Office Manager sind Experten für Terminplanung, Datenmanagement und andere Verwaltungsaufgaben. Sie sind vor Ort, um ein Team bei diesen Aufgaben zu unterstützen und um Prozesse einzuführen und zu verbessern, die die Produktivität oder den Arbeitsablauf eines Teams optimieren. Sie kümmern sich oft um Besucher des Unternehmens und können bei Bedarf die teamübergreifende Kommunikation moderieren und beschleunigen.
Wesentliche Bestandteile der Stellenbeschreibung eines Office Managers:
- Office Manager arbeiten mit dem gesamten Unternehmen zusammen und sollten daher stets freundlich, hilfsbereit und proaktiv agieren. Doch auch ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, in stressigen Situationen kühlen Kopf zu wahren, sind wichtig.
- Sie sind ebenfalls häufig der erste Ansprechpartner für Kunden, Auftraggeber oder andere Personen außerhalb des Unternehmens, die einen Besuch vor Ort tätigen. Ein gepflegtes Auftreten und hervorragende Umgangsformen sind hierbei unerlässlich.
- Zu den Aufgaben eines Office Managers kann es gehören, Prozesse in einem Unternehmen einzuführen und zu verbessern. Dies kann von der Planung von Besprechungen bis hin zur Bestellung von Verbrauchsmaterial alles umfassen.
- Office Manager ist ein vielseitiger Beruf mit vielen potenziellen Arbeitgebern. Sie können in allen Unternehmenstypen eingesetzt werden, von KMU bis hin zu größeren Unternehmen, solange diese ein Büro haben!