Executive Assistant & Sales Operations (m/w/d)

VIAMA wächst. Schnell.

Wir begleiten Mittelstandsunternehmen durch komplexe Themen wie NIS2, Cybersecurity, Compliance und Organisationsentwicklung und wir liefern Klarheit, Orientierung und haftungssichere Entscheidungen in 30 Tagen.

Um dieses Wachstum in den nächsten Monaten gezielt zu skalieren, suche ich eine rechte Hand, die mit mir gemeinsam Vertrieb, Organisation und Operations auf das nächste Level hebt.

Du bist strukturiert, kommunikativ, ehrgeizig und hast Lust, wirklich etwas aufzubauen?

Dann bist du genau die Person, die ich suche.

Du bist die operative Schaltstelle zwischen mir, Interessenten, Kunden und Partnern und du baust das komplette Thema Sales & Business Operations mit auf.

Deine Aufgaben

1. Vertriebsunterstützung & Lead Management

Erstkontakt, Terminierung und Nachverfolgung von Leads

• Vorbereitung von Sales-Unterlagen, Follow-ups & Angeboten
• Aufbau eines klaren, strukturierten Vertriebsprozesses
• Pflege von CRM & Pipelines

2. Executive-Unterstützung

Strukturierung meiner Woche, Prioritätenmanagement

• Organisation von Meetings, Calls, Workshops
• Vor- und Nachbereitung strategischer Gespräche
• Unterstützung bei Präsentationen, Unterlagen & Kommunikation

3. Projekt- und Kundenkoordination

Abstimmung mit Kunden & Partnern

• Organisation von Workshops, Unterlagen & Follow-ups
• Sicherstellen, dass nichts liegen bleibt und alles läuft

4. Branding & Kommunikation

Unterstützung bei LinkedIn, Events, Content-Planung

• Vorbereitung von Statements, Mails, kurzen Texten
• Verwaltung von Unterlagen, Material & Templates

Kurz:

Du sorgst dafür, dass nichts im Chaos versinkt.
Du schaffst Klarheit, Prioritäten & Momentum.
Und du hilfst dabei, dass VIAMA jeden Monat einen Gang höher schaltet.

Du passt perfekt, wenn du…
gerne verantwortlich arbeitest statt Aufgaben zu „abarbeiten“

• kommunikativ, souverän und absolut zuverlässig bist
• ein Händchen für Organisation, Struktur und Menschen hast
• Dinge vorantreibst, statt auf "Ansagen" zu warten
• gerne neue Wege entwickelst, statt nur bestehende Prozesse zu verwalten
• im Vertrieb nicht „Druck“ siehst, sondern Chancen & Dynamik
• ehrgeizig bist und beruflich aufsteigen möchtest
• ein Umfeld suchst, das Tempo hat, aber auch Wertschätzung und Klarheit

Erfahrung im Vertrieb oder Assistenzbereich ist ideal – aber nicht zwingend.
Entscheidend ist Energie, Ownership und Professionalität.

Du musst nicht aus dem Vertrieb kommen und keine 10 Jahre Erfahrung haben.
Was zählt, ist Kompetenz, Haltung und Energie.

Must-Haves
Sehr starke kommunikative Fähigkeiten (Telefon, E-Mail, LinkedIn)

• Top-Organisationstalent – du liebst Struktur & Klarheit
• Hohe Eigenständigkeit – du wartest nicht, du machst
• Schnelle Auffassungsgabe für neue Themen (Security, Compliance, Organisation)
• Professionalität & Ver bindlichkeit im Umgang mit Kunden
• Sicherer Umgang mit Tools (Office, CRM, Dokumentation, Kalender)
• Selbstbewusstes Auftreten – freundlich, klar, souverän
• Teamgeist & Integrität – wir arbeiten sehr eng zusammen

Nice-to-Haves
Erfahrung in Vertrieb, Assistenz, Sales Support, PMO oder Customer Success

• Erfahrung mit LinkedIn, Lead-Handling oder CRM-Systemen
• Interesse an Digitalisierung, Organisation oder Sicherheit
• Erfahrung in Startups, Beratung oder schnell wachsenden Umfeldern

Du passt perfekt, wenn du…
Karriere willst

• Verantwortung liebst
• Menschen magst und mit ihnen gerne kommunizierst
• Spaß an Struktur, Ordnung und Umsetzung hast
• Herausforderungen suchst, statt Routinen
• gerne in einem Umfeld arbeitest, wo Tempo + Präzision gefragt sind
• Motivation aus Erfolg, Wachstum und Eigenverantwortung ziehst

Wachstum hautnah
Du arbeitest direkt mit mir zusammen, lernst schnell und baust Strukturen mit hoher Sichtbarkeit auf.

Karriere mit echter Perspektive
Vom Sales Assistant → Sales Operations Lead → Business Manager → Vertriebsleitung möglich.

Hohe Eigenverantwortung
Du gestaltest mit, du verwaltest nicht.

Flexibilität & Vertrauen
Remote möglich, klare Prioritäten, moderne Tools, keine Politik.

Intensive Einarbeitung
Regelmäßige Sparrings, Feedback, Mentoring direkt vom Gründer.

Ein Umfeld mit Wirkung
Unsere Themen betreffen Geschäftsleitungen und dein Beitrag schafft echte Business-Relevanz.