Assistenz des Geschäftsführers mit Entwicklungsmöglichkeiten / Kaufmännische Angestellte / Backoffice (m/w/d)

Die Alcube GmbH, wurde von mir, Marco Schoch, 2018 gegründet. Mit einem Umsatz von über 10 Millionen Euro und 7 Mitarbeitern, zählen wir nun zu den Top 4% der deutschen Unternehmen.

Aktuell bieten wir eine Palette von Bestsellern, darunter Kinderbetten, Matratzen und Dekoration, auf renommierten Marktplätzen wie Otto, Amazon, Kaufland, Ebay sowie in unserem eigenen Webshop an.
Unser stetiges und profitables Wachstum ist kein Zufall, sondern das Ergebnis unseres Teams und unserer strukturierten Arbeit.
Wir möchten Experten im Bereich des "freiwilligeren Schlafens von Kindern" werden und streben mittelfristig einen Umsatz von gerne auch über 100 Millionen Euro an.

Dieser Weg erfordert Unterstützung und eine Entlastung von meinem Team und mir. Genau hier kommst DU ins Spiel.

Deine Hauptaufgabe wird darin bestehen, das Team und mich bei verschiedenen administrativen, kontrollierenden und buchhalterischen Aufgaben zu entlasten. Deine Rolle ermöglicht dir einen umfassenden Einblick in alle unternehmerischen Aspekte unseres Unternehmens, und deine Meinung wird bei Entscheidungen geschätzt.

Zu deinen Aufgaben gehören:

• E-Mail-Korrespondenz und Postmanagement
• Rechnungskontrolle (mit MS Excel Formeln Sverweis und summewenn, dies kann auch mit unserer Unterstützung während des Einstellungsprozesses gelernt werden)
• Zuarbeit an unser Buchhaltungsbüro
• Planung und Ausführung von Zahlungen
• Terminkoordination und Pflege von wichtigen Kontakten
• Unterstützung bei Team Meetings und Terminverfolgung
• Verwaltung von Dokumenten und Datenorganisation
• Unterstützung bei HR-Themen und Projekten

Wie sieht das Arbeiten aus:

1. Etwa 4 Tage im Monat Aufwand für Buchhaltung/ Controlling, dabei:

• Rechungskontrolle: Abgleich unserer Planzahlen mit den Rechnungspositionen in Excel
• Mittwochs alle Rechnungen an das Steuerbüro senden, dies bucht Donnerstags
• Freitags definierte freigegebene Zahlungen auslösen
• Fehlende Belege für die Buchhaltung mit dem Team abstimmen und an das Steuerbüro geben
• Monatlich Abgleich Finanzplan mit Buchhaltungstabelle (Sichtprüfung)
• Wöchentlich aktualisieren einer Excel-Tabelle mit Liquiditätsplanung
• Nach Monatsende prüfen welche Rechnungen nicht bezahlt sind und Klärung
• Monatlich Abstimmung der Buchhaltung mit 3 Lieferanten

2. Etwa 2 Tage im Monat rechtliche Dokumentation übernehmen

• Alles was abgelegt werden muss ablegen, was fehlt organisieren
• Monatliche Statusmeldungen an Behörden nach Prozessbeschreibung abgeben

3. Etwa 2 Tage im Monat allgemeine Administration

• Eingehende Post beantworten
• Informationen von der Geschäftsführung an das Lohnbüro geben
• Vorfiltern von Bewerbungen nach Kriterien und erste telefonische Abstimmung mit Bewerbern
• Mit wichtigen Geschäftspartnern Termine vereinbaren (helfen bei "Netzwerk-ausbau")

4. Entlastung des Geschäftsführers

• Beantworten einfacher E-Mail-Anfragen und Übernahme von passenden Themen
• Beantwortung von Anrufen und filtern von Anfragen
• Erinnerung und gerne Vorbereitung von Events wie Teamevent, Geburtstage
• Unterstützung bei Themen für eine gute Teamatmosphäre
• Koordination der Mitarbeiterentwicklung

5. Allgemeiner Ausbau des Unternehmens

• Mithelfen beim Aufbau von neuen Artikeln wie Kinderbetten
• Mit-Einschätzen der Eignung neuer Artikel und mithelfen beim suchen von Lieferanten (anschreiben, anrufen, nachfragen)
• Einbringen Deiner Stärken und deines Interesses

Um für diese Position in Frage zu kommen, benötigen wir von dir:

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem hilfreichen Bereich wie Administration, Controlling oder Buchhaltung
• Sicherer Umgang mit den Excel-Formeln sverweis und Summewenn, gerne mehr
• Starke organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Kunden und Teamorientiertes arbeiten
• Deutsch und Englisch schriftlich und mündlich
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Interesse an Unternehmensentwicklung

Wir bieten dir:

• Die wirst sehr viel von uns und über unser Geschäft lernen, damit wirst du ein guter Ratgeber in meinem Unternehmen
• Chancen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Weiterbildung wird gefördert und wir lernen jeweils von den besten Experten die wir finden. Fachliteratur kaufen wir regelmässig
• Strukturiertes arbeiten, unterstützt unter anderm mit Checklisten, Dokumentation und Asana
• Angemessenes Anspruchsniveau und abgestimmte Aufgaben und Verantwortung
• Du stehtst ein für das Team und das Team für Dich!
• 38,5 Stunden Woche. Kernarbeitszeit 9 bis 16:30 Uhr, Wir arbeiten richtig, kennen aber auch Work-Live Balance und familiäre Verpflichtungen
• Freitag 16 Uhr Feierabend für alle!
• 28 Tage Urlaub +1 Tag je Jahr Betriebszugehötigkeit bis zum Maximum 32 Tage
• Ein Betriebsarzt der unsere Mitarbeiter bei Bedarf auch als Hausarzt aufnimmt
• Zusatzleistungen nach Vereinbarung (JobRad, BVG Ticket, Umzugskostenzuschuss)
• Hybrides arbeiten (Büro/Homeoffice) ist nach der Einarbeitung möglich
• Die besten Tools und Ausstattung (Höhenverstellbare Schreibtische, HP I7 Notebooks, Sony Noise cancelling Kopfhörer, 2 Zusatzbildschirme im Büro plus auf Wunsch auch Zuhause, Asana, Slack, Office Paket, Google Tools, Firmenhandy)
• Eine Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio in Firmennähe
• 2 Büro-Hunde
• Firmenparkplätze vor dem Büro und eine Dusche für Fahrradfahrer
• Das obligatorische Müsli, Wasser, Hafermilch haben wir natürlich auch
• Wir engagieren uns. Ob Spende an Kriegsflüchtlinge, Obdachlose, Kinder, wir machen es einfach und du bist dabei

Wenn du den nächsten Schritt in deiner Karriere planst und die Möglichkeit suchst, in einem dynamischen und erfolgreich agierenden Unternehmen zu arbeiten, dann lade ich dich herzlich dazu ein, dich bei mir zu bewerben.

Für die Bewerbung auf diese Position bitte ich dich um Deinen Lebenslauf und ein (gerne auch kurzes) Anschreiben.

Ich bin gespannt darauf, dich persönlich kennenzulernen und gemeinsam an der weiteren Erfolgsgeschichte der Alcube GmbH zu arbeiten.