Was ist Human Resources (HR) Software?

Welche Arten von HR-Software gibt es?

Mithilfe digitaler Softwarelösungen können Recruiter:innen und HR-Manager:innen den Einstellungsprozess und das Personalmanagement eines Unternehmens rationalisieren. Aber welche Arten von HR-Software gibt es überhaupt?

HR-Software gibt es entweder Cloud-basiert (Online-HR-Software) oder als On-premise-Lösung (offline). Bei der Entscheidung für eine HR-Software spielen Faktoren wie 

• Kosten, 
• Funktionen, 
• Integrationsmöglichkeiten und 
• Benutzerfreundlichkeit 

eine zentrale Rolle. Um Ihnen eine bessere Vorstellung beider Arten der HR-Software zu ermöglichen, beleuchten wir beide Varianten im nächsten Abschnitt etwas näher.

Cloud HR Software vs. On-premise HR Software

Gängige HR-Software-Lösungen lassen sich grundsätzlich in zwei große Kategorien unterteilen. Diese lassen sich wie folgt charakterisieren:

Cloud HR Software

• Daten werden auf einem externen Server verwaltet und gepflegt
• Zugriff über einen Internetbrowser
• Geringere Anschaffungskosten (ausschließlich Abonnementgebühren)
• Schneller Einstieg und nutzerfreundliche Bedienung

On-premise HR Software

• Vom IT-Team verwaltet und gewartet
• Installation und Implementierung im Unternehmen
• Einmalige Kosten für den Kauf der Lizenz (keine Abonnementgebühren)
• Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens

Was sind typische Merkmale und Funktionen von HR-Software?

Die Features und Funktionalitäten von HR-Softwares variieren. Welche Funktionen eine HR-Software beinhaltet, hängt in erster Linie davon ab, ob es sich um ein ganzheitliches Tool handelt oder ob dieses sich auf einen bestimmten Schwerpunkt des Personalmanagements (z. B. Recruiting oder Gehaltsabrechnung) konzentriert.

Typischerweise weist eine HR-Software einige der folgenden Merkmale und/oder Funktionen auf:

• Talentakquise oder Talentmanagement
• Bewerbermanagement (Einstellungspipeline)
• Onboarding- und Schulungsmanagement
• Personaltracking
• Gehaltsabrechnung und/oder Vergütungsmanagement
• Verwaltung von Sozialleistungen 
• Leistungsmanagement 
• Mitarbeiter-Self-Services 
• Mitarbeiterdaten und Workforce-Management 

Welche Vorteile bieten HR-Softwares für KMU?

Eine HR-Software spart Ressourcen, die HR-Teams gewöhnlich für alltägliche und sich wiederholende administrative Aufgaben aufwenden. 

Sie automatisiert Teile des Aufgabengebiets und steigert somit die Produktivität zahlreicher Prozess. Das ermöglicht Unternehmen die Fokussierung auf langfristige Ziele. 

Einige der Vorteile, die HR-Software-Tools für kleine und mittelständische Unternehmen bieten, sind:

• Rationalisierung von Arbeitsabläufen
• Automatisierung von manuellen Aufgaben
• Bessere Organisation und Zugriff auf offizielle Dokumente und Mitarbeiterdaten  
• Erstellung datengesteuerter Berichte für genauere HR-Analysen

Wie viel kostet eine HR-Software?

Die Kosten einer HR-Software sind variabel: Einige HR-Software-Plattformen verlangen eine Pauschalgebühr, während andere abonnementbasierte Preismodelle anbieten, die beispielsweise auf der Anzahl der NutzerInnen oder der Unternehmensgröße basieren. 

Darüber hinaus gibt es auch kostenlose HR-Softwares, die jedoch oft nur einen begrenzten Funktionsumfang und kaum bis keinen technischen Support bieten.

Was ist HR-Recruiting-Software?

Es gibt tatsächlich noch eine weitere Form der HR-Software: HR-Recruiting-Software - eine Hybridform aus HR- und Recruiting-Software, auch Bewerbermanagementsystem (ATS) genannt.

Diese Tools rationalisieren oder automatisieren zusätzlich auch Teile des Recruiting-Workflows (z. B. das Stellenanzeigen schalten, das Screening und Shortlisting von Kandidat:innen oder das Versenden von Absagen). 

Sie helfen dabei, Bewerber:innen zu erreichen, zu tracken, zu verwalten sowie über den gesamten Recruiting-, Interview- und Einstellungsprozess zu begleiten. Die Software ermöglicht es, Stellenanzeigen in Jobbörsen zu veröffentlichen und die eingehenden Bewerbungen an einem Ort zu verwalten.

Vorteile des Einsatzes von HR-Recruiting-Software für kleine Unternehmen

Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben keine eigenständige Personalabteilung. Stattdessen liegen HR-bezogene Aufgaben und Verantwortlichkeiten in den Händen des Office Managements oder sind auf andere Bereiche verteilt.

Der Einsatz einer digitalen HR-Software – sei es für die Talentgewinnung, zum Tracking oder zur Verwaltung von Bewerbungen – hilft daher, Recruitingprozesse zu rationalisieren:

• Keine papierbasierten Lebensläufe mehr
• Reduzierung der Zeit bis zur Einstellung
• Keine Tabellenkalkulationen mehr
• Kein Postfach voller Bewerbungen

HR-Recruiting-Software von JOIN

Sie befinden sich auf der Suche nach der passenden Recruiting-Software für Ihr Unternehmen? Dann sind Sie bei JOIN genau richtig!

Das intuitive ATS von JOIN ist eine Cloud HR Software, die vor allem Start-ups und KMU dabei hilft, ihre Recruiting- und Einstellungsprozesse kosteneffizient zu rationalisieren. 

Mit JOIN können Arbeitgeber oder Recruiter:innen eine Stellenanzeige erstellen, diese auf mehreren Jobbörsen und Plattformen gleichzeitig veröffentlichen und alle Bewerbungen zentral verwalten.

Recruitingprozesse zusätzlich optimieren

Einstellungserfolg ist nicht nur eine Frage der Recruiting-Software, auch die unternehmensinternen Arbeitsabläufe während eines Einstellungsprozesses sind entscheidend. 

Wie Sie diesen noch weiter optimieren können, erklären wir unter anderem in diesen Artikeln:

• Must-do's im Einstellungsprozess - Hier erfahren Sie die häufigsten Fehler im Recruitingprozess und erhalten Hilfestellung, wie Sie diese effektiv vermeiden.
• Digitales Recruiting: Vorstellungsgespräch online führen - Bei Vorstellungsgesprächen per Zoom und Co. kann man vieles falsch machen. Mit diesem Leitfaden hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck bei Ihren Bewerber:innen - auch bei virtuellen Interviews.
• Feedback nach der Absage: Do’s und Don’ts - Sind Feedbacks nach der Absage eine gute Idee? Ja, wenn Sie diese Tipps und Tricks beachten.