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31.08.2021 Einstellungsprozess

Digitales Recruiting: Vorstellungsgespräch online führen

Digitales Recruiting: Vorstellungsgespräch online führen

Videokonferenzen erfreuen sich dank ihrer zahlreichen Vorteile immer größerer Beliebtheit und haben sich inzwischen auch in Start-ups und KMU fest etabliert – und das nicht nur für interne Meetings: Seit Corona werden auch Bewerbungsgespräche ganz selbstverständlich per Videocall geführt.

Stehen auch Sie gerade vor der Herausforderung, ein Vorstellungsgespräch online zu führen? Mit unserem Guide für Recruiter gelingt der professionelle Auftritt beim Online-Bewerbungsgespräch.

Bewerbungsgespräch online: Pro und Kontra

Wie gerade schon kurz erwähnt, birgt es einige Vorteile, Vorstellungsgespräche online zu führen. Welche genau das sind und welche Schattenseiten die Durchführung von Online-Interviews mit sich bringen kann, das möchten wir in den nachfolgenden Abschnitten kurz vorstellen.

Pro: Online-Interviews sparen Zeit, Geld und Sicherheitsmaßnahmen

Bewerbungsgespräche online durchzuführen ist in vielerlei Hinsicht eine komfortable Lösung – insbesondere dann, wenn Hygienevorschriften, Personenbegrenzungen und Co. es untragbar machen, ein Bewerbungsgespräch innerhalb des bisher üblichen Rahmens stattfinden zu lassen. Konkret ergeben sich durch Online-Vorstellungsgespräche folgende Vorteile für Unternehmen:

  • Online-Interviews sparen Ressourcen
    Zu manchen Terminen müssen auch Recruiter erst anreisen – etwa wenn das Bewerbungsgespräch in einer anderen Niederlassung oder generell im Büro stattfindet, obwohl er für gewöhnlich remote arbeitet. Diese Zeit kann eingespart und sinnvoller investiert werden, indem man auf Online-Bewerbungsgespräche umsteigt. Reisekosten, eventueller Verpflegungsmehraufwand und eventuelle Fahrtkostenerstattungen für Kandidaten entfallen so ganz einfach und sparen obendrein wertvolle Ressourcen.
  • Effiziente Planung trifft geringen logistischen Aufwand
    Ein Zeitfenster von 30 bis 60 Minuten pro Bewerber ist in den meisten Fällen angemessen. Doch da der logistische Aufwand bei Online-Vorstellungsgesprächen deutlich geringer ausfällt, sobald die Technik einmal funktional vorbereitet ist, kann deutlich effizienter und engmaschiger geplant werden. Dadurch lassen sich täglich wesentlich mehr Bewerbungsgespräche durchführen, schnellere Eindrücke gewinnen und zügigere Vorauswahlen treffen, was den Einstellungsprozess erheblich beschleunigt.
  • Überbrückung großer Entfernungen
    Auch Bewerber reisen unter Umständen aus weiter Entfernung an. Umso bitterer, wenn nach all der Mühe und den Kosten des Bewerbers keine Zusammenarbeit zustande kommt. Oder wenn sich extra anreisende Kandidaten aufgrund von Einschränkungen (Streiks, Ausfälle, Reisebeschränkungen, etc.) verspäten und der Termin verschoben werden muss. Wählt man stattdessen direkt die digitale Begegnung, werden große Entfernungen und Komplikationen schnell und einfach umgangen und der Tagesplan gerät nicht durcheinander.
  • Keine Teilnehmerbeschränkung
    Den Teamleiter oder die künftigen Teammitglieder ins Gespräch zu involvieren, ist eine prima Möglichkeit, einen ersten Eindruck davon zu gewinnen, ob sich ein Kandidat gut ins Team einfügen wird. Gerade mit Corona-Hygienevorschriften, Abstandsregelungen und Co. ist das aber nur schwierig und allzu häufig gar nicht vereinbar. Anders verhält es sich mit digitalen Bewerbungsgesprächen: Hier können alle nötigen Gesprächspartner problemlos teilnehmen. Aber Vorsicht: Die Teilnahme zu vieler Gesprächspartner wird schnell unübersichtlich und kann unstrukturiert und auf den Bewerber einschüchternd wirken.
  • Gesprächsaufzeichnung einfach möglich
    Ein entscheidender Vorteil des Online-Bewerbungsgesprächs: Die Videoaufnahme ist meist ohne großen Aufwand mit nur einem Klick aktivierbar. Während man sich bei analogen Interviews als Recruiter eben sehr auf sein Gedächtnis verlassen musste, kann man digital aufgezeichnete Vorstellungsgespräche bei Bedarf einfach noch einmal ansehen.
  • Entspanntere Kandidaten
    Man kennt ihn schon aus dem Sportbereich als echten Gamechanger: den Heimvorteil. Von diesem profitieren bei Online-Interviews auch Ihre Kandidaten. Das macht einige von ihnen etwas entspannter und selbstbewusster, da sie sich eben nicht in einer neuen und ungewohnten Umgebung befinden, sondern in ihren sicheren vier Wänden.
  • Mögliche Einsicht in die Privaträume des Kandidaten
    Zeig’ mir, wie du wohnst, und sehe, wer du bist! Ermöglichen Kandidaten Ihnen als Recruiter freiwillig einen Blick in eines ihrer Zimmer, offenbaren sich Ihnen anhand des Zustands, der eingesetzten Farben und der Raumordnung unter Umständen interessante Erkenntnisse über die Persönlichkeit eines Bewerbers, die Sie sonst vermutlich nicht hätten gewinnen können.

Kontra: Digital = weniger persönlich

Wer A sagt, muss auch B sagen – und folglich den einen oder anderen Nachteil des digitalen Bewerbungsgesprächs in Kauf nehmen. Denn ein Online-Interview kann einem Vor-Ort-Gespräch aus verschiedenen Gründen nicht das Wasser reichen. Hier ein Überblick über die Nachteile eines Online-Vorstellungsgesprächs:

  • Ersetzt keinen persönlichen Kontakt
    Es stimmt schon, an ein persönliches Bewerbungsgespräch kommt so ein Videocall nicht ran. Das liegt vor allem daran, dass eine wichtige soziale Komponente wegfällt: der angenehme Smalltalk bei einem Begrüßungskaffee, der nervösen Bewerber etwas die Anspannung nehmen soll. Mit einem gekonnten Gesprächseinstieg (positiver Gesprächseröffner) für Ihr Online-Interview kann dieses Problem aber meist entschärft werden.
  • Blickkontakt schwierig bis unmöglich
    Ein großes Problem beim Online-Bewerbungsgespräch ist der fehlende Augenkontakt. Viele Recruiter und Kandidaten machen den Fehler, auf den Bildschirm zu schauen, um den Gesprächspartner im Blick zu haben. Fokussiert man stattdessen die Kamera, um den Blickkontakt zu simulieren, sieht man oft nicht, wie sich das Gegenüber vor der Kamera verhält. So oder so: Blickkontakt kommt nicht wirklich zustande. Doch gerade der ist für die Einschätzung des Bewerbers so wichtig.
  • Körpersprache des Kandidaten schwieriger analysierbar
    Im Vor-Ort-Gespräch ist es deutlich einfacher, Kandidaten einzuschätzen, denn man sieht fast den gesamten Oberkörper inklusive Hände und manchmal sogar die Beine und Füße. Im Online-Interview sieht man hingegen nur einen Ausschnitt des Bewerbers. Selten ist dabei mehr zu sehen als Kopf und Schultern, vielleicht auch mal die Hände, doch allgemein fällt auf, dass die sichtbare Ebene meist zu klein ist, um die Körpersprache wirklich gut analysieren zu können.

So gelingt das Online-Bewerbungsgespräch trotzdem

Online-Bewerbungsgespräche sind im Grunde recht einfach aufzuziehen. Die nötige Hardware beschränkt sich auf einen Laptop mit Kamera, Mikrofon und Lautsprecher. Als Software wird nur eines der gängigen Videocall-Tools wie Zoom, Skype, Microsoft Teams oder ähnliches benötigt. Und natürlich eine schnelle und stabile Internetverbindung. Zumindest theoretisch.

Praktisch ist die Checkliste für ein wirklich professionelles Online-Bewerbungsgespräch dann doch noch etwas länger. Diese Punkte sollten Sie für einen professionellen Auftritt keinesfalls außer Acht lassen:

  • Räumlichkeit und Hintergrund
    Würden Sie Vor-Ort-Meetings in dunklen, beengten oder hallenden Räumlichkeiten abhalten? Vermutlich eher nicht, oder? Dasselbe gilt natürlich auch für Online-Bewerbungsgespräche. Achten Sie daher darauf, einen hellen, freundlichen Raum mit dezenter Dekoration und guter Akustik zu wählen, der den Fokus ausschließlich auf Sie als Moderator lenkt.Tipp:
    Wir empfehlen, bewusst auf verwischte oder besonders bunte Fake-Hintergründe zu verzichten. Das lenkt nicht nur von Ihnen ab, sondern wirkt auch schnell so, als hätten Sie als Arbeitgeber etwas zu verbergen. Räume, die farblich im Corporate-Design gehalten sind und idealerweise Ähnlichkeit mit dem künftigen Arbeitsplatz aufweisen, sind prima, um Kandidaten einen ersten Eindruck Ihres Büros zu vermitteln. Findet das Gespräch in Ihrem Homeoffice statt, ist ein Fake-Hintergrund hingegen völlig legitim, der Grund hierfür sollte dann aber zum Gesprächsbeginn kommuniziert und der Hintergrund ebenfalls dezent gehalten werden.
  • Möglichen Störungen vorbeugen
    Ist ein passender Raum gefunden, sorgen Sie dafür, dass keine Kollegen (oder Mitbewohner) hereinplatzen können. Schließen Sie den Raum ab oder machen Sie mit Schildern und per Firmenchat-Deaktivierung deutlich, dass Sie nicht gestört werden wollen. Auch Benachrichtigungssounds aller Art sollten nach Möglichkeit abgeschaltet werden, um Störungen effizient vorzubeugen.
  • Beleuchtung optimieren
    Je nachdem, wie die Belichtung des Raums konzipiert ist, muss hier unter Umständen etwas nachgebessert werden, um einem müden und kränklichen Aussehen vorzubeugen. Zu empfehlen ist hier die 3-Punkt-Beleuchtung, die auch Fotografen und Regisseure gern nutzen, um genau den angenehm natürlichen Eindruck zu erzeugen, den das menschliche Auge bei einem Vor-Ort-Termin hätte. Aber Vorsicht, auch Überbelichtung kann sehr schnell unangenehm werden und das Bewerbungsgespräch in ein ganz falsches Licht rücken.
  • Kamerawinkel beachten
    Von besonderer Wichtigkeit ist übrigens auch der Kamerawinkel. Sehen Sie von oben in die Kamera, wirkt das, als blickten Sie auf den Bewerber hinab und schüchtern diesen möglicherweise ein. Blicken Sie von unten in die Kamera, wirken Sie schnell schwächer.Tipp:
    Positionieren Sie die Kamera auf Augenhöhe, sodass Sie Kandidaten im wahrsten Sinne auf Augenhöhe begegnen. Das ist nicht nur angenehmer für den Bewerber, sondern gibt Ihnen eventuell sogar die Möglichkeit, Kamera und Videofenster im Auge zu behalten, während Sie den vermeintlichen Blickkontakt halten.
  • Auf Ton- und Videoqualität achten
    Nichts wirkt unprofessioneller, als ein krisseliges, hakendes Bild oder blecherner Sound. Doch nicht alle Laptops sind mit guter Video- und Soundtechnik ausgestattet, sodass auch hier unter Umständen nachgerüstet werden muss.Tipp:
    Testen Sie die Sound- und Videoqualität aus dem gewünschten “Konferenzraum” am besten vorab mit einem Kollegen und verschaffen Sie sich mit einem kurzen Video oder Screenshot einen Eindruck der (technischen) Gesprächsqualität.
  • Zusätzliche Hardware-Komponenten frühzeitig einplanen
    Sollte im Rahmen des Gesprächs die Vorführung einer kurzen Firmenpräsentation oder ähnlichem visuellen Material per Bildschirmübertragung geplant sein, ist es ratsam, einen zusätzlichen Bildschirm einzuplanen. Der Grund hierfür: Bei einigen Videocall-Softwares ist es Ihnen als Präsentator nicht mehr möglich, das Video des Gesprächspartners zu sehen. Damit können Ihnen wichtige Hinweise aus der Mimik oder Körpersprache des Bewerbers entgehen, die eigentlich in Ihren Eindruck mit einfließen sollten. Sorgen Sie aber unbedingt dafür, dass Ihr Desktop aufgeräumt ist und keine sensiblen Daten sichtbar werden.Tipp:
    Sollten zusätzliche technische Komponenten für Ihr Online-Bewerbungsgespräch nötig werden, kommunizieren Sie den Bedarf möglichst frühzeitig und sorgen Sie unbedingt dafür, dass diese zum vereinbarten Termin auch verfügbar sein werden.
  • Auf “passende” Kleidung achten
    Während Anzug bzw. Blazer und Stoffhose früher das Must-wear für alle in seriöse Vorstellungsgespräche involvierten Parteien waren, sind heute in vielen Unternehmen eher Jeans und Sweatshirt gängig. Was passend oder angemessen ist, richtet sich aber immer auch nach der Branche des Unternehmens, der Rolle des Bewerbers und dem Dresscode des Unternehmens. Achten Sie daher darauf, authentische Kleidung zu wählen, die zum Dresscode des Unternehmens, aber auch zu Ihrer dortigen Position passen. Auch das sagt letzten Endes nämlich einiges über Ihre Unternehmenskultur aus.
  • Aufnahmen niemals ohne Erlaubnis starten
    Eine Aufnahme des Bewerbungsgesprächs darf und sollte niemals ohne die Zustimmung gestartet werden. Die Privatsphäre des Kandidaten muss akzeptiert und geschützt werden. Sowohl auditive als auch audiovisuelle Aufnahmen, auf denen er eindeutig identifizierbar sein wird, bedürfen grundsätzlich seiner ausdrücklichen Zustimmung. Das Video ohne Zustimmung aufzuzeichnen, stellt einen Verstoß gegen das Persönlichkeitsrecht dar.Tipp:
    Kommunizieren Sie Ihren Wunsch, das Gespräch aufzuzeichnen, direkt Beginn des Gesprächs und holen Sie die ausdrückliche Genehmigung ein. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, lassen Sie den Bewerber sein Einverständnis im Falle einer Zustimmung direkt nach Beginn der Aufnahme noch einmal wiederholen.
  • Unterlagen und Notizen immer griffbereit haben
    Agieren Sie genau so, wie Sie es im Vor-Ort-Gespräch tun würden: Haben Sie die Bewerbungsunterlagen möglichst griffbereit und machen Sie bei Bedarf Notizen. So können Rückfragen effizient geklärt und ein reibungsloser Ablauf des Bewerbungsdialogs sichergestellt werden. Idealerweise wird auch hier die Absicht zur Anfertigung der Notizen vorab kommuniziert, damit Bewerber dies nicht fälschlicherweise als negatives Signal verstehen.
  • Virtuellen Rundgang durchs Büro geben
    Eine Führung durchs Büro ist bei Online-Gesprächen nicht möglich? Von wegen! Es ist sogar sehr wichtig, Ihrem Gesprächspartner trotz der Distanz die Möglichkeit zu geben, sich so gut wie möglich in die Arbeitsatmosphäre und Unternehmenskultur einzufühlen. Am besten geht das mit einem kurzen virtuellen Rundgang – aber bitte immer nur nach vorheriger Absprache mit anwesenden Kollegen, denn auch hier greift das Persönlichkeitsrecht (siehe Punkt 8).

Zusätzliche Tipps & Tricks für den reibungslosen Ablauf

Etwas, das viele Unternehmen immer noch häufig außer Acht lassen, ist die Tatsache, dass sich nicht nur Unternehmen für Bewerber, sondern vor allem Bewerber für Unternehmen entscheiden müssen.

Mit den nachfolgenden Tipps & Tricks legen Sie noch eine Schippe Professionalität obendrauf, machen deutlich, dass Sie sich mit digitalen Vorstellungsgesprächen bestens auskennen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf Ihres Online-Bewerbungsgesprächs:

  • Portable Software für Videocalls wählen
    Muss der Bewerber für ein Interview erst Software installieren oder sich für Software registrieren, die er sonst nie nutzen würde, sorgt das selten für Begeisterung. Machen Sie es Ihren Bewerbern daher so leicht wie möglich, indem Sie ein intuitives, leicht zugängliches Programm ohne Registrierungspflicht oder Installation wählen. Beispiele hierfür sind Zoom, Microsoft Teams, Skype for Web oder Webex, die nur bei einer Partei installiert sein müssen. So erhöhen Sie gleichzeitig auch die Qualität des Bewerbererlebnisses deutlich.
  • DSGVO: Über Datenschutz und -verarbeitung aufklären
    Die DSGVO ist nicht unbedingt ein beliebtes Thema, aber für Videocalls dennoch ein sehr wichtiges, denn Bewerber haben auch hier ein Mitspracherecht bei der Verarbeitung ihrer Daten. Wir empfehlen daher, sich bereits im Vorhinein darüber zu informieren, wo die Server des Onlinedienstes stehen (idealerweise DE oder EU), welchem Recht sie unterliegen und wie Daten demnach verarbeitet werden. Idealerweise klären Sie Bewerber dann bereits innerhalb der Einladung zum Online-Interview über diese Informationen auf und geben ihnen die Möglichkeit, dem zu widersprechen. Wir empfehlen jedoch grundsätzlich, sich vorher mit einem erfahrenen Fachmann zu besprechen und mit diesem hierfür geeignete Formulierungen zu finden.
  • Einladungslink möglichst früh versenden
    Last-Minute-Einladungen machen einen unorganisierten und schlechten Eindruck bei Bewerbern. Senden Sie Einladungen zum Online-Bewerbungsgespräch daher so früh wie möglich und lassen Sie sich diese idealerweise bestätigen. Fragen Sie nach wenigen Tagen ohne Antwort ggf. nach, um Pannen, übersehene Einladungen im Spam-Ordner und sonstige Bremsklötze effektiv zu vermeiden.
  • Sound- und Technik-Checks nicht zu knapp planen
    Um eine gute Sound- und Video-Qualität sowie die pannenfreie Übertragung von Bildschirmansichten sicherzustellen, empfehlen wir ausgiebige Tests mit Kollegen in anderen Räumen; und das bitte nicht zu knapp vor dem Online-Interview, sonst bleibt unter Umständen nicht genug Zeit, um mögliche Probleme nachhaltig zu beseitigen.
  • Einige Minuten vorher da sein
    Seien Sie wie im üblichen Vorstellungsgespräch am besten nicht auf die Minute, sondern einige Minuten früher da, um den virtuellen Konferenzraum zu öffnen; und natürlich, um auch dem Kandidaten die Möglichkeit zu geben, seine Fähigkeit zur Pünktlichkeit unter Beweis zu stellen …
  • Leitfaden zum Gespräch geben
    Sie sind der Moderator des Online-Bewerbungsgesprächs. Sie wissen, wie Sie sich das Gespräch vorstellen und welche Themen Sie ansprechen möchten. Der Bewerber hingegen ist nervös und weiß nicht, was ihn erwartet. Nehmen Sie ihm ein wenig die Anspannung, indem Sie ihm zu Beginn des Vorstellungsgesprächs einen groben Leitfaden des Gesprächsverlaufs geben. Der Bewerber wird es Ihnen danken, denn so hat auch er einen roten Faden und kann sich etwas besser orientieren.
  • Feedback erfragen und lernen
    Bestimmt geben auch Sie Ihren Bewerbern zum Schluss ein höfliches Feedback, das diesen ermöglicht, vielleicht noch einiges besser zu machen. Diesen Spieß kann man aber auch umdrehen! Bewerber um Feedback zu bitten, hinterlässt keineswegs einen unsicheren Eindruck, sondern zeigt vielmehr das Bestreben Ihres Unternehmens, sich stetig zu verbessern – auch im Hinblick auf Ihren Einstellungsprozess. Hören Sie sich also gezielt Bewerberfeedback an und nutzen Sie die Erkenntnisse aktiv zur Optimierung Ihrer Prozesse. Auch das kann sich in der Folge positiv auf das Bewerbererlebnis auswirken.

Fazit

Online-Bewerbungsgespräche sind keine Hexerei. Man sollte sie nicht zu unbedarft angehen, doch mit dem nötigen Fachwissen und geeigneter Technik lässt sich selbst mit dieser etwas unpersönlicheren Interview-Variante ein hochwertiges Bewerbungsgespräch führen – und dabei sogar noch das Bewerbererlebnis sowie respektive das Employer Branding verbessern. Wir hoffen, dass wir mit diesem Artikel dazu beitragen konnten, die Welt der Online-Interviews etwas besser zu verstehen und dass Sie das gerade erworbene Wissen in Ihren künftigen digitalen Bewerbungsgesprächen umsetzen können. Viel Erfolg!

Disclaimer

Die gemachten Angaben innerhalb dieses Artikels zu rechtlichen Fragen rund um DSGVO, Datenschutz, Datenverarbeitung und Persönlichkeitsrecht sind sorgfältig recherchiert, erheben jedoch keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Wir empfehlen daher stets die Konsultation eines Fachmanns.

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