Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Unternehmens.

Du sorgst dafür, dass Abläufe rundlaufen – vom Rechnungsversand über die Büroorganisation bis zur Planung von Events. Damit hältst du nicht nur dem Team den Rücken frei, sondern trägst aktiv zu einem professionellen und wertschätzenden Arbeitsumfeld bei.

🏢 Office Management & Organisation

• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags (z. B. Bestellung von Büromaterial, Getränke etc.)
• Planung und Koordination von Terminen, Meetings, Events und Weiterbildungen
• Ansprechpartner:in für externe Dienstleister (z. B. Versicherungen, Vermieter, Telekommunikation, Wartung, Fuhrpark)
• Verwaltung von Bürobedarf, Postein- und -ausgang sowie allgemeiner Infrastruktur
• Versand von Aufmerksamkeiten an Kunden & Kandidaten (z. B. SAPPLIER Branding)

📑 Rechnungs- & Belegmanagement

• Erstellung und Versand von Rechnungen
• Verwaltung und Nachverfolgung offener Rechnungen
• Digitalisierung und Verwaltung von Belegen
• Abgleich von Buchhaltungsdaten (Konto- und Kreditkartenbewegungen)

🧠 Projektunterstützung & Teamarbeit

• Unterstützung bei Mailingaktionen, Recherchen und Sonderprojekten
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Organisationsgeschick
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Kenntnisse in DATEV
• Freundliches und professionelles Auftreten

• Hybrides Arbeiten (bis zu 2 Tage/Woche Homeoffice)
• Flexible Arbeitszeiten (Vollzeit oder Teilzeit möglich)
• Zuschüsse zum Deutschlandticket, Tankgutschein oder Fitnessstudio
• Kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen von Köln

Alle Formulierungen gelten für Personen jeden Geschlechts (m/w/d).