Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Sumax ist eine Dortmunder Full Service Agentur mit mehr als 19 Jahren Erfahrung im Online Marketing. Bei uns findest du ein kreatives Umfeld mit anspruchsvollen Aufgaben innerhalb eines erfolgreichen Teams. Für unsere Kunden – kleine und mittelständische Unternehmen sowie multinationale Konzerne aus diversen Branchen – konzipieren wir individuelle Online Marketing Lösungen (Suchmaschinenoptimierung / Google Ads und mehr) und setzen diese gewinnbringend um. Wir stellen dir einen hervorragend ausgestatteten Arbeitsplatz und bieten ausgezeichnete Perspektiven für deine persönliche Weiterentwicklung.

• Terminkoordination: Du managst den Terminkalender der Geschäftsführung und sorgst für reibungslose Abläufe bei Meetings und Besprechungen.
• Kommunikationsschnittstelle: Du bist die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, bearbeitest E-Mails und bereitest Informationen professionell auf.
• Dokumentenmanagement: Du erstellst, bearbeitest und archivierst wichtige Dokumente, Präsentationen und Berichte.
• Administrative Unterstützung: Du entlastest die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernimmst eigenständig kleinere Projekte.
• Reiseplanung: Du koordinierst Geschäftsreisen inklusive Buchung von Transport und Unterkunft sowie Abrechnung der Reisekosten.
• Berichtswesen: Du erstellst regelmäßig Berichte, Analysen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung.
• Eventkoordination: Du unterstützt bei der Planung und Durchführung interner Veranstaltungen und Workshops.
• Vertragsmanagement: Du überwachst und pflegst Vertragsdokumente und sorgst für die Einhaltung von Fristen.

• Erfahrung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium sowie bereits Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise in einer Agentur oder einem kreativen Umfeld.
• Organisationstalent: Strukturiert und selbstständig arbeitendes Organisationstalent.
• Kommunikationsstärke: Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Multitasking-Fähigkeiten: Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren und auch in stressigen Situationen die Ruhe zu bewahren.
• Vertrauenswürdig: Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen und hohe Zuverlässigkeit.
• Teamplayer: Positive, lösungsorientierte Einstellung und echte Teamplayer-Qualitäten.

• Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeit-Modell
• Hybrider Arbeitsplatz mit Mix aus Home Office und Büro
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschüssen
• Moderne Ausstattung mit eigenem Laptop & genug Bildschirmen
• Weiterbildungsmöglichkeiten in Form von Schulungen, Veranstaltungen & mehr
• Vergünstigte Mitgliedschaft im Fitness-Studio
• Gut angebunden direkt am schönen Phoenix See in Dortmund
• MacBook als Arbeitsgerät
• Teamfrühstück und das mindestens einmal im Monat

Wir freuen uns auf deine Bewerbung