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Glossar: Fachbegriffe aus HR & Recruiting

Was ist Human Resources (HR) Software?

HR-Softwarelösungen unterstützen große wie kleine Unternehmen in der Verwaltung und Optimierung von Personalprozessen. HR-Software wird auch als Human Resources Management System (HRMS), Human Resources Information System (HRIS) und Human Capital Management (HCM) Software bezeichnet.

Generell unterscheidet man zwischen zwei verschiedenen Typen:

Cloud-basierte vs. On-premise HR-Software

Online-HR-Software gibt es entweder Cloud-basiert oder als On-premise-Lösung. Bei der Entscheidung für ein HR-System spielen Faktoren wie Kosten, Funktionen, Integration und Benutzerfreundlichkeit eine wichtige Rolle. Die HR-Lösungen lassen sich wie folgt charakterisieren:

Cloud-basierte HR-Software

  • Daten werden auf einem externen Server verwaltet und gepflegt
  • Zugriff über einen Internetbrowser
  • Geringere Anschaffungskosten, da virtuell gearbeitet wird und ausschließlich Abonnementsgebühren anfallen 
  • Schneller Einstieg und nutzerfreundliche Handhabung

On-premise HR-Software

  • Vom IT-Team verwaltet und gewartet
  • Installation und Implementierung im Unternehmen
  • Kosten für den Kauf der Lizenz, keine Abonnementgebühren
  • Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens

Was sind die Merkmale und Funktionen von HR-Software?

Die Features und Funktionalitäten digitaler HR-Lösungen variieren. Was ein HR-System bietet, hängt davon ab, ob es sich um ein allumfassendes Tool handelt oder sich auf die Lösung eines bestimmten Aspekts der Personalarbeit (z. B. Recruiting oder Gehaltsabrechnung) konzentriert.

Typischerweise weist eine HR-Software einige der folgenden Merkmale und/oder Funktionen auf:

  • Talentanwerbung oder Talentmanagement
  • Bewerbertracking über Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse
  • Personaltracking 
  • Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen oder Vergütungsmanagement
  • Onboarding und Schulungsmanagement
  • Mitarbeiter-Self-Services 
  • Leistungsmanagement 
  • Mitarbeiterdaten und Workforce-Management 

Welche Vorteile bieten HR-Softwares für KMU?

Eine HR-Software reduziert Zeit und Ressourcen, die HR-Teams für alltägliche und sich wiederholende administrative Aufgaben aufwenden. Sie steigert somit die Produktivität und Fokussierung auf langfristige Ziele. 

Einige der Vorteile, die HR-Software-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen bieten, sind:

  • Rationalisierung von Arbeitsabläufen
  • Automatisierung von manuellen Aufgaben
  • Bessere Organisation und Zugriff auf offizielle Dokumente und Mitarbeiterdaten  
  • Erstellung datengesteuerter Berichte für genauere HR-Analysen

Wie viel kostet eine HR-Software?

Die Kosten für eine HR-Software sind variabel: Einige HR-Software-Plattformen verlangen eine Pauschalgebühr, während andere abonnementbasierte Preismodelle anbieten, die beispielsweise auf der Anzahl der NutzerInnen oder der Unternehmensgröße basieren. Darüber hinaus gibt es auch kostenlose HR-Software-Tools, die jedoch oft nur einen begrenzten Funktionsumfang und keinen technischen Support bieten.

Was ist eine HR-Recruiting-Software?

HR-Recruiting-Software-Tools rationalisieren oder automatisieren Teile des Recruiting-Workflows. HR-Recruiting-Software hilft dabei, BewerberInnen zu finden, zu tracken, zu verwalten sowie über den gesamten Rekrutierungs-, Interview- und Einstellungsprozess zu begleiten. Die Software ermöglicht es, Stellenanzeigen in Jobbörsen zu veröffentlichen und die eingehenden Bewerbungen an einem Ort zu verwalten. 

JOIN zum Beispiel ist eine HR-Softwarelösung, die vor allem Start-ups und KMU dabei hilft, Rekrutierungsprozesse und Einstellungen zu rationalisieren. Mit JOIN können Arbeitgeber oder RecruiterInnen eine Stellenanzeige erstellen, diese auf mehreren Jobbörsen und Plattformen veröffentlichen und alle Bewerbungen zentral verwalten.  

Vorteile des Einsatzes von HR-Recruiting-Software für kleine Unternehmen

Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben keine eigenständige Personalabteilung. Stattdessen liegen HR-bezogene Aufgaben und Verantwortlichkeiten in den Händen des Office Managements oder sind auf andere Bereiche verteilt. Der Einsatz einer digitalen HR-Lösung – sei es für die Talentgewinnung, zum Tracking oder zur Verwaltung von Bewerbungen – hilft daher, Rekrutierungsprozesse zu rationalisieren:

  • Keine papierbasierten Lebensläufe mehr
  • Reduzierung der Zeit bis zur Einstellung
  • Keine Tabellenkalkulationen mehr
  • Kein Postfach voller Bewerbungen

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