So schreiben Sie immer eine effektive Meeting-Agenda

Bei der Agenda-Erstellung geht es jedoch um mehr als nur um die Festlegung des Meeting-Ablaufs. Wenn Sie noch nie eine solche Agenda geschrieben haben, sollten Sie ein paar Regeln und Hinweise kennen, mit denen Sie verhindern, dass das Interesse Ihres Teams verloren ist, bevor die Sitzung überhaupt begonnen hat. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Tipps und Tricks, die sich auch für das JOIN-Team bewährt haben, für Sie zusammengefasst.

• Was ist eine Meeting-Agenda?
• Welche Meeting-Arten benötigen eine Agenda?
• Meeting-Agenda vorbereiten
• Wie sieht das ideale Format aus?
• Agenda-Vorlage für Entscheidungsmeetings
• Agenda-Vorlage für Brainstormings
• Agenda-Vorlage für Krisenmeetings
• Agenda-Vorlage für Team-Updates
• Kommunikation ist der Schlüssel

Was ist eine Meeting-Agenda?

Eine Meeting-Agenda ist im Wesentlichen ein Inhaltsverzeichnis, das die Themen zusammenfasst, die in einem Meeting besprochen werden sollen.

Diese kann so detailliert oder so lose wie nötig sein. Von einer Liste der Redner und Themen bis hin zu einer Kopie der Materialien, die in der Sitzung präsentiert werden sollen, kann sie vieles enthalten. Die Agenda kann auch eine Liste von Maßnahmen oder Entscheidungen enthalten, die während der Sitzung getroffen oder erörtert werden müssen.

Generell gilt: Je detaillierter die Meeting-Agenda, desto besser sind Teilnehmer vorbereitet. Wie detailliert die Agenda sein sollte, hängt jedoch von der Art der Besprechung ab. Zu wissen, wie Sie eine Meeting-Agenda richtig schreiben, wird Ihnen auch bei der zukünftigen Meeting-Planung helfen.

Welche Meeting-Arten benötigen eine Agenda?

Theoretisch lassen sich alle Meetings mit Agenda besser durchführen. Ganz gleich, ob es sich um ein kurzes 30-minütiges Entscheidungsmeeting oder eine einstündige Brainstorming-Session handelt.

Bei sehr kurzen oder wiederkehrenden Meetings, wie z. B. Stand-ups, wird möglicherweise nicht jedes Mal eine neue Agenda benötigt (ca. 50 % der Meeting-Agenden werden wiederverwendet). Trotzdem raten wir für jedes Meeting zur Agenda. Eine grobe Tagesordnung, die zeigt, wie die Besprechung abläuft und welche Informationen ausgetauscht werden, wird dafür sorgen, dass Meetings planmäßiger und pünktlicher stattfinden.

Bei längeren Meetings sorgt das Versenden einer gut durchdachten Agenda auch für eine viel einfachere Meeting-Vorbereitung. Das ist ein enormer Vorteil, denn ein durchschnittlicher Arbeitnehmer verbringt eine Stunde und neun Minuten mit der Vorbereitung eines Meetings, was sich gut reduzieren lässt, wenn man genau weiß, was vorzubereiten ist.

Was vor der Agenda-Festlegung vorzubereiten ist

Bevor wir für unserer Meetings eine Tagesordnung erstellen, überlegen wir, wer die richtige Person für diese Aufgabe ist. Wenn wir wissen, dass eine andere Person die Sitzung moderieren wird, kennt sie den Inhalt der Sitzung besser. Es ist dann sinnvoll, dieser Person diese Aufgabe zu übertragen. Außerdem vereinfacht uns das die Abläufe, wenn Teile der Meeting-Agenda geändert werden müssen.

Ist man selbst am besten in der Lage, die Agenda zu erstellen, ist es dennoch ratsam, sich von den teilnehmenden Kollegen Anregungen zu holen, um sich besser vorbereiten zu können. Indem Sie mit ihnen besprechen, welche Themen angesprochen werden und sich alle unterstützenden Materialien vorab zuschicken lassen, können Sie sicherstellen, dass Sie eine wasserdichte Meeting-Agenda zu Hand haben, die keine Überraschungen zulässt.

Wichtiger Hinweis:
Die Vorschläge des Teams sind zwar für eine gute Meeting-Agenda wichtig, aber nicht jede Idee ist relevant. Fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt, alles, was Sie erhalten, als Diskussionspunkt aufzunehmen. Wenn es nicht in die Sitzung passt, geben Sie es an die betreffende Person zurück oder heben Sie den Punkt für eine spätere Agenda auf.

Wie sieht das ideale Format der Meeting-Agenda aus?

Die korrekte Formatierung Ihrer Agenda kann besonders beim ersten Mal schwierig sein.

Zu beachten ist, dass das menschliche Gehirn dazu neigt, den zuerst erhaltenen Informationen ein unverhältnismäßig hohes Gewicht beizumessen, unabhängig davon, ob es sich dabei um die wichtigsten handelt. Daher ist es eine gute Idee, die Team-Meeting-Agenda so zu gestalten, dass die wichtigsten Punkte zuerst behandelt werden.

Für verschiedene Sitzungen eignen sich allerdings unterschiedliche Formate besser. Welches Agenda-Format sich nach unseren Erfahrungen für welche Meeting-Art bewährt hat und wie diese aussehen, erläutern wir im Folgenden.

Das ideale Agenda-Format für Entscheidungsmeetings

Das beste Format für die Agenda eines Entscheidungsmeetings definiert und listet die zu treffenden Entscheidungen so konkret wie möglich auf.

Am besten funktioniert das, wenn die verschiedenen Diskussionsthemen als Fragen formuliert werden. Wenn Sie zum Beispiel entscheiden müssen, welchem Team Sie einen zusätzlichen Teil Ihres Budgets zuweisen wollen, könnte die Beantwortung einiger grundlegender Fragen Ihnen bei dieser Entscheidung helfen.

Es ist auch eine gute Idee, jedem Teilbereich ein Zeitlimit zuzuweisen, um zu vermeiden, dass das Meeting ausufert oder ein Teilbereich weniger Aufmerksamkeit erhält, als er benötigt.

Meeting-Agenda-Vorlage für Entscheidungsmeetings:

• Welches Team bietet das größte Wachstumspotenzial in den nächsten 3 bis 4 Monaten? (10 Min.)
• Welches Team hat im letzten Quartal die beste Leistung gezeigt? (10 Min.)
• Wie würde Team X das Budget verwenden, wenn es dieses zur Verfügung hätte? (15 Min.)
• Wie würde diese Verwendung des Budgets dem Unternehmen zugutekommen? (15 Min.)

Wenn Sie die Diskussion auf Basis zielgerichteter Fragen organisieren, auf die Sie eindeutige Antworten geben können, können Sie das Meeting effizienter gestalten und die Entscheidung in leichter umsetzbare Etappen unterteilen. Sobald alle Fragen beantwortet sind, werden die Antworten Teil des endgültigen Entscheidungsprozesses sein.

Handelt es sich um Meetings mit verschiedenen Interessengruppen, die Einfluss auf einzelne Teilbereiche besitzen, empfehlen wir, zusätzlich zu notieren, wer an welchem Punkt beteiligt ist, sodass die Beteiligten Zeit haben, sich vorzubereiten.

Das ideale Meeting-Agenda-Format für Brainstormings

Brainstorming-Meetings unterscheiden sich von Entscheidungsmeetings dadurch, dass sie eine schwammigere Agenda beinhalten: Während bei Entscheidungsfindungen Fragen oder Maßnahmen festgelegt werden, die ergriffen werden müssen, gibt es bei Brainstorming-Sitzungen nur Konzepte und Anregungen, die in vollständige Ideen umgewandelt werden müssen.

Ein Beispiel hierfür wäre ein Content-Marketing-Meeting, bei dem neue Ideen werden müssen. In solchen Fällen hat es sich für JOIN bewährt, wenn die Teilnehmer vorab eine bestimmte Anzahl von Ideen formulieren, die sie dann der Gruppe vorstellen können. Diese Vorschläge können dann von den anderen Gruppenmitgliedern hinterfragt oder erweitert werden, und es bleibt etwas Zeit, um noch bessere Ideen aufeinander aufzubauen.

Wenn Sie etwas Zeit für die Abstimmung über die Ideen einplanen, bedeutet dies auch, dass Sie die Sitzung mit dem erreichten Ziel verlassen und die Meetingdauer nicht überzogen wird.

Meeting-Agenda-Vorlage für Brainstorming-Sessions:

• Besprechung der Zielsetzung (5 Minuten)
• Was hat für zuvor gut funktioniert? (5 Minuten)
• Teammitglied 1: 2 Ideen (5 Minuten)
• Teammitglied 2: 2 Ideen (5 Minuten)
• Teammitglied 3: 2 Ideen (5 Minuten)
• Teammitglied 4: 2 Ideen (5 Minuten)
• Gruppendiskussion (10 Minuten)
• Abstimmung über Ideen (5 Minuten)

Bei Brainstorming-Meetings, bei denen die Ideen nicht im Voraus vorbereitet werden können, kann die Agenda auch mehr Anregungen für Diskussion und Ideenfindung enthalten. Hier sind einige Ideen:

• Besprechung der Zielsetzung (5 Minuten)
• Was hat sich bewährt? (5 Minuten)
• Ideen für saisonale Veranstaltungen. Was passiert in der Branche in den nächsten Monaten? (10 Minuten)
• Worüber wird gerade gesprochen? Wie können wir das mit uns in Verbindung bringen? (10 Minuten)
• Welche Blickwinkel haben wir noch nicht ausprobiert? Können wir sie ausprobieren? (10 Minuten)
• Gruppendiskussion (10 Minuten)
• Abstimmung über Ideen (5 Minuten)

Je unklarer Ihre Agenda ist, desto schwieriger wird es sein, auf Worte Taten folgen zu lassen, also versuchen Sie, so klar wie möglich zu sein.

Das ideale Meeting-Agenda-Format für Krisenmeetings

Ein Krisenmeeting ist viel zielgerichteter als ein Brainstorming-Meeting, da es einen klaren Diskussionspunkt und Maßnahmen gibt, die ergriffen werden müssen.

Dadurch wird es viel einfacher, eine Agenda zu erstellen. Anstatt Fragen zu stellen, kann die Sitzung in die Erörterung von Aktionspunkten für jedes anwesende Mitglied unterteilt werden. Da die Lösung des Problems in der Regel eine Teamleistung ist, ist es für eine effektive und effiziente Problemlösung sehr hilfreich, wenn sich jeder über seine nächsten Schritte im Klaren ist.

Meeting-Agenda-Vorlage für Krisenmeetings:

• Kurzer Überblick über das Problem
• Wie wurde es entdeckt? Worin besteht es? (5 Minuten)
• Maßnahmen für Teammitglied 1: Abhängigkeiten? Zeitliche Einschätzung? (5 Minuten)
• Maßnahmen für Teammitglied 2: Abhängigkeiten? Zeitliche Einschätzung? (5 Minuten)
• Maßnahmen für Teammitglied 3: Abhängigkeiten? Zeitliche Einschätzung? (5 Minuten)
• Gibt es mögliche Hindernisse? (5 Minuten)
• Werden sich diese Maßnahmen auf andere Arbeitsabläufe auswirken? Wie können wir dies umgehen? (5 Minuten)

Wenn Sie sich an diese Meeting-Agenda halten, können Sie sicher sein, dass Sie die Besprechung mit einer klaren Vorstellung davon verlassen, wie jedes Teammitglied das Problem angehen wird, was die nächsten Schritte jedes Einzelnen sind und wie Ihr bisheriger Arbeitsablauf davon betroffen sein wird.

Meeting-Agenda-Vorlage für komplexere Krisenmeetings:

Ist das Problem allerdings etwas komplexer, kann es schwieriger sein, auf Anhieb klare Maßnahmen zuzuweisen. In diesem Fall kann die Tagesordnung der Sitzung eher einem Brainstorming-Meeting ähneln, bei der Fragen gestellt werden, die helfen können, das Problem zu entschlüsseln und eine Lösung zu finden.

• kurzer Überblick über das Problem. Wie wurde es entdeckt? Worin besteht es? (5 Minuten)
• Welche Kollegen kennen sich am besten mit diesem Problem aus? (5 Minuten)
• Welche Änderungen wurden in den Tagen vor dem Auftreten des Problems vorgenommen? (5 Minuten)
• Können diese Änderungen rückgängig gemacht werden? (5 Minuten)
• Welche Schritte können unternommen werden, um den Schaden zu minimieren? (5 Minuten)
• Werden sich diese Maßnahmen auf andere Arbeitsabläufe auswirken? Wie können wir dies umgehen? (5 Minuten)

Das ideale Meeting-Agenda-Format für Team-Updates

Eine Teammeeting-Agenda kann kurz und knapp gehalten werden, da sie in der Regel nur dazu dient, eine wichtige Information weiterzugeben. Wenn Sie diese Besprechung so kurz wie möglich halten und wissen, zu welcher Tageszeit sie am besten stattfinden sollte, wird die Produktivität des Teams weniger gestört.

Wie man am besten eine Teammeeting-Agenda erstellt, hängt davon ab, wie viele Redner an der Ankündigung beteiligt sein werden und ob es die Möglichkeit gibt, Fragen zu stellen.

Meeting-Agenda-Vorlage für Team-Updates:

• Teamleitung: Status-Update (5 Minuten)
• Wie wird sich dies auf den künftigen Arbeitsablauf auswirken? (5 Minuten)
• Fragen aus dem Team (5 Minuten)

Es ist wichtig für die Produktivität, den Frage-Antwort-Teil kurzzuhalten. Er sollte jedoch auch nicht überstürzt werden, da die Kollegen dann möglicherweise nicht wissen, wie sie bei weiteren Fragen nach der Besprechung am besten vorgehen sollen. Größere Teams können hierfür 10 Minuten einplanen, wenn viele Fragen zu erwarten sind.

Kommunikation ist der Schlüssel

Das alles sind nur Muster für eine Meeting-Agenda, die Ihnen einen guten Ausgangspunkt für die Planung effektiver Meetings bieten können. Natürlich wird Ihr Team andere Bedürfnisse haben als wir, daher ist es wichtig, dass Sie die Meinung Ihrer Kollegen einholen.

Wenn Sie sowohl vor als auch nach dem Meeting um Feedback zu Ihrer Agenda bitten, können Sie die zukünftigen Arbeitsabläufe optimieren.