Assistenz der Geschäftsführung / Officemanager (m/w/d) in Vollzeit

Deine Mission bei uns: Herzstück. Prozessdenker:in. Taktgeber:in.

Als Office Manager:in bei Viewento übernimmst du eine Schlüsselrolle im Unternehmen – sowohl operativ als auch strategisch. Du führst das Office Management als zentrale Steuerungsstelle aller kaufmännischen, administrativen und strukturellen Abläufe. Hier laufen alle Fäden zusammen – du koordinierst, steuerst und entwickelst die Organisation aktiv weiter.

Du bist zentrale:r Ansprechpartner:in für alle Fachbereiche und Führungskräfte und sorgst dafür, dass unsere internen Prozesse nicht nur funktionieren, sondern besser werden. Gemeinsam mit deinem Team gestaltest du Standards, entwickelst Strukturen, implementierst neue Tools und bringst Effizienz durch Automation und den Einsatz moderner Technologien.

Das Office Management verantwortet außerdem die fachliche und strukturelle Führung der Buchhaltungsabteilung und ist Sparringspartner: in der Geschäftsführung bei der Entwicklung und Umsetzung von Geschäftsprozessen. Parallel übernimmst du die persönliche Assistenz des Geschäftsführers – du bist in alle relevanten Themen eingebunden, bereitest Vertragsunterlagen vor, koordinierst Termine, steuerst die Kommunikation mit Juristen und behältst Fristen und Ergebnisse stets im Blick.

Struktur liegt dir im Blut? Prozesse sind für dich kein Selbstzweck, sondern die Basis für ein funktionierendes Unternehmen? Dann bist du bei uns genau richtig.

Finance
Du führst die Abteilung Buchhaltung und bist verantwortlich für:

• Management der Finanzbuchhaltung und Führung der Mitarbeiter inkl. Ressourcenplanung, Weiterbildung sowie das optimieren und überwachen der Geschäftsprozesse.
• Controlling der wichtigsten KPI´s, Eingangs,- Ausgangsrechnungen, OPOS, Kassenführung, Zahlungsfreigaben und Zahlungsläufe.
• Prüfung betriebswirtschaftlicher Auswertungen sowie Reporting relevanter Kennzahlen und Entwicklungen an die Geschäftsführung und an die Führungskräfte (Standardberichte)
• Kommunikation und erster Ansprechpartner für Steuerberater unseren Rechtsanwälten, Gesellschaftern und Banken.

Personal
Du bist erster Ansprechpartner a) für Deine eigenen Mitarbeiter in der Abteilung Office-Management) sowie b) für die Führungsebene und deren Bedürfnisse aus Ihren Teams und hast an Deiner Seite externe Unterstützung durch Juristen. Du überwachst Verträge und Prozesse und hilfst im Hintergrund den Führungskräften Ihr Personal operativ zu managen.

• Zentralverantwortung für das Personalwesen (derzeit 40 MA).
• Steuerung und Koordination aller personalbezogenen Prozesse (Verträge, On-/Offboarding, Änderungen, arbeitsrechtliche Themen)
• Schnittstelle zu externen Juristen bei arbeitsrechtlichen Fragen, sowie zum Steuerberater für u.a. der Löhne.
• Verwaltung und Kontrolle von Personalstammdaten, Provisionsregelungen, Urlaubs- und Krankheitsrichtlinien (Ausführung erfolgt durch die jeweilige Fachabteilung)

Vertragswesen
Alle Verträge im Unternehmen werden im Office Management verwaltet und überwacht.

• Anlage und Überwachung von Fristen und Laufzeiten (ca. 30 relevante Verträge).
• Kostenoptimierung und Analyse wie zum Beispiel: Mobilfunk, Versicherungen, Mietverträge etc. (einmal jährlich).

Fuhrpark
Alle Verträge im Unternehmen werden im Office Management verwaltet und überwacht.

• Verantwortung für die Verwaltung des unternehmenseigenen Fuhrparks (aktuell ca. 10 Fahrzeuge)
• Betreuung und Kontrolle von Leasingverträgen, Kfz-Versicherungen, Laufzeiten, Fahrzeugwechseln und Schadensabwicklungen
• Koordination externen Dienstleistern (z. B. Werkstätten, Leasinggeber, Versicherungen)
• Planung und Beschaffung neuer Fahrzeuge in Abstimmung mit den Führungskräften.

Reise- und Veranstaltungsorganisation

• Messe- und Eventplanung gemeinsam mit dem Marketing inkl. interner und externer Termine

Büro- und Teamorganisation

• Leitung des Standortes Bayreuth: Ansprechpartner:in für alle operativen Abläufe
• Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Führungsteam & externen Partnern

Assistenz der Geschäftsführung

• Inhaltliche und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständige Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Strukturierung und Bearbeitung geschäftlicher Korrespondenz sowie Erstellung und Bereitstellung relevanter Unterlagen
• Unterstützung bei Vertragsverhandlungen inklusive Abstimmung mit externen Juristen
• Aktive Mitwirkung an laufenden Projekten, Geschäftsvorgängen und internen Entscheidungen – mit dem Ziel, die Geschäftsführung bestmöglich zu entlasten
• Souveränes Fristen- und Aufgabenmanagement in enger Zusammenarbeit mit relevanten internen und externen Stakeholdern
• Buchung & Planung von Dienstreisen für die Geschäftsleitung

Was du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Office-Management, o. Ä.
• Mehrjährige Erfahrung im Office-Management, idealerweise in einer Management-Assistenz- oder administrativen Leitungsrolle
• Sehr gute Kenntnisse in Office 365, Lucidchart, Salesforce, Power BI & Scopevisio
• Erfahrung im Vertragswesen & grundlegendes juristisches Verständnis
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise & ein Auge fürs Detail
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und den Führungskräften– du gestaltest aktiv mit
• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle mit Entwicklungsmöglichkeiten
• Modernes Arbeitsumfeld & ein motiviertes Team
• Flexibles Arbeiten & Raum für Eigeninitiative

Bereit, den Unterschied zu machen?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und möglichem Startdatum!