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19.07.2022 Einstellungsprozess

Wie Sie im Kleinunternehmen ohne HR-Abteilung Mitarbeiter:innen einstellen

Wie Sie im Kleinunternehmen ohne HR-Abteilung Mitarbeiter:innen einstellen

Wenn Sie ein Kleinunternehmen oder ein Start-up skalieren, ist die Einstellung von Mitarbeiter:innen einer der wichtigsten Schritte auf Ihrer To-do-Liste. Aber wie funktioniert das, wenn Sie noch keine HR-Abteilung besitzen?

Die gute Nachricht: Es ist durchaus möglich! Im Start-up oder Kleinunternehmen Mitarbeiter:innen einzustellen, ohne über eine HR-Abteilung zu verfügen, kann schwierig sein. Es ist jedoch besonders in der Anfangsphase Ihres Unternehmens unumgänglich.

Zum Glück gibt es genügend Leute, die das bereits erfolgreich getan haben und Ihnen einige Tipps geben können. Unser CEO, Tim Ruffner, ist einer dieser Menschen:

„Die Einstellung von Mitarbeiter:innen ohne ein HR-Team ist eine Herausforderung, aber durchaus machbar, wenn man die richtigen Schritte unternimmt. Das Wichtigste ist, so bald wie möglich damit zu beginnen.

Es lohnt sich, daran zu denken, dass man dabei viel über den Prozess lernen kann – und zwar durch Gespräche mit den Bewerber:innen, auch wenn sie auf den ersten Blick nicht perfekt zu passen scheinen.“

Damit Sie diese Ratschläge nutzen und loslegen können, finden Sie im folgenden Artikel Tipps zu den einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, Ihr Start-up oder Ihr Kleinunternehmen erfolgreich zu skalieren, noch bevor Sie ein HR-Team eingestellt haben.

Entscheiden Sie, wer für die Einstellung von Mitarbeiter:innen zuständig ist

Das ist natürlich der erste Schritt zum Beginn des Einstellungsprozesses. Zwar wird in den meisten Fällen die Geschäftsleitung bei Einstellungsentscheidungen federführend sein. Das muss jedoch nicht immer der Fall sein.

Wer zuständig sein wird, hängt tatsächlich davon ab, wie viele Mitarbeiter:innen bereits in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind und ob es sich möglicherweise um die erste Einstellung für die betreffende Abteilung handelt.

Orientieren Sie sich an den nachfolgenden Punkten, wenn Sie festlegen, wer den Einstellungsprozess leitet, solange Sie noch keine HR-Abteilung besitzen:

  • Haben Sie bereits Teammitglieder mit Erfahrung in der Einstellung von Mitarbeiter:innen? Wenn ja, kann die Einbeziehung dieser Teammitglieder dazu beitragen, den Prozess reibungsloser zu gestalten.
  • Gibt es im Unternehmen bereits Teammitglieder mit Erfahrung in dem Tätigkeitsfeld, für das Sie Mitarbeiter:innen einstellen wollen? Wenn ja, können diese Mitglieder bei der Festlegung der Fähigkeiten und Kenntnisse helfen, nach denen Sie bei den Bewerber:innen suchen sollten.
  • Wird Ihr Führungsteam die Zeit haben, auf Bewerbungen zu reagieren und Vorstellungsgespräche zu führen?

Wenn kein solches Teammitglied in Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht, kann es sich lohnen, den Prozess auszulagern.

Holen Sie sich Unterstützung aus Ihrem Team

Zuerst einmal: Nur weil Sie noch kein HR-Team besitzen, das Sie bei der Einstellung von Mitarbeiter:innen unterstützt, heißt das nicht, dass Sie das allein machen müssen.

Eine der besten Maßnahmen, die Sie in dieser Situation ergreifen können, ist es, Ihre bestehenden Teammitglieder um Hilfe zu bitten.

Employee Referrals nutzen

So kann es beispielsweise sein, dass Mitglieder Ihres Teams bereits Freunde oder Bekannte haben, die einen Job suchen, der Ihrer freien Stelle entspricht.

Eine Mitarbeiterempfehlung spart viel Zeit und Geld bei der Suche nach neuen Mitarbeiter:innen und der Evaluierung der vielen unbekannten Einstellungskriterien wie z. B. dem Persönlichkeitstypen und der Berufserfahrung.

Erfahrungen der Teammitglieder einfließen lassen

In anderen Fällen haben Sie vielleicht festgestellt, dass ein Teammitglied aus einer früheren Funktion bereits Erfahrung darin hat, Bewerbungsgespräche zu führen oder Onboarding-Prozesse zu entwickeln.

Mithilfe dieser Teammitglieder können Sie die ersten Bausteine Ihres Einstellungsprozesses anlegen und so einen reibungslosen Prozess für Ihre neuen Mitarbeiter:innen gewährleisten.

Wenn Sie außerdem bereits ein oder zwei Teammitglieder in der Abteilung beschäftigen, für die Sie Talente suchen, können diese Ihnen vermutlich genau sagen, welche Fähigkeiten und Qualifikationen bei ihrem neuen Teammitglied gefragt sind.

Daher können sie Ihnen beim Stellenanzeigen schreiben, beim Auflisten der Arbeitsmittel, die für den neuen Mitarbeiter benötigt werden, und beim Führen von Vorstellungsgesprächen behilflich sein.

Wie JOIN ohne HR-Abteilung Mitarbeiter:innen eingestellt hat

Tim Ruffner, unser CEO hier bei JOIN, hat diese Methoden bei der Einstellung neuer Teammitglieder selbst angewendet und erläutert hierzu:

„In den ersten Jahren bei JOIN habe ich bei der Einstellung von Mitarbeiter:innen für Fachbereiche, mit denen ich nicht allzu vertraut war, immer darauf geachtet, meine Entscheidungen mit den bestehenden Teammitgliedern abzustimmen.

Zum Beispiel wäre die Einstellung eines Developers ohne eigene Development-Erfahrung schwierig gewesen. Dank des Wissens meiner bestehenden Teammitglieder konnte ich jedoch stets die Meinungen von Personen einholen, die in diesem Bereich tätig sind.“

Er betonte auch, wie diese Methode dazu beitragen kann, häufige Hürden beim Recruiting zu überwinden, mit denen Kleinunternehmen konfrontiert sein können:

„Die Einbeziehung meines Teams in die Entscheidungsfindung hat ebenfalls zur Beschleunigung des Prozesses beigetragen. Recruiting ist schließlich ein Teamsport!

Wir bei JOIN wissen, wie wichtig es ist, schnell und effizient mit Talenten zu kommunizieren. Bevor ich ein HR-Team hatte, habe ich die meisten Einstellungsentscheidungen selbst getroffen, was zusammen mit anderen Aufgaben den Prozess massiv verzögerte.

Indem ich meinen Teammitgliedern ermöglicht habe, sich an der Beurteilung und Kommunikation mit den Kandidat:innen zu beteiligen, konnten wir neue Talente viel schneller an Bord holen.“

Was Tim auch sehr geholfen hat, war die Suche im Internet nach Stellenanzeign-Vorlagen für die jeweiligen Positionen.

Zu sehen, wie Tim das geholfen hat, war einer der Gründe, warum auch wir bei JOIN mit dem Aufbau einer Bibliothek von Muster-Stellenanzeigen begonnen haben – um Kleinunternehmern zu helfen, effizienter großartige Stellenanzeigen zu schreiben.

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Schreiben Sie prägnante Stellenanzeigen

In den meisten Fällen nehmen Kleinunternehmen und Start-ups ihren ersten Kontakt mit Bewerber:innen über eine Stellenanzeige auf.

Da Ihre potenziellen Bewerber:innen wahrscheinlich nicht viel über Ihr Unternehmen wissen, bevor sie sich bewerben, ist es wichtiger denn je, ihnen einen genauen Überblick über dieses zu verschaffen. Dadurch werden die Fragen der Bewerber vorab beantwortet.

Eine ehrliche und ausführliche Beschreibung Ihrer Unternehmenskultur und der Erwartungen, die Sie an Ihre Bewerber stellen, sowie der Leistungen, die Sie als Unternehmen erbringen werden, ist unerlässlich.

Das hilft Ihren Bewerber:innen, sich selbst zu beurteilen und erleichtert ihnen die Entscheidung, sich bei Ihnen zu bewerben. Einige Details, die Kleinunternehmen beim Mitarbeiter:innen Einstellen in ihrer Stellenanzeige nennen können:

  • Arbeitszeiten
  • Teamgröße
  • Umgangssprache
  • Homeoffice-Möglichkeit
  • Projektbeispiele

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Nutzen Sie geeignete Jobportale

Eines der größten Probleme für Kleinunternehmen beim Mitarbeiter:innen Einstellen ist der Zeitmangel. Wenn Sie kein HR-Team besitzen, das die Lebensläufe und Anschreiben prüft, ist das ein großer Bremsklotz.

Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass die Bewerbungen, die Sie erhalten, so relevant wie möglich sind.

Zwar sorgen große Jobbörsen wie Indeed oder LinkedIn für eine möglichst hohe Bewerberzahl, doch diese entsprechen nicht immer Ihrer Zielgruppe. Man sollte daher nicht unterschätzen, wie hilfreich die Nutzung von Nischen-Jobbörsen sein kann.

Nischen-Jobbörsen wie Dribbble oder Berlin Startup Jobs konzentrieren sich direkt auf bestimmte Unternehmensgrößen, Branchen oder Fachgebiete. Kurzum: Sie können den Einstellungsprozess ganz auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.

Das bewirkt, dass die Kandidat:innen, die Sie dort erreichen, bereits im Vorfeld eingegrenzt sind. Das spart Ihnen später beim Screening wertvolle Zeit.

Unser CEO Tim nutzte dieses Know-how bei der Einstellung von Mitarbeiter:innen:

„Für Positionen, die schnell besetzt werden mussten, um wichtige Projekte voranzutreiben (z. B. Designer), mussten wir so schnell wie möglich qualifizierte Bewerber:innen finden.

Indem wir Stellenanzeigen auf Portalen wie Berlin Startup Jobs veröffentlicht haben, konnten wir Bewerber, die nicht in einem Start-up oder von Berlin aus arbeiten wollten, direkt ausschließen.

Auf diese Weise wurden auch die typischen Screening-Fragen der HR-Abteilung vorweggenommen und die Einstellung ist schneller gelungen.“

Verwenden Sie die richtigen Recruiting-Tools

Ohne ein HR-Team haben Sie vielleicht niemanden im Unternehmen, der sich mit dem Formulieren einer Stellenanzeige, der Auswahl von Jobbörsen, der Prüfung von Bewerbungen oder den anderen oben erwähnten Verwaltungsaufgaben im Einstellungsprozess auskennt. Glücklicherweise gibt es Tools, die Ihnen dabei helfen.

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS) – wie JOIN 😏 – ist eine hervorragende Lösung für Kleinunternehmen, die Mitarbeiter:innen einstellen wollen.

Es bietet Ihnen nicht nur eine Formatvorlage für Ihre Stellenanzeigen, sondern empfiehlt Ihnen auch Jobbörsen, die auf Ihre Anforderungen und Ihren Standort zugeschnitten sind. Mit JOIN können Sie Ihre Stellenanzeige außerdem mit nur einem Klick gleichzeitig auf allen diesen Plattformen veröffentlichen (Multiposting).

Auf diese Weise können Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen Zeit sparen.

Warum JOIN?

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Erwägen Sie die Einstellung eines HR-Mitarbeitenden

Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren, ist es natürlich irgendwann trotzdem an der Zeit, eine:n HR-Mitarbeiter:in einzustellen.

Ein:e HR-Mitarbeiter:in trägt nicht nur dazu bei, Ihren Einstellungsprozess zu rationalisieren, sondern macht Ihr Unternehmen auch zukunftssicher. Je stärker Ihr Team wächst, desto mehr personalbezogene Fragen, Anliegen und Aufgaben werden anfallen.

HR-Mitarbeiter:innen sind die besten Leute, um solche Probleme zu lösen und Strategien für die Einstellung, Bindung und allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter zu entwickeln.

Natürlich ist die Einstellung eines HR-Managers oder einer anderen HR-Position ohne ein HR-Team etwas schwieriger, aber es gibt Hilfsmittel, die Sie dabei nutzen können.

Sehen Sie sich unsere Stellenanzeigen-Vorlagen für Jobs im Personalwesen und unsere Fragen fürs Vorstellungsgespräch als Orientierungshilfe an!

Wachsen Sie mit den richtigen Mitarbeiter:innen

Indem Sie die obigen Tipps befolgen, können Sie Ihre Personalbeschaffung leicht verbessern – auch ohne eine eigene HR-Abteilung.

Warum Sie als Kleinunternehmen bei Ihren ersten Einstellungen nicht ins Blaue hinein arbeiten sollten? Diese Artikel werden Ihnen helfen, Ihr Vorhaben gezielt voranzutreiben:

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