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Stellenanzeigen-Vorlage

Rezeptionist

Was genau macht ein Rezeptionist, fragen Sie sich? Rezeptionisten sind in vielerlei Hinsicht das Gesicht des Unternehmens. Ihre Aufgabe ist es, Besucher zu begrüßen und willkommen zu heißen, das Telefon zu beantworten und sich um die allgemeine Büroverwaltung zu kümmern.

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Was beinhaltet die Stellenbeschreibung eines Rezeptionisten?

Rezeptionisten sind für den Empfangsbereich eines Unternehmens zuständig und haben eine Vielzahl von Aufgaben. Die Büro- und Inventarverwaltung, die Begrüßung von Klienten und Kunden, das Führen von Besuchern durch das Unternehmen und das Beantworten von Telefonanrufen sind nur einige Beispiele für die Aufgaben eines Rezeptionisten.

Wesentliche Bestandteile der Stellenbeschreibung eines Rezeptionisten:

  • Rezeptionisten und Rezeptionistinnen finden sich in allen Branchen, von mittelständischen Unternehmen bis hin zu Konzernen.
  • Ihr Aufgabenbereich und ihre spezifische Rolle hängen oft stark von der Größe des Unternehmens ab, da sie in kleineren Unternehmen in der Regel ein breiteres Spektrum an Aufgaben haben.
  • Als erste Anlaufstelle für viele Ihrer Geschäfts- und Privatkunden sollte der/die Empfangsmitarbeiter/in ein besonders warmherziger und freundlicher Gesprächspartner mit tadellosen organisatorischen Fähigkeiten sein.
  • Rezeptionisten sind zentrale Personen in Ihrem Unternehmen, die mit Kollegen aus allen Abteilungen zusammenarbeiten müssen.

Rezeptionist Stellenbeschreibung (Muster)

  • Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
  • Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
  • Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter.

Über die Rolle

English

English

Deutsch

Do you have positive energy and a welcoming smile that brightens the room? Do you make a great first impression? Are you always both friendly and professional in your communication, whether in-person or over the phone? Then you might just be the person we’re looking for!

We are currently looking for a new Receptionist to manage the reception area of {Company_Name} HQ in {Company_Location}. As the first point of contact for new and existing customers, you will become the face of our organisation. Meeting and greeting people, directing visitors, and answering the phone are some of your main tasks. You will also be in charge of most of our office management, which includes responsibilities such as ordering office supplies and overseeing office maintenance.

To be successful in this role you need to have excellent communication skills (both written and verbal). impeccable organisational skills, and the ability to handle pressure. Do you think you’re up for the challenge? Then apply with us today!
Du steckst voller positiver Energie und hast ein einladendes Lächeln, das den Raum erhellt? Du machst einen guten ersten Eindruck? Du bist immer freundlich und professionell in deiner Kommunikation, ob persönlich oder am Telefon? Du bist ein multitaskingfähiges, belastbares Organisationstalent und bewahrst auch in stressigen Situationen stets die Ruhe? Dann bist du genau die Person, nach der wir suchen!

Wir von {Unternehmen_Name} suchen derzeit einen Rezeptionisten (m/w/d) für den Empfangsbereich unseres Hauptsitzes in {Firmenstandort}. Als erste Anlaufstelle für neue und bestehende Kunden bist du das Gesicht und die Stimme unseres Unternehmens und sorgst von der Begrüßung über die Weiterleitung bis zur Verabschiedung für ein rundum positives Kundenerlebnis. Du verantwortest außerdem, dass die benötigten Arbeits- und Büromaterialien jederzeit verfügbar und einsatzbereit sind. Bewirb dich jetzt und werde Teil unseres motivierten Teams!
  • In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben des Bewerbers. Sie sollten ganz klar darlegen, was der Bewerber von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
  • Verwenden Sie eine Sprache, die den Bewerber direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
  • Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidaten schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
  • Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was sind seine Leitwerte sind.

Rezeptionist Zuständigkeiten

English

English

Deutsch

Remember these are example responsibilities, not all of these will be relevant to your specific job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• Meet and greet visitors to our office in a professional, friendly, and warm manner.
• Respond to visitor questions and direct them to the right person or department.
• Answer phone calls politely and provide assistance.
• Assist customers and colleagues with office equipment operations, such as printing documents or cleaning the coffee machine.
• Manage the reception area and ensure it is clean and tidy at all times.
• Receive and distribute any incoming mail or deliveries.
• Conduct office management duties, such as keeping inventory of our office supplies and ordering new office equipment when needed.
• Schedule meetings and update company calendars.
Denken Sie daran, dass es sich hier um Beispiele für Aufgaben handelt, die nicht alle für Ihre spezifische Stellenanzeige relevant sind. Bitte passen Sie den Text an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Du empfängst und begrüßt Besucher in unserem Büro professionell, freundlich und herzlich.
• Du beantwortest die Fragen der Besucher und verweist sie an die richtige Person oder Abteilung.
• Du nimmst Telefonanrufe höflich entgegen und bietest Hilfe an.
• Du unterstützt deine Kollegen bei der Bedienung von Bürogeräten, z. B. beim Drucken von Dokumenten oder Reinigen der Kaffeemaschine.
• Du verwaltest den Empfangsbereich und sorgst dafür, dass er stets sauber und aufgeräumt ist.
• Du nimmst eingehende Post oder Lieferungen entgegen und verteilst sie.
• Du erledigst Verwaltungsaufgaben, wie z. B. die Inventarisierung unseres Büromaterials und die Bestellung neuer Büromaterialien, falls erforderlich.
• Du planst Besprechungen und aktualisierst den Terminkalender des Unternehmens.
  • Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, den Bewerber mit den Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden, die ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit helfen werden.
  • Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die des potenziellen Bewerbers verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die der Bewerber braucht, um die Stelle erfolgreich zu auszufüllen.
  • Sofern Quereinsteiger für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Rezeptionist Anforderungen

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Deutsch

Remember these are example requirements, not all of these will be relevant to your specific job ad. Please edit the text to match your company’s needs.

• Proven work experience as a Receptionist or in a similar capacity.
• Professional, warm, and friendly personality.
• Excellent interpersonal and communication skills.
• Great phone handling skills.
• Proficient in word processing, emailing, and calendar scheduling tools such as Microsoft Office or the Google Suite.
• High typing speed of at least 40 wpm.
• Ability to multitask and independently prioritise your workload.
• Excellent time management skills.
• Some office management experience (e.g. taking inventory) is strongly preferred.
• Fluent in (professional) English in both writing and speaking.
Denken Sie daran, dass es sich hierbei um Beispielanforderungen handelt, die nicht alle auf Ihre spezifische Stellenanzeige zutreffen. Bitte passen Sie den Text an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

• Du bringst nachweislich Berufserfahrung als Rezeptionist oder in einer ähnlichen Funktion mit.
• Du bist eine professionelle, herzliche und freundliche Persönlichkeit.
• Du verfügst über ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Du hast eine freundliche Telefonstimme und pflegst erstklassige Umgangsformen am Telefon.
• Du beherrschst die Textverarbeitungs-, E-Mail- und Kalenderprogramme wie Microsoft Office oder die Google Suite.
• Du tippst blitzschnell und kannst Informationen im Handumdrehen verschriftlichen.
• Du beherrschst hervorragende Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten und kannst deine Aufgaben selbständig priorisieren.
• Du besitzt idealerweise bereits Erfahrung in der Büroorganisation (z. B. Inventur).
• Du beherrschst die englische Sprache fließend in Wort und Schrift.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidaten verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidaten mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

  • Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
  • Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
  • Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidaten sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich dies auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

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