Mit einem gut ausgearbeiteten Onboarding-Erlebnis hinterlassen Sie den denkbar besten ersten Eindruck bei Ihren Neuzugängen und können sogar noch deutlich mehr bewirken: Fühlen sich Ihre neuen Mitarbeiter von Beginn an als vollwertige Teammitglieder, erhöht dies nicht nur deren Zufriedenheit und Produktivität; auch die Wahrscheinlichkeit, dass diese länger bei Ihnen bleiben, wächst beträchtlich.
8 Tipps für ein positives Onboarding-Erlebnis
Mit den folgenden 8 Tipps bringen Sie Ihren Onboarding-Prozess auf Vordermann und schaffen ein ganzheitlich positives Onboarding-Erlebnis.
Tipp 1: Nutzen Sie Onboardings zum gegenseitigen Kennenlernen
Stellen Sie sich den Onboarding-Prozess wie ein erstes Date vor: War das Gespräch einseitig, weil Ihr Gegenüber den ganzen Abend nur über sich selbst geredet hat, würden Sie das wahrscheinlich eher als schlechte Erfahrung werten. Genauso verhält es sich mit dem ersten Arbeitstag. Das Onboarding sollte daher bilateral, also für das gegenseitige Kennenlernen genutzt werden: Sie lernen den neuen Mitarbeiter persönlich kennen, während Ihr Neuzugang gleichzeitig das Unternehmen, das Büro und die neuen Kollegen, die er dort trifft, kennenlernen kann.
Andernfalls passiert es leider recht schnell, dass das Onboarding eine unvorteilhafte Richtung einschlägt, bei der man es mit der Einführung übertreibt und dem Mitarbeiter schon innerhalb der ersten Stunden alles erklären will. Organisation, Vorbereitung und die Bereitschaft, den Onboarding-Prozess anzupassen sind unerlässlich, um einen erschlagenden und überfüllten Onboarding-Prozess zu vermeiden.
Tipp 2: Machen Sie’s multimedial
So sehr sich ein neuer Mitarbeiter auch bemühen mag, er wird auf keinen Fall alle Informationen behalten können, die er sieht und über die er spricht. Er muss sich Namen merken, sich mit den gängigen Workflows und Tools vertraut machen und die Benimmregeln Ihres Unternehmens beherrschen lernen. Gerade in den ersten Tagen kann all das mit einem sehr hohen Tempo verbunden sein, sodass es nicht wirklich realistisch ist, dass Ihre Mitarbeiter sich alles Wichtige in ihrem neuen Notizblock notieren können.
Senden Sie Ihren neuen Mitarbeitern im Anschluss an Ihre Onboarding-Meetings fertige PDF-Dokumente per E-Mail zu, damit sie das soeben erlernte noch einmal in ihrem eigenen Tempo durchgehen können. Zusätzlichen Mehrwert kreieren Sie, indem Sie alle Dokumente in einem Ordnerverzeichnis speziell für neue Mitarbeiter hinterlegen; so können diese auf alle nützlichen Informationen über das gesamte Unternehmen und die verschiedenen Teams zugreifen, statt nur auf die Unterlagen über die Aufgaben des eigenen Teams.
Eine weitere gute Idee ist es, alle Online-Meetings, die Sie abhalten, auf Video aufzuzeichnen. So können Sie eine Bibliothek mit Einführungsvideos für jede Abteilung aufbauen. Dies ist besonders nützlich für Einführungen oder Besprechungen, in denen es um das Erlernen neuer Tools oder komplexerer Sachverhalte geht. Jeder kann sich die Videos dann ansehen und in seinem eigenen Tempo lernen, ohne das Gefühl zu haben, ständig Fragen stellen zu müssen, die bereits behandelt wurden.
Tipp 3: Führen Sie ein Buddy-System ein
Hey, Buddy! Eine wirklich einfach zu implementierende, aber sehr nützliche Maßnahme ist das sogenannte Buddy-System. Ein Buddy soll dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter sich mit allen Sorgen und Fragen an einen festen Ansprechpartner wenden können, ohne das Gefühl zu bekommen, dumme Fragen zu stellen.
Die Aufgabe des Buddys ist es, den neuen Mitarbeiter auf eine persönliche und ungezwungene Art so gut wie möglich willkommen zu heißen, ihm das Büro zu zeigen und ihn als Freund kennenzulernen. Buddys sollten dabei generell einen positiven Einfluss ausüben können und proaktiv Mittagessen mit anderen Mitarbeitern organisieren, damit neue Mitarbeiter so viele Teammitglieder wie möglich kennenlernen können.
Am besten funktioniert das Buddy-System übrigens, wenn der zugewiesene Buddy nicht zum unmittelbaren Team des neuen Mitarbeiters gehört; damit erhalten Ihre Neuzugänge einfacher die Möglichkeit, Kontakte zu Kollegen aus anderen Teams und Abteilungen zu knüpfen.
Als zusätzlichen Pluspunkt können Sie dafür sorgen, dass Ihre neuen Mitarbeiter nie einzeln, sondern alle ein bis zwei Monate gesammelt einsteigen. Einige Wochen nach dem Eintritt neuer Mitarbeiter können Sie dann schon erste teambildende Maßnahmen organisieren, um den Teamgeist bestmöglich zu fördern. Warum Teambuilding auch für Ihr Unternehmen super wichtig ist, erfahren Sie hier.
Tipp 4: Erzählen Sie Ihre Geschichte
Vermitteln Sie Ihren neuen Teammitgliedern ein Bild – erzählen Sie ihnen die Geschichte, wie Sie als Unternehmen an den Punkt gekommen sind, an dem Sie jetzt stehen. Haben Sie in einem Keller mit nur zwei anderen Leuten gearbeitet? Erinnern Sie sich daran, wie Sie Ihr erstes Büro bezogen oder den ersten Verkauf getätigt haben? Erzählen Sie ihnen, welche Vision Sie haben, wie Sie sich die zukünftige Entwicklung des Unternehmens vorstellen und welche Rolle sie dabei spielen könnten.
Beziehen Sie Ihre neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an in das neue Kapitel Ihrer Unternehmensvision ein. Manche Unternehmen füttern ihre neuen Mitarbeiter aus mangelndem Vertrauen nur mit den wichtigsten Informationen, aber wenn es sich nicht gerade um hochsensible Daten handelt, seien Sie hier ruhig offen. Ihre neuen Mitarbeiter sind jetzt schließlich ebenfalls Teil dieser Reise, und Vertrauen kann weit reichen, wenn es auf Gegenseitigkeit beruht.
Tipp 5: Entwickeln Sie einen ganzjährigen Fahrplan
Planen und organisieren Sie Ihr Onboarding-Erlebnis vom Eintrittstag bis zum einjährigen Jubiläum in Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass jeder, der am Onboarding beteiligt sein wird, genau versteht, wie sich Ihre neuen Teammitglieder fühlen sollen, wenn sie in das Unternehmen eintreten. Wenn Sie noch kein Kultur-Handbuch erstellt haben, dann arbeiten Sie an der Erstellung eines solchen, um von Anfang an klarzumachen, welche Erwartungen Sie an gesellschaftliche Aktivitäten, Kommunikation und Büroetikette stellen.
Planen Sie die ersten Wochen mit einem Zeitplan, den Sie den neuen Mitarbeitern vor ihrem ersten Arbeitstag zukommen lassen können, damit sie wissen, was sie erwartet, bevor sie am Montagmorgen durch die Tür kommen. Denken Sie daran, nicht zu viele Informationen auf einmal zu übermitteln. In den ersten Wochen ist es besser, es langsam angehen zu lassen, damit Ihre neuen Teammitglieder die Informationen, die Sie ihnen vermitteln müssen, leichter aufnehmen können. Andernfalls kann es zu heftig werden, und es wird schwierig, die Informationen voneinander zu trennen. Seien Sie freundlich, gehen Sie es langsam an.
Tipp 6: Überprüfen Sie Ihren Ruf
Ein wichtiger Punkt ist, dass Sie Ihren Ruf leider nicht mehr direkt kontrollieren können. Überall im Internet finden sich Bewertungen darüber, wie es ist, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, einschließlich Fragen im Bewerbungsgespräch, Erfahrungen bei der Einarbeitung und den praktischen Gegebenheiten einer längerfristigen Beschäftigung bei Ihnen.
Ganz zu schweigen davon, was die Leute auf ihren persönlichen Social-Media-Profilen und durch Mundpropaganda verbreiten. Wenn Sie die besten Talente für Ihr Team gewinnen wollen, sollten Sie sich daher darauf konzentrieren, Ihren Betrieb zu einem attraktiven und angenehmen Ort zu machen, der wiederum eine gute Mundpropaganda bewirkt, was wiederum zu besseren Einstellungen führt.
Tipp 7: Strahlen Sie positive Energie aus
Wenn Sie sich von Ihrer besten Seite zeigen und deutlich machen, dass Sie nicht nur eine großartige Büroatmosphäre bieten, sondern auch begeisterte und engagierte Mitarbeiter beschäftigen, wirkt sich das positiv auf das Onboarding-Erlebnis aller Beteiligten und auf Ihren Ruf aus.
Behalten Sie die gleiche Energie bei, die Sie während des Vorstellungsgesprächs an den Tag gelegt haben, sorgen Sie dafür, dass Ihren neuen Mitarbeiter sich wohlfühlen, geben Sie ruhig ein bisschen an, aber nicht zu viel. Sie wollen ja schließlich, dass Ihre Neuzugänge auch nach den ersten Eindrücken und in den ersten Wochen im Unternehmen überzeugt sind, die richtige Wahl getroffen zu haben.
Tipp 8: Holen Sie sich Feedback!
Einer der wichtigsten Schritte nach der Einführung neuer Prozesse ist das Einholen von Feedback! Fragen Sie die Mitarbeiter, die vor kurzem angefangen haben, wie ihre Erfahrungen waren und was sie an Ihrem derzeitigen Einführungsprozess geändert oder bevorzugt hätten. Seien Sie offen für Kritik und setzen Sie neue Vorschläge in die Tat um.
Achten Sie darauf, dass Ihre Feedback-Runden klein und häufig ausgelegt sind. Am Ende der ersten Woche ist ein guter Zeitpunkt, um ein erstes Feedback zu bitten, und am Ende des ersten Monats können Sie das Gleiche tun. Denken Sie daran, dass die Leute je nach Gesprächspartner unterschiedliche Rückmeldungen geben werden; wahrscheinlich würden auch Sie Ihrem Chef nicht unbedingt das Gleiche erzählen wie Ihrem Kumpel. Daher ist es ratsam, wenn Sie mehrere Personen in die Feedback-Runden einbeziehen.
