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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Was ist Offboarding?

Offboarding bezieht sich auf den Austrittsprozess eines Mitarbeitenden und umfasst alle nötigen Schritte ab dem Zeitpunkt, an dem ein Arbeitgeber und ein Arbeitnehmer ihre Trennung beschließen.

Ein effektiver Offboarding-Prozess gewährleistet eine reibungslose und im Idealfall positive Trennung sowohl für den Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen.

Was bedeutet Offboarding?

Offboarding, synonym auch als Exit Management bezeichnet, ist der Prozess, der alle Schritte und Aufgaben umfasst, die zu unternehmen sind, sobald die Entscheidung getroffen wurde, dass sich ein Arbeitgeber und ein Arbeitnehmer trennen werden. Dies kann durch Kündigung, Entlassung oder den Eintritt in den Ruhestand geschehen.

Der Prozess des Mitarbeiter-Offboardings umfasst unter anderem die folgenden Aufgaben:

  • Entziehung der Zugriffsrechte auf Firmenkonten und Passwörter
  • Wiederbeschaffung von Unternehmensausrüstung und Vermögenswerten
  • Neuverteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten an andere Mitarbeiter
  • Feedback über ein Austrittsgespräch und/oder einen Fragebogen einholen

Mehr darüber, was im Offboarding-Prozess enthalten sein sollte, folgt weiter unten.

Warum ist Offboarding wichtig?

Obwohl die meisten Unternehmen über einen Onboarding-Prozess verfügen, vergessen viele, einen Offboarding-Prozess zu entwickeln. Dabei ist ein effektiver und gut durchdachter Offboarding-Prozess genauso wichtig.

Hier sind die fünf wichtigsten Gründe, warum jedes Unternehmen einen organisierten Offboarding-Prozess einrichten sollte.

1. Sichere und geregelte Trennung

Der Offboarding-Prozess stellt sicher, dass alle notwendigen administrativen Aufgaben erledigt werden und nichts vergessen wird. Dazu gehören beispielsweise die Rückgabe eines Firmen-Laptops und die Sperrung des Zugangs zu Firmenkonten, aber auch die korrekte Abgeltung von Resturlaub oder ausstehenden Gehältern.

Wenn alle diese Schritte in einem klaren Offboarding-Prozess niedergeschrieben sind, verringert sich das Risiko, dass versehentlich (potenziell schädliche) Teile der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses vergessen werden. Dazu gehört auch die Einhaltung der strengen DSGVO-Protokolle und -Richtlinien, um die Gesetzeskonformität zu gewährleisten.

2. Lehren für die Zukunft

Zu einem effektiven Offboarding-Prozess gehört auch, dass Unternehmen vom ausscheidenden Mitarbeiter Feedback erhalten. Dies kann über einen separaten Fragebogen oder als Teil des Abschlussgesprächs erfolgen.

Indem man Mitarbeiter nach ihren Erfahrungen mit dem Unternehmen und ihrer Wahrnehmung des Unternehmens fragt, kann das Unternehmen erfahren, was es gut macht und was verbessert werden kann. Dies kann dem Unternehmen helfen, aus Fehlern der Vergangenheit zu lernen und sicherzustellen, dass es in Zukunft besser wird.

3. Bumerang-Mitarbeiter

Indem Unternehmen ein positives Offboarding-Erlebnis bieten, ist es wahrscheinlicher, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Guten trennen. Dadurch kann sich die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der Arbeitnehmer in Zukunft ein sogenannter Bumerang-Mitarbeiter wird.

Ein Bumerang-Mitarbeiter ist ein Arbeitnehmer, der ein Unternehmen verlässt, aber zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingestellt wird. Solche Wiedereinstellungen werden von Unternehmen bevorzugt, da sie viel Zeit, Mühe und Geld bei der Talentakquise, den Vorstellungsgesprächen und dem Onboarding einsparen können.

4. Employee Experience und Employer Branding

Auch wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist das Offboarding ein wichtiger Teil der Employee Experience. Unternehmen sollten dafür sorgen, dass die Erfahrung so positiv wie möglich ausfällt und der Mitarbeiter mit einem positiven Eindruck aus dem Unternehmen austritt.

Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Mitarbeiter eine positive Bewertung auf Plattformen wie Glassdoor oder Kununu hinterlässt oder das Unternehmen an Arbeitsuchende in seinem Umfeld weiterempfiehlt. All dies trägt auch zur Verbesserung des Employer Branding bei.

5. Unternehmenskultur

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, hat das auf die eine oder andere Weise immer Auswirkungen auf das Team. Durch ein reibungsloses, strukturiertes und positives Mitarbeiter-Offboarding kann ein Unternehmen Störungen und Belastungen für den Rest des Teams reduzieren.

Auf diese Weise lässt sich eine positive Unternehmenskultur aufrechterhalten.

Was sollte der Offboarding-Prozess beinhalten?

Der Entlassungsprozess sollte gut strukturiert, detailliert und auf das betreffende Unternehmen zugeschnitten sein, da jedes Unternehmen seine eigenen, einzigartigen Arbeitsweisen hat.

Dennoch gibt es bestimmte Komponenten und bewährte Best Practices, die in jedem Entlassungsprozess enthalten sein sollten.

Aspekte, die in den Offboarding-Prozess einbezogen werden sollten:

  • Dokumentation der Vertragskündigung in Form eines förmlichen (unterzeichneten) Kündigungsschreibens.
  • Überprüfung bestehender Verträge und/oder Geheimhaltungsvereinbarungen, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei geregelt und für die Trennung bereit ist.
  • Sicherstellen, dass alle buchhalterischen und verwaltungstechnischen Angelegenheiten korrekt abgewickelt werden (Abfindung, Steuerunterlagen, Sozialleistungen, Resturlaub usw.)
  • Rückgabe von Firmeneigentum (Laptop, Telefon, Dienstausweis, Schlüssel, Visitenkarten usw.) und Rückgabe/Entfernung von persönlichen Gegenständen aus dem Büro.
  • Vereinbarung eines Austrittsgesprächs mit dem Mitarbeiter. Eventuell auch zur Ausfüllung eines Fragebogens, damit der ausscheidende Mitarbeiter weiteres Feedback geben kann.
  • Information des unmittelbaren Teams/der Abteilung, bevor das gesamte Unternehmen und externe Kunden informiert werden. Außerdem sollte die Aktualisierung des Organigramms des Unternehmens zeitnah vorgenommen werden.
  • Vorbereitung einer Übergabe von Aufgaben und Zuständigkeiten mit den neuen Verantwortlichen. Dies kann eine Reihe von Stakeholdern einschließen, in der Regel auch den direkten Vorgesetzten und die direkten Teammitglieder.
  • Vorbereitung der Übergabe von Dokumenten und Vermögenswerten, auf die nur er zugreifen kann (z. B. Änderung der Eigentumsverhältnisse an Google Drive-Ordnern, damit keine Informationen verloren gehen).
  • Löschung von Mitarbeiterkonten, Entzug des Zugriffs, Änderung von Passwörtern und Befolgung weiterer Richtlinien für den Umgang mit Daten (z. B. die per DSGVO vorgeschriebenen).

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