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Stellenanzeigen-Vorlage Bürokauffrau / Bürokaufmann

Kennen Sie den Unterschied

Stellenanzeigen schreiben kann zeitaufwändig und mühsam sein, vor allem, wenn es sich um eine Rolle handelt, mit der man noch nicht allzu vertraut ist. Bevor Sie die Stellenanzeige für Bürokauffrau oder Bürokaufmann bzw. Office Administrator (m/w/d) online schalten, hier noch ein kurzer Blick auf die gängigsten Berufsbilder der Verwaltung. Was macht zum Beispiel ein Bürokaufmann/eine Bürokauffrau, was ein Office Manager nicht macht? Welche Unterschiede gibt es zwischen der Rolle eines Verwaltungskoordinators und der eines Assistenten der Geschäftsführung?

Kurz gesagt: Bürokaufleute leisten Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben, Office Manager unterstützen das gesamte Team bei der Erstellung von Richtlinien und Verfahren, ein Verwaltungskoordinator kümmert sich hauptsächlich um Daten und Berichte und ein Assistent der Geschäftsführung ist auf die Unterstützung der Führungsebene spezialisiert.

  • Bürokaufleute (Bürokauffrauen/-männer) sorgen für den reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Von der Organisation von Besprechungen und Terminen zwischen Abteilungen und Besuchern vor Ort bis hin zur Überwachung von Rechnungen und Lagerbeständen – sie sind dafür verantwortlich, dass das Büro sein volles Produktivitätspotenzial ausschöpfen kann.
  • Assistenten der Geschäftsführung (CEO Assistants) sind auf die Verwaltung des Kalenders, der Ausgaben und der administrativen Aufgaben eines CEO spezialisiert. Zu ihren Aufgaben gehören die Planung von Besprechungen, E-Mails und Telefonaten im Namen des CEO sowie die Planung seiner Reisen, die Organisation seiner Akten und andere Verwaltungsaufgaben.
  • Ein Office Manager ist nicht nur für die Verwaltungsaufgaben des Teams zuständig, sondern auch für die Entwicklung und Verbesserung von Strategien und Verfahren innerhalb eines Büros. Der Office Manager kann zudem die Kommunikation mit Besuchern vor Ort überwachen und die Führung bei der Verwaltung des Bürobudgets übernehmen.
  • Verwaltungskoordinatoren (Administrative Coordinators) tragen dazu bei, dem Team den Rücken freizuhalten, indem sie es bei der Datenerfassung und bei unterschiedlichen Verwaltungsaufgaben unterstützen. Das Aufgabenspektrum variiert von Unternehmen zu Unternehmen, aber häufig zählt die Planung von Sitzungen, das Recherchieren und Bereitstellen wichtiger Informationen für verschiedene Abteilungen und die Organisation von Budgets zu deren Tätigkeitsfeld.

Stellenanzeigen-Vorlage

  • Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
  • Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
  • Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter.

Über die Rolle

Are you skilled in communication and organisation? Do you excel when it comes to managing a budget and keeping tabs on stock levels? Or, does the possibility of optimising and ensuring an office is running at full potential excite you? If you’ve checked all these boxes, we’ve got the role for you at {Company_Name}.

As the Office Administrator, you’ll work closely with each department in the team and become an integral part of handling administrative tasks all across the office. From budget management to taking charge of communications with internal and external stakeholders, this role envelopes a variety of tasks sure to test your skills and ensure no two days are the same.

You can be sure to gain valuable experience and insights across all areas of office management, including delivering reports and preparing presentations!
Du bist ein Kommunikations- und Organisationstalent? Du bist gut in der Verwaltung eines Budgets und der Überwachung der Lagerbestände? Die Möglichkeit, ein Büro zu optimieren und sein volles Potenzial auszuschöpfen, reizt dich? Wenn du alle diese Kriterien erfüllst, haben wir die richtige Stelle für dich bei {Company_Name}.

Als Bürokaufmann/-frau arbeitest du eng mit allen Abteilungen des Teams zusammen und bist ein fester Bestandteil bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben im gesamten Büro. Von der Verwaltung des Budgets bis hin zur Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern umfasst diese Funktion eine Vielzahl von Aufgaben, die deine Fähigkeiten auf die Probe stellen und dafür sorgen, dass kein Tag wie der andere ist.

Bewirb dich jetzt und erweitere deine Kenntnisse in allen Bereichen des Büromanagements, einschließlich der Erstellung von Berichten und der Vorbereitung von Präsentationen!
  • In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben des Bewerbers. Sie sollten ganz klar darlegen, was der Bewerber von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
  • Verwenden Sie eine Sprache, die den Bewerber direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
  • Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidaten schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
  • Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was sind seine Leitwerte sind.

Zuständigkeiten

Remember these responsibilities are just examples for an Office Administrator job description, not all of these will be relevant to your company’s specific needs. There could also be other essential skills that we’ve not mentioned! Please edit this draft text to match your position’s exact responsibilities.

• Handling communication and appointments both on-site and off-site for various departments.
• Ensuring office tools and equipment are functioning and well-stocked.
• Managing and reporting on the budget for various areas of the office.
• Offering support via data entry and reporting for numerous departments.
• Scheduling agendas, travel arrangements and accommodation for management teams.
• Ensuring all offices activities run in adherence to company policies and procedures.
• Assisting team members with ad-hoc activities where possible.
Denken Sie daran, dass es sich bei diesen Aufgaben nur um Beispiele für die Stellenbeschreibung einer Bürokauffrau/eines Bürokaufmanns handelt, die nicht alle für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens relevant sind. Es könnte auch andere wichtige Fähigkeiten geben, die wir nicht erwähnt haben! Bitte ändern Sie diesen Textentwurf so, dass er genau den Aufgaben Ihrer Stelle entspricht.

• Du verantwortest die reibungslose Abwicklung von Kommunikation und Terminen sowohl vor Ort als auch außerhalb des Hauses für verschiedene Abteilungen.
• Du stellst sicher, dass die Büroausstattung und Geräte funktionstüchtig und gut bestückt sind.
• Du verwaltest das Budget für verschiedene Bereiche des Büros und erstattest Bericht.
• Du unterstützt uns bei der Datenerfassung und Berichterstattung für zahlreiche Abteilungen.
• Du planst Tagesordnungen und Reisearrangements und buchst Unterkünfte für Managementteams.
• Du stellst sicher, dass alle Büroaktivitäten gemäß unserer Unternehmensrichtlinien und -verfahren durchgeführt werden.
• Du unterstützt unsere Teammitgliedern bei Ad-hoc-Tätigkeiten, soweit möglich.
  • Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, den Bewerber mit den Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden, die ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit helfen werden.
  • Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die des potenziellen Bewerbers verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die der Bewerber braucht, um die Stelle erfolgreich zu auszufüllen.
  • Sofern Quereinsteiger für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Anforderungen

Remember these requirements are just a draft for an Office Administrator’s resume not all of these will be relevant to the specific role you’re recruiting for and there may be others that you require! Please edit this draft text to match your needs more accurately.

• Impeccable organisational skills.
• Highly proficient in Microsoft Office.
• Skills with other office management software is a plus!
• Great written and verbal communication skills.
• Excellent time management and prioritisation skills.
• Strong forward-thinking ability.
• Previous experience in an office administration or assistant role preferred.
Denken Sie daran, dass es sich bei diesen Anforderungen nur um einen Entwurf für den Lebenslauf einer Bürokauffrau/eines Bürokaufmanns handelt. Nicht alle dieser Anforderungen sind für die Stelle, für die Sie sich bewerben, relevant, und es kann sein, dass Sie noch weitere benötigen! Bitte bearbeiten Sie diesen Textentwurf, damit er Ihren Anforderungen besser entspricht.

• Du kannst eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorweisen.
• Du bringst Berufserfahrung aus einer vorherigen Büroverwaltungs- oder Assistententätigkeit mit.
• Du besitzt herausragendes Organisationstalent.
• Du besitzt sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office. Kenntnisse im Umgang mit anderen gängigen Büroverwaltungssoftwares sind von Vorteil!
• Du verfügst über sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Du beherrschst ein ausgezeichnetes Zeitmanagement und kannst Prioritäten setzen.
• Du denkst und handelst proaktiv und bist immer einen Schritt voraus.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidaten verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidaten mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

  • Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
  • Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
  • Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidaten sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich dies auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

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