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Stellenanzeigen-Vorlage Assistenz der Geschäftsführung

Kennen Sie den Unterschied

Stellenanzeigen schreiben kann zeitaufwändig und mühsam sein, vor allem, wenn es sich um eine Rolle handelt, mit der man noch nicht allzu vertraut ist. Bevor Sie die Stellenanzeige für Ihre neue Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) online schalten, hier noch ein kurzer Blick auf die gängigsten Berufsbilder der Verwaltung. Auf welche Fähigkeiten sind Assistenten der Geschäftsführung beispielsweise spezialisiert, die Office-Manager nicht haben? Und was unterscheidet die Rolle eines Verwaltungskoordinators von der eines Office Managers?

Kurz gesagt: Assistenten der Geschäftsführung unterstützen speziell den/die Geschäftsführer, Office Manager unterstützen das gesamte Team in der Verwaltung und Kommunikation und Verwaltungskoordinatoren sind auf Datenerfassung und Terminplanung spezialisiert.

  • Assistenten der Geschäftsführung (CEO Assistants) verfügen über Fachkenntnisse in den Bereichen Verwaltung, Terminplanung und Kommunikation. Ihre Aufgabe besteht in erster Linie in der Verwaltung des Kalenders, der Ausgaben und der Übernahme administrativer Aufgaben des CEO eines Unternehmens. Sie sind in der Lage, im Namen des Geschäftsführers mit Interessengruppen zu kommunizieren, Spesenabrechnungen auszufüllen und andere ähnliche Verwaltungsaufgaben zu erledigen.
  • Office Manager spezialisieren sich auf die Unterstützung der Vor-Ort-Büroverwaltung eines Teams. Der Office Manager ist in der Regel für die Kommunikation mit Besuchern vor Ort zuständig, pflegt die Büroausstattung und den Lagerbestand und ist für die Verwaltung des Bürobudgets verantwortlich.
  • Ein Virtueller Assistent (Virtual Assistant) unterstützt ein Team aus der Ferne bei verschiedenen Verwaltungsaufgaben. Welche Aufgaben ein virtueller Assistent übernimmt, hängt in der Regel von den Bedürfnissen des Teams ab, umfasst aber in der Regel Buchhaltung, Budgetverwaltung, Datenerfassung und die Unterstützung bei der Kalenderorganisation.
  • Verwaltungskoordinatoren (Administrative Coordinators) sorgen dafür, dass die Verwaltungsaufgaben eines Teams reibungslos ablaufen und die Kommunikation gut organisiert ist. Die Erfassung von Daten, die Organisation und Planung von Sitzungen, das rasche Auffinden wichtiger Informationen für verschiedene Abteilungen und die Unterstützung bei der Haushaltsverwaltung fallen alle in den Verantwortungsbereich dieser Funktion.

Stellenanzeigen-Vorlage

  • Beschreiben Sie die Rolle klar und deutlich. So müssen Sie sich nicht durch zu viele Lebensläufe kämpfen, um Ihren Superstar zu finden.
  • Auch wenn Sie versucht sein mögen, in diesem Abschnitt Aufzählungspunkte zu verwenden: Widerstehen Sie dem Drang! Erzählen Sie eine Geschichte, zeigen Sie all die coolen Themen auf, für die sie zuständig wären, und machen Sie ihnen so richtig Lust auf die Bewerbung.
  • Konzentrieren Sie sich hier mehr auf Ihre Unternehmenskultur und Ihren Leitgedanken als auf die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter.

Über die Rolle

Do your calendar organisation skills borderline expert levels? Are you a master in verbal and written communication? Have you got experience in budget management? If you’ve answered yes to each of these questions, this Personal Assistant to the CEO position at {Company_Name} is a perfect fit for you.

This position reports directly to the CEO of the company and is an exciting opportunity to handle business communications, data entry and schedule management at a founder level. Your responsibilities will vary from day to day, but will often include planning and booking travel, tracking and filing the CEO’s expenses and compiling correspondence and reports.

You’ll also have the chance to communicate with various departments within the company, as well as external stakeholders, on behalf of the CEO.
Du bist ein Experte in Sachen Kalenderorganisation? Du bist ein Meister der mündlichen und schriftlichen Kommunikation? Du hast Erfahrung in der Budgetverwaltung? Wenn du jede dieser Fragen mit "Ja" beantwortet hast, ist diese Stelle als persönlicher Assistent der Geschäftsführung bei {Unternehmen_Name} eine spannende Gelegenheit für dich.

In dieser Position bist du dem CEO des Unternehmens direkt unterstellt und übernimmst die Geschäftskommunikation, die Datenerfassung und das Terminmanagement auf der Ebene der Geschäftsführung. Deine täglich variierenden Aufgaben umfassen unter anderem die Planung und Buchung von Reisen, die Verfolgung und Ablage der Ausgaben des CEO und die Erstellung von Korrespondenz und Berichten.

Du erhältst außerdem die Möglichkeit, im Namen des CEO mit verschiedenen Abteilungen innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Interessengruppen zu kommunizieren.
  • In diesem Abschnitt geht es ausschließlich um die Erfahrungen und Aufgaben des Bewerbers. Sie sollten ganz klar darlegen, was der Bewerber von der Stelle erwarten kann, nicht vom Unternehmen selbst.
  • Verwenden Sie eine Sprache, die den Bewerber direkt anspricht; die Verwendung von „Du“, „wir“ und „unser“ wirkt sich positiv aus.
  • Zu viele Stichpunkte suggerieren extrem umfangreiche Tätigkeitsfelder und können potenzielle Kandidaten schnell zum Abbruch bewegen, da sie sehr erschlagend wirken. Bitte passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste unbedingt an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie nicht benötigte Zuständigkeiten entfernen und ggf. abweichende ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Die in diesem Abschnitt genannten Hard Skills sind wichtig, aber übersehen Sie nicht die Bedeutung von Soft Skills wie Kommunikation und Teamfähigkeit, die einen großen Unterschied in der Art und Weise ausmachen können, wie Menschen miteinander arbeiten und sich beruflich weiterentwickeln.
  • Lassen Sie, wenn möglich, einfließen, woran Ihr Unternehmen glaubt und was sind seine Leitwerte sind.

Zuständigkeiten

Remember these responsibilities are just examples for a CEO’s Personal Assistant job description, not all of these will be relevant to your company’s specific needs. Plus, there may be other responsibilities that we’ve not mentioned! Please edit this draft text to match your company’s needs.

• Handling emails, phone calls and other communication for the CEO.
• Researching and booking transportation and accommodation for any necessary travel.
• Assist with data entry and file management.
• Receiving and delivering messages and information to relevant parties.
• Managing the CEOs calendar, including arranging meetings, appointments and other relevant events.
• Filing and tracking any needed expenses, receipts or invoices.
• Prioritising and resolving any scheduling conflicts.
• Attending meetings or networking events as needed.
• Implementing time-saving strategies where possible.
Denken Sie daran, dass diese Aufgaben nur Beispiele für eine Stellenbeschreibung für Verwaltungskoordinatoren sind, die nicht alle auf Ihre spezifische Stellenanzeige zutreffen werden. Und vielleicht gibt es noch weitere Aufgaben, die wir nicht erwähnt haben! Bitte bearbeiten Sie diesen Textentwurf, damit er den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

• Du kümmerst dich um E-Mails, Telefonanrufe und andere Kommunikationskanäle der Geschäftsführung.
• Du findest und buchst geeignete Transportmittel und Unterkünfte für alle notwendigen Reisen.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Datenerfassung und Aktenverwaltung.
• Du nimmst Nachrichten und Informationen entgegen und leitest sie an die zuständigen Stellen weiter.
• Du verwaltest den Kalenders der Geschäftsführung, einschließlich der Organisation von Meetings, Terminen und anderen wichtigen Veranstaltungen.
Erfassung und Nachverfolgung aller erforderlichen Ausgaben, Quittungen und Rechnungen.
• Du setzt Prioritäten und löst Terminkonflikte.
• Du nimmst in Vertretung nach Bedarf an Sitzungen oder Netzwerkveranstaltungen teil.
• Du setzt Strategien zur Zeitersparnis ein, wo immer dies möglich ist.
  • Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, den Bewerber mit den Fähigkeiten und Qualifikationen zu finden, die ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit helfen werden.
  • Konzentrieren Sie sich unbedingt auf die Schlüsselqualifikationen Ihrer vakanten Position und passen Sie die nachfolgende breit gefächerte Liste an diese an, indem Sie nicht benötigte Anforderungen entfernen und ggf. abweichende Anforderungen ergänzen. Nach unserer Erfahrung funktionieren 5–6 Stichpunkte am besten.
  • Vermeiden Sie allzu ausführliche Formulierungen, denn das würde sowohl Ihre Zeit als auch die des potenziellen Bewerbers verschwenden. Nutzen Sie nur Anforderungen, die ein wesentlicher Bestandteil dieser Aufgabe sind und die der Bewerber braucht, um die Stelle erfolgreich zu auszufüllen.
  • Sofern Quereinsteiger für Sie infrage kommen, vergessen Sie bitte nicht, auch diese ausdrücklich zur Bewerbung zu ermutigen.

Anforderungen

Remember these requirements are just examples for a CEOs Personal Assistant resume, not all of these will be relevant to the role you’re advertising for and there may be others that we’ve not included! Please edit this draft text to match your role requirements accurately.

• Extremely strong organisational skills.
• Proficient in Microsoft office.
• Great written and verbal communication skills.
• Strong problem solving and prioritisation abilities.
• Excellent time management skills.
• Proven ability in travel arrangements and scheduling meetings/appointments.
• 2-5 years previous experience in a Personal Assistant or Executive Assistant role.
• Experience in a C-Level Assistant role is a plus!
Denken Sie daran, dass diese Anforderungen nur Beispiele für den Lebenslauf eines persönlichen Assistenten des Geschäftsführers sind. Nicht alle dieser Anforderungen sind für die Stelle, die Sie ausschreiben, relevant. Es kann außerdem weitere Anforderungen geben, die wir nicht aufgeführt haben! Bitte bearbeiten Sie diesen Textentwurf so, dass er den Anforderungen Ihrer Stelle genau entspricht.

• Du bringst 2-5 Jahre Berufserfahrung als Personal Assistant oder Executive Assistant mit. Erfahrungen aus einer vorherigen Tätigkeit als C-Level-Assistent sind ein Plus!
• Du verfügst über sehr gute organisatorische Fähigkeiten.
• Du kennst dich in n Microsoft Office aus wie in deiner Westentasche.
• Du besitzt hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Du bringst ausgeprägte Fähigkeiten zur Problemlösung und Priorisierung mit.
• Du verfügst über ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten.
• Du kannst Erfahrungenen in der Organisation von Reisen und der Planung von Sitzungen/Terminen nachweisen.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidaten verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidaten mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

  • Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
  • Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
  • Videos über Ihr Unternehmen

Je besser potenzielle Kandidaten sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich dies auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

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