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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Was ist eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung, synonym häufig auch Tätigkeits- oder Funktionsbeschreibung genannt, ist ein klares, unmissverständliches und Personen-neutrales Anforderungsprofil (Aufgabenstellung, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen) zu einer Position innerhalb eines Unternehmens. 

Sie gilt als wichtiges Führungs- und Organisationsinstrument mit vielseitigen Einsatzmöglichkeiten, etwa als Grundlage für Arbeitsverträge oder Leistungsbeurteilungen.

Was ist der Unterschied zur Stellenanzeige?

Obwohl beide Begriffe häufig Synonym verwendet werden, gibt es doch ein paar wichtige Unterschiede zwischen Stellenbeschreibung und -anzeige, die Recruiter kennen sollten:

  • Ausführlicher als Stellenanzeigen: Die Stellenbeschreibung ist deutlich ausführlicher und präziser als eine -anzeige. Sie enthält zum Beispiel Handlungsziele, Kern- und Nebenaufgaben, Kompetenzen und Vorgesetzte bzw. Untergebene.
  • Kein direktes Qualifikationsprofil enthalten: Eine Stellenbeschreibung kann zwar allgemeine formale Anforderungen (z. B. Erfahrung in bestimmten Bereichen) aufführen, direkte Qualifikationsanforderungen (Studienabschluss, konkrete Hard oder Soft Skills) sind jedoch eher unüblich.
  • Internes Dokument: Die eigentliche Stellenbeschreibung ist ein internes Dokument und wird nicht veröffentlicht. Sie ist aber in verkürzter Form trotzdem Teil einer Stellenanzeige und ein wichtiger Teil des späteren vertraulichen Arbeitsvertrags.
  • Sagt mehr über die Position im Unternehmen aus: Die Stellenanzeige dient vor allem der Werbung neuer Mitarbeiter, sagt aber meist wenig über die tatsächliche Position innerhalb eines Unternehmens aus. Die Tätigkeitsbeschreibung hingegen gliedert die Position direkt in die Organisation ein (Abteilung, Vorgesetzte, Untergebene, Befugnisse, Führungsverantwortung, etc.)

Was gehört in eine Stellenbeschreibung?

Soll eine Tätigkeitsbeschreibung angefertigt werden, stellt sich zunächst die Frage, was grundsätzlich in eine Stellenbeschreibung gehört - und was nicht. Hier eine kleine Übersicht über die wichtigsten Elemente:

  • Stellenbezeichnung
  • Arbeitsort (Niederlassung, Hybrid, Remote, Büro)
  • Arbeitsmodell (Voll-/Teilzeit)
  • Gehalt (Spanne) und sonstige Leistungen
  • Abteilung und Funktion
  • Ziel der Stelle (qualitative, quantitative, entwicklungsbezogene Ziele)
  • Aufgabenstellung (unterteilt in Kern-, Haupt- und Nebenaufgaben)
  • Überlassene Arbeits- und Hilfsmittel
  • Pflichten und Verantwortungen (Information, Kommunikation, etc)
  • Befugnisse und ggf. Bevollmächtigungen
  • formale Anforderungen
  • Organisatorische Einbindung
  • Direkte Vorgesetzte und Untergebene
  • Mitarbeit in Gremien oder an Sonderprojekten
  • Stellvertretung
  • Schnittstellen der Zusammenarbeit
  • Angaben zur Leistungsbewertung (Häufigkeit, Kontext, Quellen, etc.)

Diese Angaben hingegen gehören grundsätzlich nicht in eine Stellenbeschreibung:

  • Direktes Anforderungsprofil (fachliche Qualifikationen)
  • personenbezogene Daten (z.B. Geschlecht, Name, etc.)
  • betriebsinterne Angaben

Achtung:

Hinsichtlich der exakten Inhalte gilt es zu unterscheiden, welchem Zweck die Stellenbeschreibung dient: 

Als Grundlage der Stellenanzeige ist es durchaus sinnvoll, auch bestimmte Qualifikationen in Form von Hard und Soft Skills zu dokumentieren, die als für die erfolgreiche Ausfüllung der Stelle essenziell zu betrachten sind; allerdings keine allzu spezifischen, um potenzielle Bewerber später nicht abzuschrecken.

Ein Arbeitsvertrag auf Basis einer solchen Funktions- bzw. Tätigkeitsbeschreibung muss hingegen wesentlich konkretere und auch betriebsinterne sowie personenbezogene Daten enthalten, verzichtet dann aber auf die Angaben der fachlichen Qualifikation.

Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung

Angesichts der Ausführlichkeit einer solchen Tätigkeits- oder Funktionsbeschreibung stellt sich Recruitern und Personalverantwortlichen naturgemäß die Frage des Kosten-Nutzen-Verhältnisses. Ist die Stellenbeschreibung ein effizientes Arbeitsmittel? Ein Blick auf die Vor- und Nachteile gibt weiteren Aufschluss:

Welche Vorteile bietet eine Tätigkeitsbeschreibung?

Die Tätigkeits- oder Funktionsbeschreibung klärt alle wichtigen Fragestellungen rund um eine bestimmte Position im Unternehmen im Vorhinein auf, was sie zu einer praktischen Arbeitsgrundlage macht. Darüber hinaus dürfen sich Personalverantwortliche über folgende Vorteile der Stellenbeschreibung freuen:

  • Erleichterung der Personalsuche: Eine gut ausgearbeitete Stellenbeschreibung verschafft Personalverantwortlichen einen besseren Eindruck davon, wonach gesucht wird und wo der Fokus liegt (Fähigkeiten, Kompetenzen, Zielvorgaben) - und erleichtert ihnen damit die Suche.
  • Mehrfach verwendbar: Eine Stellenbeschreibung beschreibt eine Funktion bzw. Tätigkeit statt einer Person und kann daher für mehrere ähnlich gelagerte Positionen genutzt werden, was besonders in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern sehr vorteilhaft ist. Eine personalisierte Version wird höchstens für hochrangige Mitglieder der Führungsebene erstellt.
  • Grundlage für andere wichtige Dokumente: Wer sich einmal die Mühe gemacht hat, ein detailliertes Anforderungsprofil zu erstellen, profitiert auch bei späteren Personalangelegenheiten davon; so kann eine Stellenbeschreibung zum Beispiel als Grundlage für Stellenanzeige, Arbeitsvertrag, Leistungsbeurteilungen und sogar fürs Arbeitszeugnis genutzt werden.
  • Klare Regelung von Befugnissen und Kompetenzen: Die schriftlich festgehaltene Zuordnung von Kompetenzen und Befugnissen sowie direkten Vorgesetzten, Untergebenen und Stellvertretern einer Position innerhalb einer Organisation beugt Missverständnissen vor und kann Machtspielen zwischen Mitarbeitern und unbefugtem Handeln effektiv vorbeugen.
  • Kann zur besseren Mitarbeiterbindung beitragen: Seine Daseinsberechtigung schwarz auf weiß zu sehen und seine Handlungsziele zu kennen, erhöht darüber hinaus auch die Motivation und Zufriedenheit von Mitarbeitern, was sich letzten Endes positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirkt.
  • Effektiveres Onboarding für neue Teammitglieder: Mithilfe einer Stellenbeschreibung können auch neue Teammitglieder effektiver eingearbeitet werden. Die eindeutige Definition der Kern-, Haupt- und Nebenaufgaben ermöglicht eine fokussierte Heranführung neuer Mitarbeiter an ihr Tätigkeitsfeld.
  • Klarere Einordnung in die Organisationsebene: Ein Organigramm hilft, komplexe Unternehmensstrukturen auf einfache Weise darzustellen. Dazu sollten die Mitarbeiter einer Organisation allerdings klar definiert und ihrem Rang entsprechend aufgeführt werden. Eine Stellenbeschreibung ist hierbei hilfreich.

Welche Nachteile beinhaltet sie?

Leider bietet die äußerst nützliche Stellenbeschreibung auch potenzielle Nachteile, denen sich Personalverantwortliche bewusst sein sollten: 

  • Erstellung und Pflege sehr zeitaufwendig: Da eine Stellenbeschreibung gleichzeitig sehr umfangreich und präzise ist, erfordert die Neuerstellung eine äußerst gründliche und umfangreiche Vorbereitung. Zudem besteht sie zu großen Teilen aus Variablen, was häufige Anpassungen und Ergänzungen nach sich ziehen kann (z. B. bei Umstrukturierungen und Beförderungen).
  • Kann dynamische Weiterentwicklungen ausbremsen: Ist eine Stellenbeschreibung zu statisch festgesetzt, kann sie eine Art Tunnelblick verursachen, der das Engagement und die damit verbundene dynamische Weiterentwicklung und auch die Kooperation der Teammitglieder ausbremsen kann.
  • Spiegelt Vielfalt moderner Arbeitsplatzstrukturen nur bedingt wider: Ein statisches Tätigkeitsfeld ist in der heutigen Arbeitswelt selten und es gibt kaum noch Teammitglieder, die stetig die immer gleichen Aufgaben übernehmen. Häufig fällt auch Team- und Projektarbeit an und es kommen neue Aufgaben oder Anforderungen hinzu oder fallen weg. 

Warum sind Stellenbeschreibungen wichtig?

Eine Tätigkeitsbeschreibung zu erstellen, ist besonders deshalb sinnvoll und wichtig, weil sie weit mehr als nur eine Arbeitshilfe ist. Sie ermöglicht Unternehmen und Personalverantwortlichen

  • Transparenz gegenüber Teammitgliedern aller Ebenen,
  • effektivere bzw. produktivere Arbeitsweisen,
  • bessere Kontrollmöglichkeiten für Leistungsbeurteilungen und
  • greifbarere Informationen zu Personalbedarf und Personalplanung

Wer ist für Erstellung und Pflege zuständig?

Die Erstellung und Pflege der Stellenbeschreibung fällt grundsätzlich den Personalverantwortlichen eines Unternehmens zu. 

Das erfordert in den meisten Fällen jedoch Unterstützung und Kooperation von Mitarbeitern, die in die Aufgabenstellung einer offenen Position involviert sind (spätere direkt Vorgesetzte). Auch die Absegnung vonseiten der Geschäftsführung oder einer vorgelagerten Entscheidungsinstanz ist empfehlenswert.

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