Office Manager / Team Assistenz

Über uns: Wir sind ein führendes Unternehmen in der Bauindustrie mit Sitz in Frankfurt, Hamburg und in der Nähe von München, das sich auf innovative und nachhaltige Bauprojekte spezialisiert hat. Unser Team besteht aus engagierten Fachleuten aus den Bereichen Planung, Baumanagement und Immobilienberatung, die gemeinsam an der Realisierung anspruchsvoller Bauvorhaben arbeiten.

Kernaufgaben

• Organisation des Backoffice
• Rechnungsmanagement
• vorbereitende Buchhaltung
• Assistenz der Geschäftsführung

Einzelaufgaben

• Erstkontakt für Geschäftspartner via f2f, Mail, Phone
• Terminorganisation
• externer Schriftverkehr
• Managen von Fristen
• Organisation der Offices in Hamburg und Frankfurt, deren Bedarf und Ausstattung
• Erstellung der Ausgangsrechnungen unter Mitwirkung der jeweiligen apc-Projektleiter inkl. Verfolgung des Zahlungseingangs und Mahnwesen
• Einpflege der Ausgangsrechnungen in das apc-Accounting
• Mitwirkung in der vorbereitenden Buchhaltung bzw. für das Accounting
• Betreuung der Firmen-Bankkonten
• vertretungsweise Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung des Steuerberaters
• Unterstützung im Aussenauftritt der Firmengruppe
• Layout-Bearbeitung von Powerpoint-Präsentationen
• Organisation von Events extern / intern
• EDV-und Papier-Ablage pflegen
• Verwaltung der Software-Lizenzen

Kompetenzen

• Hands-on Mentalität und lösungsorientiertes Vorgehen zeichnen dich aus.
• Du hast deine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder im Hotelfach abgeschlossen.
• Du besitzt eine hohe Zahlenaffinität und für dich ist der Umgang mit Zahlen ein geübtes Metier.
• Du bist bereits seit mehr als 2 Jahren in vergleichbarer Tätigkeit inkl. Datev-Anwendung zuhause
• Du besitzt ausgezeichnetes Zeitmanagement und hast Erfahrung in adminstrativen Tätigkeiten.
• Organisationstalent zählt zu deinen Stärken.
• Du bist kommunikationsstark und besitzt ausgeprägte Kundenorientierung.
• Mit Kunden und Kollegen kannst du sicher auf deutsch und englisch und kommunizieren.
• Der Erhalt des Teamspirits ist dir sehr wichtig.
• Du beherrscht Microsoft Office 365.

Wir bieten:

· Ein dynamisches und kreatives, familiäres Arbeitsumfeld und motivierte Kollegen

· Flache Hierarchien, offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege

· verschiedene Arbeitszeitmodelle und temporäres mobiles Arbeiten

· berufliche Entwicklungschancen durch Weiterbildungsmöglichkeiten

· zusätzlich zu ihrem Gehalt bieten wir finanzielle Zusatzleistungen, wie z.B. Altersvorsorge, Fahrkostenzuschuss und Gesundheitsvorsorge

Bewerbung: Wenn Sie Interesse an dieser spannenden Herausforderung haben, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Portfolio).

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!