Organisationstalent / Persönliche Assistenz / Backoffice / Sekretariat (m/w/d)

👋 Über uns :)

Wir sind eine Software-Agentur mit Fokus auf Entwicklung von Mobile Apps, WebApps und Prozess-Automatisierungen. Unser 2020 gegründetes Team besteht aus rund 30 jungen Köpfen, überwiegend mit IT-Background und remote in Deutschland verteilt.

Wir wollen mit Software Menschen befreien, unnötige Zeit zu verschwenden, und ihnen ermöglichen, ihr volles Potenzial zu leben. Dafür vereinen wir Top Talente und arbeiten mit innovativen Firmen zusammen, die einen Unterschied in der Welt machen – unterstützt durch unser Know-how.

Unsere über 80 Kunden sind in fast allen Branchen aktiv: von Immobilien & Finanzen über Medizin bis hin zu Schulen. Dabei decken wir sowohl Mittelständler ab, für die wir Prozesse automatisieren, als auch Startups und Influencer, für die wir digitale Geschäftsmodelle & Produkte wie eigene Apps bauen.

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👩🏻‍💻 Über die Position: Persönliche Assistenz / Backoffice / Sekretariat

Wir wachsen als Team und damit steigt auch der organisatorische Aufwand in der Geschäftsführung. Wir suchen daher eine persönliche Assistenz, die unserem Gründer den Rücken freihält — damit der Fokus voll auf Kunden, Strategie und Teamführung liegen kann.

Du arbeitest direkt mit unserem Gründer zusammen und übernimmst nach einer strukturierten Einarbeitung einerseits feste, wiederkehrende Aufgaben: von vorbereitender Buchhaltung über Datenauswertungen bis Recruiting-Koordination. Für vieles davon gibt es bereits Vorlagen und Checklisten.

Darüber hinaus erwarten dich vielfältige spontane Themen: Terminvereinbarungen, Reiseplanungen, Team-Events vorbereiten oder einfach sicherstellen, dass nichts Wichtiges untergeht. So kombinierst du Routinearbeit mit abwechslungsreichen Ad-hoc-Aufgaben.

Besonders wichtig ist uns eine proaktive Arbeitsweise: Du denkst mit, weist auf Fristen hin bevor jemand danach fragt, und bringst delegierte Themen & Projekte eigenständig voran.

🙋 Deine Verantwortlichkeiten

Zu den Aufgaben bei uns gehören:

• Persönliches Meeting mit der Geschäftsführung: Wochenrückblick, Planung, offene Aufgaben, Projekte & Prioritäten durchgehen (1-3x/Woche in Präsenz, Rest auch im Homeoffice möglich).
• Kalender-Organisation: Übersicht und Überblick für Prioritäten und Termine der Geschäftsführung halten.
• Finanzen: Provisions-Abrechnungen & Rechnungen auf Basis von Anleitung erstellen, Überweisungen vorbereiten, offene Posten im Blick halten.
• Termine koordinieren: Sowohl berufliche als auch private Termine vereinbaren
• Reisen planen & buchen: Hotels/AirBnBs, Züge & Flüge recherchieren, Überblick über Reisen halten (bis zu 10x/Monat).
• Bestellungen: Diverse Online-Bestellungen aufgeben, Geschenke für Team oder Kunden organisieren
• Ablegen & Digitalisieren: Dokumente scannen, in Notion/Drive ablegen, Belege archivieren
• Daten aufbereiten: Sammeln von Feedback, zusammenfassen, Strukturieren in Excel...
• Recherche: Übersichtliche Vergleichstabellen vorbereiten (Dienstleister, Produkte, Reiseziele) - mit eigener Empfehlung
• Recruiting unterstützen: Bewerbungen beantworten, Interviews koordinieren, Onboarding-Checklisten abarbeiten
• Interne Projekte organisieren & voranbringen: Beispielsweise Team-Events organisieren + planen, Koordination mit anderen Teammitgliedern oder Externen wie Steuerberater.
  Du bringst dabei Ordnung in's Chaos: mehrere Themen parallel managen & ggf. Erinnerungen versenden, ohne dass etwas verloren geht.

✅ Was du mitbringen solltest

• Du sprichst & schreibst fließend Deutsch
  • du telefonierst souverän im Namen der Geschäftsführung
• Gute Englischkenntnisse - da wir internationale Firmenstrukturen haben.
• Du bist in der Region Aachen oder Vaals und kannst regelmäßig/wöchentlich vor Ort sein.
• Du bist tagsüber über die Woche (Mo - Sa) verteilt erreichbar und spontan verfügbar und bringst zuverlässig ca. 20h / Woche Zeit mit.
• Du arbeitest eigenständig und schnell — bei klaren Aufgaben einfach machen und informieren, nicht erst fragen
• Du hast sowohl Spaß an wiederkehrenden als auch spontanen Aufgaben
  • und freust dich sowohl auf einen abwechslungsreichen Alltag als auch gute Struktur.
• Du bist extrem gut organisiert und proaktiv — du weist auf Fristen hin, bevor jemand danach fragt, und holst fehlende Infos selbst ein. Du hast ein gutes System mit dem du alles im Blick behältst oder kannst dir gut eins bauen.
• Du bist digital fit — Digitale Tools sind dein Alltag und du bist Arbeit am PC gewöhnt
• Umgang mit Google Sheets/Excel - du kannst gut und gerne mit Zahlen umgehen oder gute Übersichten erstellen.
• Du bist offen für KI-Tools — wir arbeiten viel mit KI und erwarten, dass du KI als Werkzeug nutzt und dich darauf einlässt, um effizient zu arbeiten.
• Du hast Spaß an Kommunikation mit anderen Menschen
  • Keine Scheu vor Telefonaten oder komplexen Themen, du bringst gute Laune & Sonnenschein mit in's Gespräch :)
• Bereitschaft & Spaß, schnell viel neues zu lernen - als junges Unternehmen im Wachstum verändert sich bei uns zwangsläufig sehr viel und wir führen laufend neue Prozesse ein, die du mitgestaltest.

☑️ Nice to have

• Erfahrung im Sekretariat, als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle (z.B. in Firma der Eltern mitunterstützt)
• Erfahrung im Kundenkontakt
• Hohe Erfahrung mit unseren Tools: Google Kalender, E-Mails, Notion, Zoom, Google Drive, Slack
• Erfahrung mit Getting Things Done oder ähnlichen Orga-/Produktivitätssystemen.
• Erfahrung mit Buchhaltung: Rechnungen, Termin-Überweisungen und Kommunikation mit Steuerberater sind dir nicht fremd.
• Coaching-Affinität: aktives Zuhören, gute Fragen stellen, auch mal konstruktiv Pushback geben
• Grundverständnis für die Startup-/Agentur-Welt

> 💡 Wichtig: Auch wenn Du nicht alle Punkte abhaken kannst, könntest Du perfekt für diese Stelle sein! Wir schätzen unsere Lernkultur und ermutigen alle bescheidenen Menschen, sich zu bewerben, auch wenn du nicht überall einen Haken machen kannst.

💎 Was wir bieten:

• 🏠 Hoher Home-Office Anteil möglich - es obliegt dir ob du den Großteil der Woche von zuhause arbeitest oder ob du lieber im Büro bei uns in Aachen arbeitest, von Mensch zu Mensch :)
• ⌚ Flexible Arbeitszeiten
• ♥️ Junges, motiviertes und herzliches Team mit flacher Hierarchie und Wertschätzung für gute Arbeit
• 💪 Beitrag & Einfluss auf Prozesse — du bist nicht irgendein Rädchen, sondern die rechte Hand des Gründers, bringst uns zusammen voran und lernst extrem viel
• 👀 Spannende Einblicke in alle Bereiche eines wachsenden Tech-Unternehmens: Vertrieb, Programmierung, Personal, Finanzen - sowie in vielfältige Geschäftsmodelle aller Branchen unserer Kunden. Du lernst die Welt aus einer anderen Perspektive kennen.
• 💸 Sachbezugskarte mit monatlich 50€ steuerfrei - kostenlos tanken, einkaufen, Fitness-Studio o.ä. nach deiner Wahl mit eigener App Innovators Kreditkarte
• ☕ Zwar kein Obstkorb, aber guten Kaffee, Tee & Wasser in inspirierendem Office & Co-Working Space ;)
• 💻 Hardware nach deinen Wünschen & Bedarf (z.B. Laptop, Monitor, Headset)
• 🧠 Weiterbildungsmöglichkeiten wie Videokurse & Events/Fortbildungen
• 🎉 Einladung zu coolen regelmäßigen Team-Events, die du selbst mitgestaltest inkl. Unterkunft

Wir sind an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert und du wirst fester Bestandteil unseres Teams werden.

Wichtig ist uns vor allem, dass du mit deiner Persönlichkeit ins Team passt, organisiert bist und Lust darauf hast, an coolen Projekten mitzuwirken und daran zu wachsen!

Du bist interessiert? Toll!

💙 Schreib uns gerne direkt eine Nachricht mit einem kurzen Vorstellungstext, wer du bist, was dich begeistert und ab wann du wie viele Stunden/Woche arbeiten könntest.

Wir freuen uns darauf, von dir zu hören! 🤗