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19.10.2021 Organisation & Prozesse

Zoom Call: In 7 Schritten zum professionellen Meeting

Zoom Call: In 7 Schritten zum professionellen Meeting

Der Zoom Call ist die moderne Form des Meetings und hat die Vor-Ort-Konferenz weitestgehend abgelöst. Zoom, Microsoft Teams und Co. sind inzwischen ein unverzichtbares Kommunikationsmittel für Remote- und Hybrid-Teams, aber auch für Vorstellungs- oder Verkaufsgespräche.

Dass mindestens einige oder oft auch alle Teilnehmer einer Konferenz virtuell teilnehmen, ist spätestens seit der Pandemie zur Normalität geworden. Laut einer Umfrage des US-amerikanischen Communication-Intelligence-Unternehmers Vyopta planen sogar mehr als 68 % der Unternehmen, ihre Konferenzflächen dauerhaft zu reduzieren und es künftig ausschließlich so zu handhaben. Wäre da nur nicht die lückenhafte Medienkompetenz, die hierzulande immer noch vorherrscht … Unser Guide verrät Ihnen, wie Sie Ihre nächste virtuelle Konferenz noch professioneller durchführen und was Sie dabei beachten sollten.

Wie funktioniert der Zoom Call?

Im Grunde funktioniert ein Zoom Call ganz ähnlich wie klassische analoge Meetings: Alle treffen sich in einem Konferenzraum und besprechen, was zu besprechen ist. Der Unterschied ist lediglich, dass es sich um einen virtuellen Raum handelt, dem Teilnehmer von überall auf der Welt beitreten können; allerdings nur, wenn sie ein geeignetes Endgerät mit Kamera und Mikrofon (Smartphone, Tablet, Notebook) mit sich führen und eine ausreichend schnelle Internetanbindung gewährleistet ist.

Dank Videounterstützung ist es folglich auch in Zoom möglich, sein “Gegenüber” zu sehen. Das macht den Kontakt etwas persönlicher und weniger abstrakt. Die Tatsache, dass eine physische Anwesenheit nicht mehr gegeben ist, macht diese Form der Kommunikation dennoch etwas komplizierter als ein persönliches Treffen. Und das besonders dann, wenn sehr viele Teilnehmer involviert sind, die nicht alle auf einem Bildschirm sichtbar sind. Das Ergebnis ist ein höherer, aber keineswegs hoher Moderationsaufwand.

Beitritt per Link oder Meeting-ID & Passwort

Ähnlich der früheren, rein sprachbasierten Telefonkonferenz kann der Beitritt – je nach User-Einstellung – die Eingabe einer Meeting-ID und eines Passworts erfordern. Es geht aber auch sehr viel einfacher: Sind keine besonderen Sicherheitsvorkehrungen für den virtuellen Meetingraum vorgesehen, kann dem Zoom Call auch einfach per zugesandtem Link beigetreten werden.

Visuelle Unterstützung per Screensharing

Präsentationen, Berichte, Software-Demos, Verkaufsunterlagen und viele weitere Informationsmaterialien können per Screensharing genauso einfach und bequem für alle Teilnehmer sichtbar gemacht und erörtert werden, wie es in einem regulären Vor-Ort-Termin der Fall wäre. Kein Wunder also, dass Zoom und Co. nicht nur für Team-Meetings (Kickoffs, Lageberichte, Lunch & Feierabend-Drinks oder sogar Events) aus dem Remote-Office, sondern auch für Verkaufs-, Personal- und Vorstellungsgespräche zunehmend an Beliebtheit gewinnt.

Fragen stellen per Chat- und Melde-Funktion

Natürlich gebietet es auch hier die Regel der Höflichkeit, dass man Teilnehmer ausreden lässt. Muss man sich aber doch mal schnell bemerkbar machen, gibt es zusätzlich zum Videostream sowohl eine integrierte Chat- als auch eine Melde-Funktion, auf die der geübte Moderator des Zoom Calls dann meist zeitnah eingeht.

Die größten Vorteile des Zoom Calls

Bevor wir zu unseren Tipps für noch professionellere Zoom Calls kommen, hier noch ein kleiner Blick auf die Vorteile des Videokonferenz-Services:

  • Portabel verwendbar
    Zoom bietet den besonders praktischen Vorteil, dass die Software auch portabel, d. h. ohne vorherige Installation, online nutzbar ist, solange wenigstens eine der teilnehmenden Parteien die Software fest installiert hat. Das hilft ungemein, wenn es darum geht, Vorstellungsgespräche möglichst barrierefrei zu gestalten und wirkt sich besonders positiv auf die Candidate Experience aus – und somit auch auf Ihr Employer Branding.
  • Inklusion durch Überbrückung großer Entfernungen
    Internationale Teams bieten große Diversität und bereichern die Unternehmenskultur. Persönliche Treffen sind allerdings schwierig umsetzbar, wenn diese Teams hybrid oder vollständig remote über den ganzen Globus verteilt arbeiten. Mithilfe des Zoom Calls lassen sich diese Entfernungen sehr gut überbrücken. Tatsächlich lassen sich mit regelmäßigen Videokonferenzen mit Zoom und Co. sogar über die notwendige Kommunikation hinaus stärkere Remote-Arbeitskulturen aufbauen.
  • Höhere Sicherheit durch “abschließbare” Konferenzräume
    Sie möchten den Teilnehmerkreis eingrenzen oder eine Besprechung vertraulich halten? Dann kann der virtuelle Besprechungsraum genau wie der physische auch “abgeschlossen” werden, um unerwünschte Gäste fernzuhalten. Doch auch generell bedarf der Beitritt zu einem Meeting – sofern nicht anderweitig eingestellt – in aller Regel zuerst der Zustimmung des “Gastgebers”.

So gelingt die professionelle Zoom-Videokonferenz

Sie sehen schon, außer der Digitalisierung der Konferenz hat sich gar nicht so viel geändert. Dennoch gibt es einige Punkte, die Sie für den erfolgreichen und professionell wirkenden Zoom-Call beachten sollten. Mit diesen Tipps und minimalem Aufwand kann schon die nächste Videokonferenz deutlich organisierter und strukturierter abgehalten werden:

1. Termine immer mit Zoom Link erstellen

Auch Zoom Calls kann man explizit planen. Und selbst wenn der Termin als Präsenz-Termin geplant ist: Es kann immer mal vorkommen, dass öffentliche Verkehrsmittel ausfallen, Kinder überraschend krank werden oder ähnliches, was die physische Präsenz einzelner Teilnehmer verhindert.

Damit diese trotzdem wie geplant teilnehmen können und der Termin nicht verschoben werden muss, ist es ratsam, Besprechungstermine im Mitarbeiter-Kalender einfach standardmäßig inklusive entsprechendem Zoom-Link zu planen. Mit guter interner Kommunikation bleibt auch dann die effiziente Terminplanung möglich.

2. Meeting-Hygiene einhalten

Bei der Meeting-Hygiene für Zoom Calls geht es nicht ums Maske-Tragen oder Abstandhalten, sondern um die professionelle Handhabung des Bildschirmteilens. Sollen Präsentationen, Berichte oder nur ganz bestimmte Dateien und Informationen gezeigt werden, sollten Sie insbesondere in Calls mit unternehmensexternen Personen (etwa Verkaufs- und Vorstellungsgespräche) stark darauf achten, dass

Ihr Desktop aufgeräumt ist,
nur das gewünschte sichtbar wird,
keine Fehlklicks möglich sind und
keine zu schützenden Daten sichtbar werden.

Unbeabsichtigte Einblicke in datenschutzpflichtige Informationen machen erstens keinen guten Eindruck und können zweitens ernste finanzielle und reputative Schäden nach sich ziehen.

3. Ruhige und störungsfreie Umgebung wählen

Eine weitere Hygienemaßnahme ist die Wahl einer geeigneten Umgebung für Ihren Call. Wählen Sie einen repräsentativen, ruhigen, hellen und freundlichen Raum mit guter Akustik und sperren Sie mögliche Störfaktoren wie Mitbewohner, Kinder oder Haustiere idealerweise aus. Auch diese Maßnahme dient ein Stück weit dem Datenschutz, vor allem aber der Professionalität und dem reibungslosen Ablauf.

4. Co-Moderator ernennen

Sind Sie der Organisator des Zoom Calls, ernennen Sie nach Möglichkeit direkt zu Beginn des Meetings einen Co-Moderator.

Hintergrund: Verliert der Host einmal die Internetverbindung, kann es passieren, dass das Meeting für alle beendet wird und neu gestartet werden muss. Das kostet wertvolle Zeit und bringt Redner und Zuhörer gleichermaßen aus dem Konzept. Wurde allerdings ein Co-Moderator ernannt, gehen die Besitzrechte einfach auf diesen über und das Meeting kann weitergehen.

Der Co-Moderator ist idealerweise eine vertrauenswürdige Person, die dieselben Daten und Dateien zur Hand hat und das Meeting notfalls ebenso professionell fortführen kann.

5. Aufnahme immer ankündigen

Ist ein Teilnehmer doch einmal vollständig verhindert oder werden wichtige allgemeingültige Prozesse oder Programme erläutert, kann es sinnvoll sein, dass Sie einen Zoom Call aufnehmen. Das kann Ihnen zum Beispiel beim Onboarding neuer Mitarbeiter viel Zeit und Arbeit ersparen.

Wichtig ist hierbei aber folgendes: Nicht jeder möchte aufgenommen werden, und das gilt es zu respektieren. Ist es also beabsichtigt, den Zoom Call aufzuzeichnen, kündigen Sie dies bitte stets im Voraus an und geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, zu widersprechen oder wenigstens ihre Kamera zu deaktivieren. Stichwort: Persönlichkeitsrecht …

6. Zoom-Call-Etikette etablieren

Bestimmt hat auch Ihr Unternehmen Spielregeln etabliert, wie der Umgang zwischen Mitarbeitern oder mit Kunden und Bewerbern stattzufinden hat. Diese Regeln gilt es nun auch auf die Nutzung von Videokonferenz-Lösungen zu übertragen. Dass man Menschen ausreden lässt, niemanden beleidigt, unbekannte Teilnehmer vorstellt, etc., das alles ist natürlich bekannt.

Die Zoom-Etikette behandelt allerdings weit mehr als das, etwa die Fragen,

wie viele Minuten Toleranz für den Beitritt maximal geduldet sind,
wann Fragen gestellt werden dürfen,
wie (in welcher Form) Wortmeldungen stattfinden sollten,
ob und inwiefern der Einsatz von Fake-Hintergründen erwünscht ist,
wann Kameras und Mikrofone ein- oder ausgeschaltet sein sollten,
ob während eines Calls gegessen und/oder getrunken werden darf

und vieles mehr. Gern gesehen bzw. gehört sind übrigens auch kurze Leitfäden, wie ein Termin in etwa ablaufen wird (Struktur) und die Information, ob und wann es Pausen geben wird.

7. Feedback einholen

Es gehört zum Lernen und Verbessern einfach dazu. Vergessen Sie also nicht, sich zwischendurch oder spätestens am Ende des Calls Feedback einzuholen, daraus zu lernen und die evtl. monierten Punkte schnell anzugehen.

Fazit

Der Zoom Call ist einfach zu handhaben, wenn man einige Grundlagen kennt und beachtet. Die recht überschaubaren Grundvoraussetzungen beschränken sich lediglich auf das Vorhandensein einer schnellen Internetverbindung und eines passenden Endgeräts mit Kamera und Mikrofon. Auch ältere, weniger Internet- und Software-affine Angestellte können sich relativ schnell in Zoom und Co. einarbeiten und mit etwas Übung im Handumdrehen professionelle Zoom Calls durchführen.

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Steht bei Ihnen ein Online-Interview mit Bewerbern an? Weitere und deutlich tiefergehende Informationen und Tipps für videogestütze Vorstellungsgespräche per Zoom Call sowie gängige Software-Alternativen mit ähnlichen Funktionen finden Sie im nachfolgend verlinkten Beitrag zu Online-Vorstellungsgesprächen. Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag den Umgang mit Zoom Calls erleichtern und Ihnen eventuelle Sorgen diesbezüglich nehmen konnten.

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