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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Was ist KMU-Recruiting?

Recruiting („Personalbeschaffung“) umfasst alle Prozesse von der Identifizierung und Anwerbung von KandidatInnen über das Screening, Shortlisting, Interviewing bis hin zur Einstellung und zum Onboarding neuer MitarbeiterInnen.

Der gesamte Umfang der Aktivitäten wird als Rekrutierungstrichter (Recruitment Funnel) bezeichnet, wobei jeder Schritt den Kandidatenpool verengt, bis schließlich ein Talent zur Einstellung ausgewählt wird. Unternehmen sollten sich darum bemühen, KandidatInnen während jedes Schrittes zu begleiten, indem sie den Prozess organisieren und beobachten, wie viele KandidatInnen sich in jeder Phase befinden und wie lange sie dort verweilen. 

Wer ist in KMU für Recruiting zuständig? 

Je nach Unternehmensgröße wird das Recruiting häufig von einem Recruiting-Manager übernommen – teilweise in Zusammenarbeit mit anderen Teams. Ist eine Personalabteilung vorhanden, ist auch diese in der Regel bis zu einem gewissen Grad am Rekrutierungsprozess beteiligt. 

Wie rekrutieren KMU KandidatInnen?

Die meisten Unternehmen rekrutieren KandidatInnen, indem sie Stellenanzeigen auf Jobbörsen und Social-Media-Kanälen veröffentlichen. Heutzutage nutzen viele Unternehmen die Vorteile von Recruiting-Software, um Stellen auf vielen verschiedenen Plattformen gleichzeitig zu veröffentlichen, ihren Recruitment Funnel zu organisieren oder Aufgaben zu automatisieren. Die Software hilft, den Rekrutierungsprozess effektiver und effizienter zu gestalten.

Was ist der Rekrutierungsprozess?

Jedes Unternehmen hat seinen ganz eigenen Prozess, um die richtige Person für die richtige Rolle zur richtigen Zeit zu finden. Der Rekrutierungsprozess variiert je nach Größe und Branche des Unternehmens, jedoch vollzieht er sich im Allgemeinen stets schrittweise, um so viele qualifizierte KandidatInnen wie möglich zu gewinnen und eine maximale Anzahl an Bewerbungen zu erhalten. Insgesamt können sieben Phasen ausgemacht werden, für die Recruiting-Teams wiederum spezifische Strategien festlegen sollten: 

  • Identifizieren des Einstellungsbedarfs
  • Vorbereitung der Stellenbeschreibung 
  • Schalten der Stellenanzeige auf Jobplattformen 
  • Filtern, prüfen und auswählen von BewerberInnen
  • Vorstellungsgespräch mit ausgewählten KandidatInnen 
  • Unterbreitung eines Stellenangebots
  • Onboarding

Ein effektiver Rekrutierungsprozess ermöglicht es KMU, ihren Bekanntheitsgrad als Arbeitgeber zu stärken, ihr Netzwerk zu erweitern und einen starken Talentpool aufzubauen. Letzteres ist besonders wichtig, da dieser dabei hilft, Zeit und Geld bei der Suche und Einstellung von KandidatInnen für zukünftige Positionen zu sparen. 

Wie hilft Recruiting-Software KMU, einen effektiven Recruiting-Prozess aufzubauen?

Recruiting-Software hilft KMU bei einer effektiven Rekrutierung, indem sie Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Suche und Einstellung von KandidatInnen rationalisiert. Die datengesteuerten Tools bieten Analysen, die den Rekrutierungsprozess bewerten und darlegen, welche Strategien funktionieren und welche nicht. Darüber hinaus zeigen die Metriken auf, wie Budgets optimal investiert und zugewiesen werden können, indem sie einen Überblick darüber geben, welche Websites und Plattformen für die Stellensuche den besten Return on Investment (ROI) liefern.

Talent Acquisition Software (TAS) und Applicant Tracking System (ATS) Software sind die beiden beliebtesten Arten von HR-Software für datengetriebene Recruiting-Strategien. JOIN ist in diesem Zusammenhang insofern einzigartig, als dass es die Vorteile von TAS- und ATS-Software kombiniert.

Was ist Recruiting Analytics?

Recruiting Analytics ist eine Kombination aus Daten und prädiktiver Analyse, die Echtzeit-Informationen liefert, um den Einstellungsprozess zu beschleunigen. Durch den Einsatz von Recruiting Analytics können Unternehmen Daten in umsetzbare Erkenntnisse umwandeln. Dies erleichtert eine effektivere Entscheidungsfindung in Bezug auf die Beschaffung, Auswahl und Einstellung von MitarbeiterInnen. Darüber hinaus gibt das Rekrutierungs-Reporting einen Überblick darüber, wie das verfügbare Budget während des Rekrutierungsprozesses investiert wird.

Was sind die hilfreichsten Recruiting-Metriken für KMU?

Recruiting-Metriken sind messbare Datenpunkte, wie zum Beispiel Zeit und Geld, die einen Einblick in den Wert und die Effektivität des Recruiting-Prozesses geben. Auch die Konversionsraten in den verschiedenen Schritten des Recruitment Funnels können anhand von Recruiting-Metriken berechnet werden. Unternehmen können sogenannte Recruiting-KPIs (Key Performance Indicators) festlegen und bestimmte Metriken verfolgen, um zu verstehen, wie und wo der Recruiting-Prozess optimiert werden muss, um ihre Recruiting-Ziele zu erreichen. Einige der wichtigsten Recruiting-Metriken für KMU sind:

  • Quelle der KandidatInnen: Welche Jobbörsen oder Plattformen ziehen KandidatInnen an?
  • Quelle der Einstellungen: Von welchen Jobbörsen werden die meisten KandidatInnen eingestellt?
  • Anzahl der BewerberInnen: Wie viele qualifizierte Personen bewerben sich auf jede Stellenausschreibung?
  • Zeit bis zur Einstellung: Wie lange dauert die Einstellung?
  • Kosten pro Einstellung: Welche Kosten sind mit der Einstellung verbunden?
  • Qualität der Einstellungen: Wie lässt sich die Qualität der Neueinstellungen im Vergleich zu früheren bewerten?
  • Verhältnis von BewerberInnen zur Einstellung: Wie viele Vorstellungsgespräche und BewerberInnen waren nötig, um die Stelle zu besetzen?

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