Wie Sie effektiv Feedback geben

Damit Ihr Team wachsen und gedeihen kann, brauchen Sie eine positive Grundeinstellung, die mehr als nur offen für Feedback ist. Feedback sollte aktiv gefördert werden.

Schließlich wollen Sie, dass Ihre Teammitglieder aus ihren Erfolgen und Fehlern lernen. Sie wollen, dass sie sich ständig weiterentwickeln und wachsen. und das sowohl als Einzelpersonen als auch als Team. Oder?

Feedback zu geben hilft, dies zu erreichen. In unserem vorherigen Guide zu Feedback haben wir die verschiedenen Feedback-Arten erklärt. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie einige dieser verschiedenen Arten von Feedback in der Praxis aussehen:

• 10 Allgemeine Tipps zum Feedback
• Feedback an Vorgesetzte
• Feedback an Teamkollegen
• Feedback an hochsensible Personen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sowohl positives als auch negatives Feedback konstruktiv und effektiv geben können. Wir zeigen Ihnen außerdem, wie Sie dieses mithilfe einiger bewährter Rahmenkonzepte für Feedback strukturieren können. Wenn Sie Ihr Feedback entsprechend strukturieren, wird sowohl das Geben als auch das Annehmen von Feedback viel einfacher (und klarer).

Allgemeine Grundsätze zum Feedback-Geben

Wie man effektiv Feedback gibt, ist ein ziemlich ausgelutschtes Thema, zu dem es Dutzende von Managementtheorien und Feedbackmodellen gibt.

Einige schwören auf das Situation, Behavior, Impact (SBI)-Feedback-Modell, während andere stattdessen das Pendleton-Modell bevorzugen. Für die meisten reicht es jedoch aus, ein einfaches Sandwich-Feedback zu verteilen.

In diesem Artikel übers Feedback-Geben wollen wir nicht ein Modell dem anderen vorziehen. Wir haben intern bei JOIN viele von ihnen ausprobiert und getestet. In diesem separaten Artikel über unsere Top 10 Feedback-Modelle erfahren Sie mehr darüber, wie sie funktionieren und wie Sie sie einsetzen können.

Aber obwohl wir viele von ihnen regelmäßig verwendeten, haben wir festgestellt, dass das Team als Ganzes nie zu 100 % mit einem einzigen Modell zufrieden war.

Deshalb haben wir uns entschlossen, unsere Erfahrungen zu bündeln und eine Liste mit bewährten Praktiken für Feedback zu erstellen. Diese Tipps helfen uns, bei der Arbeit besser Feedback zu geben.

1. Innehalten und nachdenken

Bevor Sie überhaupt in Erwägung ziehen, ein Feedback zu geben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um innezuhalten und nachzudenken. Überlegen Sie sich, was Sie eigentlich kommentieren wollen, warum Sie das tun wollen, und bereiten Sie dann vor, was Sie sagen wollen.

Allzu oft kommt es vor, dass jemand ein positives oder negatives Feedback ausspricht, ohne einen Moment darüber nachzudenken. Das Ergebnis kann wenig hilfreiches oder sogar schädliches Feedback sein.

Wir verstehen, dass Sie vielleicht den Drang verspüren, sofort mit einem Feedback zu antworten. Ist es nicht eine gute Vorgehensweise, manchmal vor Ort Feedback zu geben, anstatt alles für das nächste persönliche Gespräch aufzuheben?

Das mag richtig sein (wenn auch nicht immer, siehe Punkt 2). Aber selbst wenn Sie auf der Stelle Feedback geben sollten, bedeutet das selten, dass das Feedback genau in dieser Sekunde gebraucht wird. Nehmen Sie sich stattdessen ein paar Minuten Zeit zum Nachdenken.

In dieser Phase sollten Sie Fragen beantworten wie “Warum will ich dieses Feedback geben?”, “Ist mein Feedback gerechtfertigt?” und “Wie wird dieses Feedback dem Unternehmen helfen?”. Beispielhafte Antworten könnten sein:

• Ich möchte Feedback geben, um das Zeitmanagement der Mitarbeiter zu verbessern.
• Sie haben es versäumt, mehrere Aufgaben fristgerecht zu erledigen.
• Dieses Feedback wird ihnen dabei helfen, ihre Arbeit pünktlicher zu erledigen.

Definieren Sie klar und deutlich Ihre Motive, den Zweck und die Absicht Ihres Feedbacks.

2. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Für alles gibt es eine Zeit und einen Ort. Und das gilt natürlich auch für Feedback.

Angenommen, Sie möchten einem Mitarbeiter ein Feedback zu einer bestimmten Aufgabe geben, die er gerade abgeschlossen hat. Da er sie gerade erledigt hat, wäre es sinnvoll, ihm sofort Feedback zu geben. Warum sollten Sie es aufschreiben und eine Woche bis zum nächsten Treffen warten, wenn Sie ihn gleich an Ort und Stelle loben können?

Eine Studie aus dem Bereich der Arbeits- und Organisationspsychologie zeigt, dass direktes, informelles Feedback in Echtzeit die Leistung steigert. Und Ad-hoc- und ungeplantes Feedback sollte auf jeden Fall ein fester Bestandteil Ihrer Feedbackkultur am Arbeitsplatz sein.

Aber nehmen wir an, Sie wollen einem Mitarbeiter ein Feedback zu seiner allgemeinen Leistung im Team geben. Bei einem solchen Feedback wird mehr als nur eine bestimmte Handlung bewertet. Es geht um die persönliche Entwicklung, das Verhalten und die Leistung über einen längeren Zeitraum.

Dieses Feedback würden Sie nicht beiläufig und unvorbereitet in einer Plauderrunde geben, oder?

Stattdessen eignet sich diese Art von ausführlichem Feedback besser für ein Beurteilungs- oder Bewertungsgespräch, z. B. ein monatliches Einzelgespräch oder eine jährliche Leistungsbewertung.

Es gibt keine eindeutigen Regeln oder allgemeingültigen Richtlinien dafür, wann man am besten Feedback gibt. Sie werden jedoch feststellen, dass Ihr Feedback oft umso eher in Echtzeit gegeben werden kann, je kleiner die Aufgabe ist und je weniger Zeit darauf verwendet wird.

3. Den richtigen Ort wählen

Sie wollen niemanden (konstruktiv) kritisieren, wenn Sie gerade mit einem Team auswärts zu Mittag essen. Jemanden in der Öffentlichkeit grundlos in Verlegenheit zu bringen, wäre einfach nur unhöflich und verletzend!

Aber selbst wenn Sie Lob verteilen, sollten Sie darauf achten, wo Sie es verteilen. Auch wenn Sie es gut meinen, könnte es sein, dass der Empfänger nichts mehr fürchtet, als im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit zu stehen. Das weitläufig gepostete Lob auf Slack könnte also tatsächlich eine Menge Unbehagen auslösen.

Ebenso kann es stressig sein, einem Kollegen oder – schlimmer noch – einem Vorgesetzten Feedback zu geben. Wählen Sie den Ort also strategisch so, dass sowohl Sie als auch der Empfänger sich wohlfühlen.

4. Regelmäßig Feedback geben

Sie sollten entscheiden, wann und wo Sie ein bestimmtes Feedback am besten geben können. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass Sie regelmäßig Feedback geben.

Wie bereits erwähnt, sollte die Abgabe von Feedback nicht nur an vorher geplante monatliche Meetings gebunden sein. Stattdessen sollten Sie regelmäßige Intervalle einführen. Am besten ist es, wenn Sie regelmäßig Feedback in verschiedenen Formaten und Situationen geben.

5. Es geht nicht nur um Sie

Bevor Sie Ihr Feedback strukturieren und geben, denken Sie daran, dass Sie im Allgemeinen nicht im Mittelpunkt dieses Feedbacks stehen. Feedback zu geben ist selten eine Sache im Eigeninteresse.

Ob es sich um konstruktives Feedback zur Verbesserung einer Fähigkeit oder einfach nur ein positives Lob handelt, um sie wissen zu lassen, dass Sie die Leistungen ihrer Mitarbeiter schätzen: Wann immer Sie Feedback geben, sollte es in erster Linie dem Empfänger zugute kommen. Schließlich ist es seine Handlung oder sein Verhalten, das Sie bewerten. Ihr Feedback sollte also auf den Adressaten ausgerichtet sein.

6. Seien Sie konkret und präzise

OK, es ist an der Zeit, Ihr Feedback zu formulieren. Sie wollen auf jeden Fall vermeiden, dass die Botschaft, die Sie vermitteln wollen, missverstanden wird. Das ist besonders wichtig, wenn Sie jemandem ein negatives Feedback geben. Ihre Nachricht sollte nicht vage und verwirrend sein, sondern kristallklar und spezifisch.

Hier ein Beispiel dafür, wie man Feedback nicht geben sollte: “Mir gefällt nicht, was du im zweiten Absatz deines Blogs geschrieben hast, kannst du das bitte verbessern?”

Sie erklären weder, was Ihnen an dem Absatz nicht gefällt, noch wie Ihr Mitarbeiter ihn verbessern könnte. Ein solches Feedback ist vage und unspezifisch. Die Chancen stehen gut, dass Ihnen der überarbeitete Absatz trotzdem nicht gefällt. Und das liegt dann an Ihnen.

Stattdessen könnten Sie etwas sagen wie: “Die Behauptung über den Vegetarismus, die du im zweiten Absatz aufstellst, könnte mehr Recherche und Erklärung vertragen. Könntest du bitte ein oder zwei seriöse Quellen finden, die deinen Standpunkt untermauern, dass der Verzicht auf Fleisch besser für die Menschen und den Planeten ist? Bitte formuliere den Absatz entsprechend deiner Erkenntnisse neu.”

Eine weitere häufige Falle, in die viele Menschen tappen, besteht darin, dass sie versuchen, ihr Feedback zu sehr zu erläutern. Aber auch das ist nicht der richtige Weg, denn damit verschwenden Sie nur die Zeit der anderen.

Und dann gibt es da noch die Feedback-Sandwich-Methode, bei der Sie ein korrigierendes (negatives) Feedback zwischen zwei positiven Feedbacks einschieben.

Obwohl diese Methode manchmal hilfreich sein kann, riskieren Sie oft, dass der Empfänger nicht ganz nachvollziehen kann, was Sie ihm gerade aufgetischt haben und die eigentliche Botschaft missinterpretiert. Immerhin waren zwei Drittel der Rückmeldungen, die Sie gegeben haben, positiv. Hören Sie stattdessen einfach auf zu schwafeln und kommen Sie direkt zum Punkt.

Kurz und prägnant, aber auch spezifisch und klar.

7. Machen Sie es umsetzbar

In den meisten Fällen möchten Sie, dass Ihr Feedback konstruktiv ist und Veränderungen fördert. Aus diesem Grund sollte Ihr Feedback umsetzbar sein. Der Empfänger sollte eine klare Vorstellung davon haben, welche(r) nächste(n) Schritt(e) auf der Grundlage des von Ihnen gegebenen Feedbacks erfolgen soll(en).

Wenn Sie ihnen nicht die Instrumente an die Hand geben, die sie benötigen, um Ihr Feedback umzusetzen, werden sie ratlos und oft auch verärgert reagieren. Schließlich sagen Sie ihnen, dass etwas nicht in Ordnung ist, aber Sie weisen ihnen nicht den Weg in die richtige Richtung. Das ist ein Indikator für eine dieser zwei Optionen:

• Sie wissen selbst nicht, wie Sie es besser machen können. Wer sind Sie also, um ihnen dieses Feedback zu geben?
• Sie wissen, wie man es besser machen kann, aber Sie geben diese Informationen nicht weiter. Sie lassen sie also in Zukunft vorsätzlich scheitern?

So oder so, Sie sind derjenige, der seine Arbeit in diesem Fall nicht gut macht.

8. Seien Sie sachlich und leistungsorientiert

Geben Sie immer ein sachliches Feedback, das sich auf die Leistung des Mitarbeiters bezieht, nicht auf seine Persönlichkeit oder Ihr Bauchgefühl.

Wenn Sie Feedback geben, sollten Sie ein bestimmtes Verhalten oder eine Handlung hervorheben, die verbessert werden kann. Vergleichen Sie diese Beispiele:

1. “Dir fehlt es an Selbstvertrauen. Dagegen solltest du etwas tun.”
2. “Während der Besprechung heute Morgen zeigten deine Körpersprache und der fehlende Blickkontakt mit den Kunden, dass du sehr nervös warst. Versuche in Zukunft, Augenkontakt herzustellen, und übe vielleicht noch ein paar Mal, deine Präsentation zu halten, während du auf deine Körperhaltung und Körpersprache achtest.”

Das Feedback, das Sie geben, sollte immer auf konkreten Fakten beruhen, nicht auf Persönlichkeitsmerkmalen oder Gefühlen.

9. Seien Sie einfühlsam

Setzen Sie den vorherigen Punkt nicht mit mangelndem Einfühlungsvermögen gleich. Einfühlungsvermögen zu zeigen, ist sogar entscheidend, wenn man Feedback gibt.

Obwohl das Geben von Feedback den Mitarbeitern hilft, sich weiterzuentwickeln, werden sie wahrscheinlich nicht vor Freude in die Luft springen, wenn Sie es ihnen geben. Ganz gleich, wie sachlich, leistungsorientiert, spezifisch oder umsetzbar Ihr Feedback auch sein mag. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass es bei den Menschen eine emotionale Reaktion hervorruft.

Sie könnten frustriert oder von sich selbst enttäuscht sein. Sie könnten schockiert oder verärgert sein, weil sie es nicht kommen sahen oder eingestehen, dass sie aufgrund von Ereignissen in ihrem Privatleben schlechte Leistungen erbracht haben.

Unabhängig vom Grund für die Leistung oder die Reaktion auf das Feedback löst das Geben und Annehmen von Feedback häufig Emotionen aus. Als die Person, die das Feedback gibt, ist es Ihre Pflicht, Empathie und Wohlwollen zu zeigen.

Geben Sie ihnen Raum, wenn sie ihn brauchen, um das Feedback zu verarbeiten, und seien Sie immer auf eine Abwehrhaltung vorbereitet. Das ist eine natürliche menschliche Reaktion und bedeutet nicht, dass sie Ihr Feedback nicht akzeptieren oder schätzen.

10. Führen Sie einen Dialog, keinen Monolog

Abschließend sollten Sie darauf achten, dass Ihr Feedback eher ein offener Dialog als ein Monolog ist.

Geben Sie dem Empfänger Zeit, das Feedback zu verarbeiten und darauf zu antworten. Sprechen Sie mit ihm über das Feedback, das Sie gegeben haben, und suchen Sie gemeinsam nach einer zufriedenstellenden Lösung. Wenn Sie eine statische Bemerkung in einen relevanten Dialog umwandeln, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielen.

Das optimale Feedback führt zu einem sinnvollen Gespräch, das von Zusammenarbeit, Wertschätzung und der Motivation zur Weiterentwicklung geprägt ist.

Effektive Feedback-Tipps für jede Hierarchieebene

In einer idealen Welt sollte es keine Rolle spielen, wem Sie Feedback geben. Es sollte für alle das Gleiche sein. Aber realistisch betrachtet werden Sie das Thema anders angehen, wenn es sich um Ihren Chef handelt, als wenn es Ihr Teamkollege ist.

Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie jedem am Arbeitsplatz effektiv Feedback geben können.

Vorgesetzten Feedback geben

Ihrem Vorgesetzten oder Teamleiter Feedback zu geben, kann schwierig sein – selbst wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein 360-Grad-Feedback-System und eine relativ flache Hierarchie vorfinden, wird es wird Ihnen wahrscheinlich immer noch schwerfallen, Ihrem Vorgesetzten ein wirklich ehrliches Feedback zu geben.

Ihr Chef entscheidet schließlich, ob Sie im Unternehmen bleiben oder nicht, also wollen Sie Ihren Arbeitsplatz nicht gefährden. Allerdings gibt es immer mehr Forderungen nach einer Standardisierung des aufwärts gerichteten Feedbacks am Arbeitsplatz.

Wenn Sie Ihrem Vorgesetzten Feedback geben, sollten Sie trotzdem die oben genannten Grundsätze befolgen. Es ist jedoch ratsam, etwas mehr Fingerspitzengefühl an den Tag zu legen, wenn es darum geht, wann, wo und in welchem Ton Sie Ihr Feedback geben.

Manche Chefs sind nicht sehr offen für Feedback. Wenn das bei Ihrem Chef der Fall ist, heben Sie sich Ihr Feedback für die nächste Leistungsbeurteilung auf, z. B. für ein monatliches Gespräch, und geben Sie es lieber nicht vor Ort.

Achten Sie außerdem auf einen professionellen und formellen Ton, der dem allgemeinen Niveau der Förmlichkeit zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten entspricht. Beachten Sie auch, dass, selbst wenn Sie eine super informelle Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten pflegen, dies nicht bedeutet, dass Sie ihm einfach ein schlechtes Feedback über eine Slack-Nachricht zukommen lassen können.

Wenn Sie Ihrem Teamleiter zum ersten Mal Feedback geben, sollten Sie vielleicht klein anfangen. Vielleicht geben Sie zunächst nur positives Feedback. Vielleicht ist das Sandwich-Feedback in diesem Fall sogar eine gute Idee.

Sie geben immer noch zwei positive Rückmeldungen neben der konstruktiven, sodass es wahrscheinlicher ist, dass der Betreffende nicht überreagiert oder zu defensiv wird.

Teammitgliedern Feedback geben

Feedback unter Gleichgesinnten zu geben, scheint einfacher zu sein als das Feedback an einen Vorgesetzten. In der Realität ist das aber oftmals nicht der Fall. Dafür gibt es zwei Hauptgründe:

• Sie haben das Gefühl, “auf Augenhöhe” zu stehen, gibt Ihnen nicht das Recht, deren Arbeit zu beurteilen.
• Sie sind befreundet und wollen die Gefühle Ihrer Mitstreiter nicht verletzen.

Wenn Sie also einem Mitarbeiter Feedback geben, sollten Sie neben den in diesem Artikel beschriebenen 10 Hauptschritten besonders darauf achten, sachlich zu bleiben und Empathie zu zeigen.

Indem Sie sich auf die Fakten konzentrieren, verringern Sie das Risiko, dass Ihr Kollege Ihre Autorität in dieser Angelegenheit infrage stellt. Denn wenn Sie klar und deutlich darlegen, was schiefgelaufen ist, und zeigen, dass Sie aus Erfahrung wissen, wie man es besser machen kann, dann können sie Ihnen kaum widersprechen!

Und da Sie Freunde sind, ist es wichtig, genügend Einfühlungsvermögen zu zeigen. Achten Sie auf die Persönlichkeit des anderen und geben Sie ihm entsprechend Feedback. Bei manchen ist Unverblümtheit in Ordnung, bei anderen müssen Sie die Kritik ein wenig abmildern.

(Hoch)Sensiblen Teammitgliedern Feedback geben

Man schätzt, dass 15 bis 20 % der Bevölkerung als hochsensible Menschen (HSP) eingestuft werden können. Und selbst wenn jemand im Allgemeinen nicht als solche eingestuft wird, kann er dennoch hochsensibel sein, wenn er Feedback erhält. Für viele von uns ist es einfach ein heikles Thema, Feedback zu erhalten, ganz gleich, wie gut gemeint oder präsentiert dieses ist.

Wenn Sie bemerken, dass Ihr Mitarbeiter oder Kollege besonders sensibel ist, sollten Sie Ihre Feedback-Strategie leicht anpassen.

Zunächst einmal ist Schritt 3 in unserer obigen Liste, der richtige Ort, sogar noch wichtiger, wenn Sie sensiblen Menschen Feedback geben. Konstruktives Feedback sollten Sie dann nicht nur unter vier Augen geben, sondern auch positives Feedback sollte besser unter vier Augen gegeben werden. Der Adressat mag es vielleicht nicht, im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit zu stehen, daher sollte Ihr Standard für Feedback an hochsensible Personen etwas Privatsphäre beinhalten.

Andererseits kann öffentliches Lob dazu beitragen, das Selbstvertrauen einer Person zu stärken, sodass eine positive Wirkung erzielt werden kann. Wir raten, öffentliche Komplimente für die Momente und Erfolge zu reservieren, die wirklich wichtig sind, wie etwa der Abschluss eines 6-monatigen Projekts.

Genau wie bei befreundeten Teammitgliedern ist Einfühlungsvermögen unglaublich wichtig, wenn Sie einer sensiblen Person Feedback geben. Zeigen Sie ihr, dass Sie sich für ihre Entwicklung interessieren, dass Ihre Absichten aufrichtig sind und dass Ihr Feedback in keiner Weise ein persönlicher Angriff ist.

Stellen Sie abschließend sicher, dass Sie einen Dialog herstellen und den Empfänger durch das von Ihnen gegebene Feedback führen. Erklären Sie deutlich, wie er sich verbessern kann, und geben Sie ihm alle Werkzeuge an die Hand, die er braucht, um die Situation zu meistern. Erstellen Sie gemeinsam einen Maßnahmenplan für die Zeit nach dem Feedback.

Melden Sie sich nach ein paar Tagen bei den Betroffenen, um sich zu erkundigen, wie sie zurechtkommen, um ihnen Ihre Hilfe anzubieten und um zu bekräftigen, dass dieses Feedback gut gemeint ist und dass Sie sie schätzen.

Feedback geben und annehmen

Die Art und Weise, wie Sie Feedback geben, hängt immer vom Adressaten ab. Keine zwei Menschen sind gleich, und Sie sollten Ihre Botschaft auf deren individuelle Bedürfnisse, Persönlichkeit und Position im Unternehmen im Vergleich zu Ihrer eigenen abstimmen.

Sie glauben, Sie sind bereit, Feedback zu geben? Dann vergessen Sie nicht, sich auf eine Antwort vorzubereiten. Denn effektives Feedback wirkt in beide Richtungen.

Doch bevor Sie zu unserem Guide über das Annehmen von Feedback kommen, haben wir noch einen weiteren Artikel für Sie, der Ihnen helfen wird, die Kunst des Feedback-Gebens wirklich zu beherrschen. Es ist direkt der nächste Artikel in unserer Feedback-Serie: Die Top 10 Feedback-Modelle für die Arbeit.