Organisation</li>
<li>Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit</li>
<li>Flexibilität und Eigenmotivation</li>
<li>Teamfähigkeit</li>
<li>Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse</li>
</ul>
<h2 id="benefits">Benefits</h2>
<p> <strong>Wir bieten</strong>:</p>
<ul>
<li>Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin</li>
<li>Ein modernes Büro im Herzen Berlins</li>
<li>Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD</li>
<li>Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache)</li>
<li>Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld</li>
</ul>
<p>Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen <strong>in einem PDF-Dokument</strong> unter dem Betreff „Bewerbung Office Management“ an die angegebene Mailadresse. </p>
<p><strong>Bewerbungsfrist ist der 5. September 2024.</strong> Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten und behalten uns vor, die Position bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu vergeben. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!</p>


Office Manager (m/w/d) 

Aspen Institute Deutschland e.V. logo

Es gelten die Google {privacyLink} und {termsLink}.

Benefits

Medien

Wir haben aktuell keine offenen Stellen zu besetzen

Keine offenen Stellen

Büros

Offene Stellen

Werte

Videos

Du hast eine Frage?

Initiativbewerbung

Wir senden dir per E-Mail einen Link zu diesem Job.

Gerade keine Zeit? Bewirb dich später!

Wir prüfen derzeit Ihr Konto. Sobald unsere Manager es freischalten, können sich die Bewerber für diese Stelle bewerben.

Änderungen werden erst sichtbar, wenn Sie Ihre Stelle veröffentlichen.

Dies ist eine Vorschau Ihrer Stellenanzeige.

Interessiert?

Die Stelle {jobTitle} wurde archiviert oder die Bewerbungsfrist ist abgelaufen.

Diese Stelle ist nicht mehr verfügbar

Recruiting Team

Unsere anderen offenen Positionen

Bitte berücksichtigen Sie unsere offenen Stellen.

Wir akzeptieren keine Initiativbewerbungen mehr

Sind Sie eine professionelle Fachkraft auf der Suche nach dem nächsten beruflichen Abenteuer? Bei {companyName} schätzen wir engagierte Personen, die eine neue Perspektive in unser Team einbringen können.

Auch wenn wir derzeit keine offene Stelle haben, die Ihren Anforderungen entspricht, könnten Ihre einzigartigen Fähigkeiten und Erfahrungen vielleicht in Zukunft hervorragend zu uns passen.

Zur Einreichung Ihrer Initiativbewerbung, verwenden Sie bitte das Bewerbungsformular auf der rechten Seite, um Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben hochzuladen. Achten Sie darauf, dass Sie die gewünschte Position im Anschreiben erwähnen.

Unser engagiertes Recruiting-Team wird sich an Sie wenden, sobald es eine Stelle gefunden hat, die perfekt zu Ihren Fähigkeiten passt.

So bewerben Sie sich

Alle offenen Stellen und Jobs von {companyName}. {companyName} wartet auf deine Bewerbung!

Jobs bei {companyName}: Entdecke alle unserer {jobsCount} offenen Stellen und werde Teil unseres Teams!

Jobs bei {companyName}: Entdecke unsere {jobsCount} offenen Stellen! Mach den nächsten Karriereschritt und bewirb dich noch heute!

Jobs bei {companyName}: Wir suchen Verstärkung! Entdecke alle {jobsCount} offenen Stellen und werde Teil unseres Teams. Bewirb dich noch heute!

Jobs bei {companyName}: Wir suchen {jobsCount} neue Mitarbeitende zur Verstärkung unseres Unternehmens. Bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams!

Jobs bei {companyName}: Wir suchen Verstärkung für unser wachsendes Team - Entdecke alle unsere aktuell {jobsCount} offenen Stellen und bewirb dich noch heute!

Jobs bei {companyName}: Wir suchen Verstärkung für unser wachsendes Team. Entdecke alle unsere derzeit {jobsCount} offenen Positionen und bewirb dich noch heute!

Wir suchen {jobsCount} neue Mitarbeitende für unser Unternehmen. Bereit für den nächsten Karriereschritt? Dann bewirb dich noch heute und werde Teil unseres Teams!

Keine passenden Stellen bei {companyName} verfügbar? Du musst nicht warten: Bewerbe dich noch heute initiativ und eröffne neue Karrierechancen für morgen!