Stellenanzeigen-Vorlage

Virtual Assistant

Sie fragen sich, was ein virtueller Assistent ist? Kurz gesagt, handelt es sich um eine Person, die eng mit einem Team zusammenarbeitet und Aufgaben wie Organisation, Dateiverwaltung und Terminplanung übernimmt - aus der Ferne.

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Was gehört in eine Stellenanzeige für Virtual Assistants?

Virtuelle Assistenten helfen einem Team aus der Ferne bei der Organisation von Daten sowie bei der Verfolgung von Rechnungen und Berichten und übernehmen verschiedene Verwaltungsaufgaben. Diese Assistenten haben in der Regel nicht allzu viel mit dem Tagesgeschäft zu tun, tragen aber dazu bei, den Verwaltungsaufwand für das Team gering zu halten, was sich direkt auf die Produktivität auswirkt.

Wesentliche Bestandteile der Stellenbeschreibung eines Virtual Assistants:

Virtual Assistants werden nicht eng mit vielen Teammitgliedern zusammenarbeiten, sondern sich in der Regel nur mit den zuständigen Teamleitern abstimmen.
Sie arbeiten hauptsächlich aus der Ferne (remote) und melden sich bei Bedarf täglich oder wöchentlich. Gerade dann sind jedoch Verlässlichkeit, eine disziplinierte Arbeitsweise und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten besonders wichtig.
Eine der Hauptaufgaben des virtuellen Assistenten ist das Organisieren und Sortieren von Dateien sowie die Eingabe von Daten. Daher ist es wichtig, dass sie Zugang zu den entsprechenden Laufwerken haben und über gute EDV-Kenntnisse verfügen.
Typische Arbeitgeber für einen virtuellen Assistenten sind Unternehmen mit einem Remote-First Arbeitsmodell.

Interviewfragen verfügbar

Zu unseren Interviewfragen für Virtual Assistants

Virtual Assistant Stellenbeschreibung (Muster)

Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter:innen.

Über die Rolle

English

Deutsch

Are you an excellent independent worker who has impeccable organisational skills? Can you locate and file data in the blink of an eye and communicate this information effectively between teams? Do you thrive when working to tight deadlines? Well, good news, you’re exactly who {Company_Name} is looking for!

We’re on the hunt for a Virtual Assistant who will help us to streamline our data entry processes and who can provide us with support with various administrative tasks. You will be working remotely with our HR and finance departments to create, process and track invoices and expense reports as well as collect vital data from between teams.

As the role will be performed remotely, it’d be great if you’ve worked with {software} before, as you’ll be using this to work with our team.

Du bist ein hervorragender selbständiger Mitarbeiter mit tadellosem Organisationstalent? Du kannst Daten blitzschnell lokalisieren und ablegen und Informationen effektiv an die betreffenden Teams kommunizieren? Du hast keine Probleme mit Zeitdruck? Dann haben wir eine gute Nachricht: Du bist genau derjenige, den {Unternehmen_Name} sucht!

Wir sind auf der Suche nach einem virtuellen Assistenten, der uns hilft, unsere Dateneingabeprozesse zu rationalisieren und uns bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben unterstützt. Du wirst per Fernzugriff mit unserer Personal- und Finanzabteilung zusammenarbeiten, um Rechnungen und Spesenabrechnungen zu erstellen, zu bearbeiten und zu verfolgen sowie wichtige Daten zwischen den Teams zu sammeln.

Da die Aufgabe Remote ausgeübt wird, wäre es toll, wenn du mit {Software} bereits gearbeitet hast, da du diese für die Zusammenarbeit mit unserem Team nutzen wirst.

In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben der Bewerber:innen. Sie sollten ganz klar darlegen, was ein:e Bewerber:in von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
Verwenden Sie eine Sprache, die potenzielle Bewerber:innen direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidat:innen schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was seine Leitwerte sind.

Virtual Assistant Zuständigkeiten

English

Deutsch

Keep in mind, these are just draft responsibilities for a Virtual Manager’s job description. The tasks your team actually need to complete may differ, so it’s best that you check carefully and edit this list where needed.

• Organising data entry and file organisation across multiple departments.
• Communicating with team members on numerous projects.
• Creating and tracking invoices.
• Managing various budgets for different departments.
• Working with confidential information.
• Suggesting improvements for current processes in order to streamline tasks.
• Providing ad-hoc admin support to the team when needed.
• Managing cross-team communication when vital data is quickly needed.

Denken Sie daran, dass dies nur ein Entwurf für die Aufgabenbeschreibung eines Virtual Assistants ist. Die Aufgaben, die Ihr Team tatsächlich zu erledigen hat, können davon abweichen. Prüfen Sie daher sorgfältig und bearbeiten Sie die Liste bei Bedarf.

• Du organisierst die Dateneingabe und die Dateiorganisation über mehrere Abteilungen hinweg.
• Du kommunizierst mit Teammitgliedern über zahlreiche Projekte.
• Du unterstützt unser Finanzteam bei der Erstellung von Rechnungen und der Überwachung von Zahlungseingängen.
• Du verwaltest die Budgets der verschiedenen Abteilungen.
• Du arbeitest mit sensiblen Daten und vertraulichen Informationen.
• Du unterbreitest Verbesserungsvorschläge für laufende Prozesse, um Aufgaben zu rationalisieren.
• Du leistest dem Team bei Bedarf kurzfristige administrative Unterstützung.
• Du unterstützt die teamübergreifende Kommunikation, wenn wichtige Daten schnell benötigt werden.

Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, Bewerber:innen mit den benötigten Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden.
Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die potenzieller Bewerber:innen verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die Bewerber:innen wirklich brauchen, um die Stelle erfolgreich auszufüllen.
Sofern Quereinsteiger:innen für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Virtual Assistant Anforderungen

English

Deutsch

Remember, the listed requirements are just examples for a Virtual Administrative Assistant. Your specific role requirements will probably vary slightly, so it is important that you edit this draft to match your exact needs.

• Excellent written and verbal communication skills.
• Experience with data filing and organisation.
• As Virtual Assistant jobs work from home, you must be able to work well independently.
• Experience handling confidential information.
• Strong time management skills.
• Practical experience with organisation software (e.g. Microsoft Office.)
• Proven experience with desktop sharing, file sharing and cloud storage.
• Previous experience in an assistant role is preferred.

Denken Sie bitte daran, dass die aufgeführten Anforderungen nur Beispiele für einen Virtual Assistant sind. Die Anforderungen an Ihre spezifische Rolle werden wahrscheinlich leicht variieren, daher ist es wichtig, dass Sie diesen Entwurf so bearbeiten, dass er genau Ihren Bedürfnissen entspricht.

• Du bringst ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit.
• Du hast bereits Erfahrung mit der Ablage und Organisation von Daten.
• Deine Arbeitsweise ist von Selbstständigkeit und hoher Disziplin geprägt.
• Du bist erfahren im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Du verfügst über ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement.
• Du besitzt Anwenderkenntnisse innerhalb verschiedenen Organisationssoftwares (z. B. Microsoft Office).
• Du kannst Erfahrung mit Desktop- und Filesharing sowie Cloud-Speicherung nachweisen.
• Du hast idealerweise bereits in einer früheren Assistenzfunktion vergleichbare Informationen gesammelt.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidat:innen verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidat:innen mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidat:innen sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich das auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.