Office Manager (m/w/d)

Das Aspen Institute Deutschland wurde 1974 in Berlin gegründet. Das Institut ist dem Ideal der offenen Gesellschaft verpflichtet und fördert wertebasierte Führung, einen konstruktiven Dialog sowie die euroatlantische Kooperation. Als unabhängige gemeinnützige Institution ist Aspen Deutschland Teil des globalen Aspen-Netzwerks mit Partnern in den USA, Central Europe (Tschechische Republik, Ungarn, Polen, Slowakei), Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kenia, Kolumbien, Mexiko, Neuseeland, Rumänien, Spanien und der Ukraine. Die Institute setzen sich dafür ein, gemeinsam die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen.

In verschiedenen Formaten wie Konferenzen, Seminaren und Austauschprogrammen bringt Aspen Deutschland Expert*innen und Entscheidungsträger*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft, Politik, Kultur, Medien und Zivilgesellschaft zusammen. Damit schafft es eine vertrauliche, überparteiliche Plattform für Austausch und Analyse, um regionale und globale Herausforderungen zu adressieren und zukunftsorientierte Lösungen zu entwickeln.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort einen engagierten Office Manager (m/w/d) in Vollzeit (40 h/Woche).

• Assistenz der Direktorin inklusive Terminkoordination
• Reiseplanung und -abrechnung der dienstlichen Reisen der Direktorin
• Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung
• Koordination und Federführung beim Jahresbericht (erscheint alle 1,5 Jahre)
• Verhandlungen mit Lieferanten und Dienstleistern, Beschaffung von Büromaterial,
  -einrichtung sowie technischer Ausstattung
• Verwaltung und Überwachung von Verträgen mit externen Dienstleistern
• Betreuung der Website (u.a. Aktualisierung der Inhalte) und der Datenbank
• Erstellen von Vorlagen sowie Überwachung der Einhaltung der Corporate Identity
• Erste*r Ansprechpartner*in bei externen Anfragen, d.h. Aufnahme der Anliegen sowie entsprechende Bearbeitung, Vorstellung des Instituts beim Erstkontakt (über Telefon), Gespräche mit Gästen, Redner*innen bei Veranstaltungen etc.
• Interne*r Ansprechpartner*in, d.h. IT-Themen, technische und räumliche Infrastruktur sowie Fragen zur Buchhaltung
• Auswahl und Betreuung der Praktikant*innen
• On- und Offboarding von Mitarbeiter*innen
• Bearbeitung des Posteingangs
• Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

• Fachhochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich oder Office Management
• Versierter Umgang mit MS Office
• Erste Erfahrungen mit Content Management-Systemen (Website)
• Technische Affinität und Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Freude an Büro-Organisation
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Eigenmotivation
• Teamfähigkeit
• Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in den transatlantischen Dialog und das politische Berlin
• Ein modernes Büro im Herzen Berlins
• Eine angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (beides nach Absprache)
• Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellungen in einem PDF-Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Office Management“ an die angegebene Mailadresse.

Bewerbungsfrist ist der 5. September 2024. Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten und behalten uns vor, die Position bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu vergeben. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!