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Interview questions

Facility Manager

Für das Vorstellungsgespräch

Ein positiver Einstieg

Was gefällt dir am meisten an deiner Arbeit als Facility Manager:in?

Kannst du mir ein wenig über deinen bisherigen beruflichen Werdegang erzählen?

Warum wolltest du Facility Manager:in werden?

Verhaltensbezogene Fragen

  • Erzähle mir von einer Situation, in der du mit der Leitung eines großen Projekts beauftragt warst. Wie hast du die Situation gemeistert?
  • Diese Frage vermittelt Ihnen eine Vorstellung davon, wie diese Person arbeitet und Projekte verwaltet, was einen großen Teil der Rolle des Facility Managers ausmacht.
  • Beschreibe mir von einer Situation, in der du einen Vertrag mit einem externen Lieferanten aushandeln musstest. Wie hast du den Preis bestimmt, um den du verhandeln wolltest, und wie hast du das gewünschte Ergebnis erzielt?
  • Verhandlungsgeschick ist für jeden erfolgreichen Facility Manager unerlässlich. Oft erhalten sie von der obersten Leitung ein Budget und müssen sicherstellen, dass ein Projekt innerhalb dieses Budgets bleibt. Um dies zu erreichen, ist Verhandlungsgeschick entscheidend.
  • Berichte mir von einer Situation, in der du eine höhere Führungsebene um ein größeres Budget bitten musstest. Wie bist du an die Situation herangegangen?
  • Manchmal reicht das Verhandeln allein nicht aus, und das Projekt lässt sich nicht mehr im Rahmen des ursprünglichen Budgets durchführen. In diesem Fall muss der Facility Manager dieselbe Verhandlungstaktik anwenden, aber diesmal gegenüber seinen Vorgesetzten.

Soft Skills

  • Wie behältst du den Überblick über verschiedene Aufgaben und Fristen, wenn du an einem großen Projekt mit verschiedenen Beteiligten arbeitest?
  • Das Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil dieser Funktion. Herausragende Organisationsfähigkeiten sind essenziell, um das Projekt stetig auf Kurs und die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
  • Schildere mir, wie du vorgehst, wenn du ein Team bezüglich seiner Aufgaben im Rahmen eines Großprojekts unterweisen musst; z. B. ein Reinigungsteam anweisen, was zu tun ist, damit die neue Einrichtung für die Kunden bereit ist.
  • Zum Projektmanagement gehört auch das Delegieren von Aufgaben, und erfolgreiches Delegieren beginnt mit einer klaren Einsatzbesprechung.
  • Erkläre mir, wie du im Falle eines Einbruchs in einer unserer Einrichtungen vorgehen würdest.
  • Dies ist ein häufiges Problem, mit dem Facility Manager bei der Arbeit konfrontiert werden. Ein erfahrener Kandidat kann hier ein geeignetes Procedere beschreiben, wie er mit einer solchen Situation umgeht.

Hard Skills

  • Welche Projektmanagement-Software und -Tools verwendest du bisher?
  • Eine Frage, um ihre Software-Kenntnisse und ihre Nutzererfahrungen mit diesen zu evaluieren.
  • Verfügst du über Gesundheits- und Sicherheitszertifizierungen oder ähnliche Bescheinigungen?
  • Bei dieser Frage geht es um die Feststellung von Zusatzqualifikationen, die der Bewerber vorweisen kann.
  • Wie groß waren die Budgets und Teams, die du in der Vergangenheit geleitet und verwaltet hast?
  • Daraus können Sie ersehen, in welchem Umfang der Bewerber in der Vergangenheit Projekte geleitet hat und ob dies mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmt.

Operative / Situative Fragen

  • Rückblende ins Jahr 2020. Von einem Tag auf den anderen ordnet die Regierung an, dass alle PSA-Masken tragen müssen, dass zwischen den Schreibtischen Sichtschutzwände installiert werden müssen und dass die Gehwege in eine Richtung führen müssen. Du wirst beauftragt, dies so schnell wie möglich umzusetzen. Wo fängst du an und wie gehst du vor?
  • Leider eine sehr realistische Situation, mit der ein Facility Manager konfrontiert sein könnte. Finden Sie heraus, wie professionell und sicher ein Bewerber damit umgehen würde oder wie er es in der Vergangenheit gehandhabt hat!
  • Du genießt gerade einen schönen Sommerurlaub in Griechenland, als dein Telefon klingelt. Ein verzweifelter Kollege erklärt dir, dass es einen Brand gegeben hat und dass er als einziger Facility Manager im Unternehmen deine Hilfe bei der Beschaffung von Informationen wie den Versicherungsdaten des Unternehmens benötigt. Was wirst du tun?
  • Besonders wenn Ihr Unternehmen nur einen verantwortlichen Facility Manager hat, kann ein solches Problem auftreten. Niemand wird gerne in seinem Urlaub gestört, aber in manchen Extremfällen kann es einfach notwendig sein. Ob dies zutrifft, hängt von der Größe und dem Aufbau Ihres Unternehmens ab.
  • Angenommen, du beaufsichtigst kleinere Bauarbeiten im Büro, als der Bauleiter zu dir kommt und dir mitteilt, dass es zu Komplikationen gekommen ist und die Kosten doppelt so hoch sein werden wie ursprünglich vereinbart. Was unternimmst du als nächste Schritte?
  • Bauprojekte sind dafür bekannt, dass sie das vorgegebene Budget selten einhalten. Das kann bedeuten, dass Facility Manager sich an die höhere Führungsebene wenden müssen, um ein höheres Budget zu beantragen.

Die besten Interviewfragen für Facility Manager

Facility Manager: Fragen fürs Vorstellungsgespräch

Ein Facility Manager ist für alle Verwaltungs-, Wartungs- und Betriebsarbeiten sowie für Fragen im Zusammenhang mit Ihren Gebäuden zuständig. Ob es sich um die Koordinierung einer Büroerweiterung oder um die Überwachung von Gesundheits- und Sicherheitsprüfungen in den Räumlichkeiten handelt: Der Facility Manager sorgt dafür, dass alles reibungslos funktioniert und alle Räumlichkeiten stets in einem tadellosen Zustand sind.

Zu den essenziellen Fähigkeiten und Eigenschaften, die ein Bewerber für die Rolle als Facility Manager mitbringen sollte, gehören:

hervorragende organisatorische und planerische Fähigkeiten, da ihre Tätigkeit hauptsächlich in der Betreuung und Planung von (Groß-)Projekten besteht
Ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, um eine reibungslose Abstimmung mit internen und externen Beteiligten zu gewährleisten
Finanzieller Sachverstand, da sie mit Budgets arbeiten und Verträge mit Dritten aushandeln müssen

Facility Manager interviewen

Sobald Sie einige potenzielle Kandidaten für die Stelle gefunden haben, ist es an der Zeit, sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Dies ist eine aufregende Gelegenheit, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie sie nicht vergeuden. Wenn Sie unvorbereitet in das Gespräch gehen, haben Sie keine Chance, den richtigen Bewerber für die Stelle zu finden.

Da kommen unsere vorformulierten Fragen zum Vorstellungsgespräch für Facility Manager gerade recht. Mit diesen können Sie die Fähigkeiten und Erfahrungen Ihres Bewerbers noch gezielter testen und erhöhen gleichzeitig Ihre Chancen, den perfekten Kandidaten für die Stelle zu finden.

Bitte beachten Sie, dass die Fragen auf dieser Seite so gestaltet sind, dass sie bereits zu Beginn des Interviewprozesses gestellt werden können. Sie helfen Ihnen, Bewerber im Gespräch zu screenen und schnell festzustellen, ob jemand tatsächlich das Potenzial und die Fähigkeiten für die Stelle besitzt.

Vorstellungsgespräch eröffnen

Doch wie fangen Sie das Gespräch am besten an? Nun, nicht, indem Sie gleich mit schwierigen, berufsspezifischen Fragen beginnen.

Vorstellungsgespräche können für Bewerber nervenaufreibend sein. Anstatt sie also in einen stotternden, schockartigen Zustand zu versetzen, sollten Sie mit ein paar lockeren Einstiegsfragen zur Einstimmung beginnen. Sie helfen Bewerbern damit, sich wohlzufühlen und sich ein wenig mehr auf das Gespräch einzulassen, bevor sie auf die eigentlichen Einzelheiten eingehen. Im Gegenzug erhalten Sie viel authentischere und aussagekräftigere Informationen.

Für das Vorstellungsgespräch

Ein positiver Einstieg

Was gefällt dir am meisten an deiner Arbeit als Facility Manager:in?

Kannst du mir ein wenig über deinen bisherigen beruflichen Werdegang erzählen?

Warum wolltest du Facility Manager:in werden?

Verhaltensbezogene Fragen

  • Erzähle mir von einer Situation, in der du mit der Leitung eines großen Projekts beauftragt warst. Wie hast du die Situation gemeistert?
  • Diese Frage vermittelt Ihnen eine Vorstellung davon, wie diese Person arbeitet und Projekte verwaltet, was einen großen Teil der Rolle des Facility Managers ausmacht.
  • Beschreibe mir von einer Situation, in der du einen Vertrag mit einem externen Lieferanten aushandeln musstest. Wie hast du den Preis bestimmt, um den du verhandeln wolltest, und wie hast du das gewünschte Ergebnis erzielt?
  • Verhandlungsgeschick ist für jeden erfolgreichen Facility Manager unerlässlich. Oft erhalten sie von der obersten Leitung ein Budget und müssen sicherstellen, dass ein Projekt innerhalb dieses Budgets bleibt. Um dies zu erreichen, ist Verhandlungsgeschick entscheidend.
  • Berichte mir von einer Situation, in der du eine höhere Führungsebene um ein größeres Budget bitten musstest. Wie bist du an die Situation herangegangen?
  • Manchmal reicht das Verhandeln allein nicht aus, und das Projekt lässt sich nicht mehr im Rahmen des ursprünglichen Budgets durchführen. In diesem Fall muss der Facility Manager dieselbe Verhandlungstaktik anwenden, aber diesmal gegenüber seinen Vorgesetzten.

Soft Skills

  • Wie behältst du den Überblick über verschiedene Aufgaben und Fristen, wenn du an einem großen Projekt mit verschiedenen Beteiligten arbeitest?
  • Das Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil dieser Funktion. Herausragende Organisationsfähigkeiten sind essenziell, um das Projekt stetig auf Kurs und die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
  • Schildere mir, wie du vorgehst, wenn du ein Team bezüglich seiner Aufgaben im Rahmen eines Großprojekts unterweisen musst; z. B. ein Reinigungsteam anweisen, was zu tun ist, damit die neue Einrichtung für die Kunden bereit ist.
  • Zum Projektmanagement gehört auch das Delegieren von Aufgaben, und erfolgreiches Delegieren beginnt mit einer klaren Einsatzbesprechung.
  • Erkläre mir, wie du im Falle eines Einbruchs in einer unserer Einrichtungen vorgehen würdest.
  • Dies ist ein häufiges Problem, mit dem Facility Manager bei der Arbeit konfrontiert werden. Ein erfahrener Kandidat kann hier ein geeignetes Procedere beschreiben, wie er mit einer solchen Situation umgeht.

Hard Skills

  • Welche Projektmanagement-Software und -Tools verwendest du bisher?
  • Eine Frage, um ihre Software-Kenntnisse und ihre Nutzererfahrungen mit diesen zu evaluieren.
  • Verfügst du über Gesundheits- und Sicherheitszertifizierungen oder ähnliche Bescheinigungen?
  • Bei dieser Frage geht es um die Feststellung von Zusatzqualifikationen, die der Bewerber vorweisen kann.
  • Wie groß waren die Budgets und Teams, die du in der Vergangenheit geleitet und verwaltet hast?
  • Daraus können Sie ersehen, in welchem Umfang der Bewerber in der Vergangenheit Projekte geleitet hat und ob dies mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmt.

Operative / Situative Fragen

  • Rückblende ins Jahr 2020. Von einem Tag auf den anderen ordnet die Regierung an, dass alle PSA-Masken tragen müssen, dass zwischen den Schreibtischen Sichtschutzwände installiert werden müssen und dass die Gehwege in eine Richtung führen müssen. Du wirst beauftragt, dies so schnell wie möglich umzusetzen. Wo fängst du an und wie gehst du vor?
  • Leider eine sehr realistische Situation, mit der ein Facility Manager konfrontiert sein könnte. Finden Sie heraus, wie professionell und sicher ein Bewerber damit umgehen würde oder wie er es in der Vergangenheit gehandhabt hat!
  • Du genießt gerade einen schönen Sommerurlaub in Griechenland, als dein Telefon klingelt. Ein verzweifelter Kollege erklärt dir, dass es einen Brand gegeben hat und dass er als einziger Facility Manager im Unternehmen deine Hilfe bei der Beschaffung von Informationen wie den Versicherungsdaten des Unternehmens benötigt. Was wirst du tun?
  • Besonders wenn Ihr Unternehmen nur einen verantwortlichen Facility Manager hat, kann ein solches Problem auftreten. Niemand wird gerne in seinem Urlaub gestört, aber in manchen Extremfällen kann es einfach notwendig sein. Ob dies zutrifft, hängt von der Größe und dem Aufbau Ihres Unternehmens ab.
  • Angenommen, du beaufsichtigst kleinere Bauarbeiten im Büro, als der Bauleiter zu dir kommt und dir mitteilt, dass es zu Komplikationen gekommen ist und die Kosten doppelt so hoch sein werden wie ursprünglich vereinbart. Was unternimmst du als nächste Schritte?
  • Bauprojekte sind dafür bekannt, dass sie das vorgegebene Budget selten einhalten. Das kann bedeuten, dass Facility Manager sich an die höhere Führungsebene wenden müssen, um ein höheres Budget zu beantragen.

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