Artplan GmbH ist ein Wiener Architekturbüro, das Projekte von der ersten Skizze bis zur Fertigstellung begleitet – von der Planung über die Bauleitung bis hin zur Projektentwicklung. Wir sind ein kleines, engagiertes Team mit hohem Qualitätsanspruch und suchen Verstärkung für unser Büro.
Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablageorganisation, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Wartung, Lieferanten u. a.)
Vertragsablage, Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei Ausschreibungen und Behördenwegen, Projektadministration
Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Abstimmung mit dem Steuerberater
Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Büroalltag (Textgenerierung, Recherche, Dokumentenverarbeitung, Automatisierung)
zusammengefsst: Gesamte Büroorganisation, Verwaltung & Administration
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil
Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung
Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
Offenheit und Interesse für KI-Anwendungen im Büroalltag
Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
Helle, moderne und sehr gut ausgestattete (klimatisierte) Büroräumlichkeiten in zentraler Lage
Kleines Team = kurze und direkte Entscheidungsprozesse
Marktkonforme Bezahlung, Basis = 2.900 Eur / Monat brutto Vollzeitäquivalent
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!